Kwaliteitsborging van informatie en veilig documenten delen

Hybride werken is bij veel organisaties tegenwoordig, mede door de coronapandemie, eerder een regel dan een uitzondering. Dit is een van de redenen dat veilig documenten delen binnen elk bedrijf cruciaal is geworden. Merk jij dat documenten binnen jouw organisatie nog veel gedeeld worden via hand-outs, of via e-mail? En ben je op zoek naar een manier waarop dit niet alleen makkelijker, maar ook zeker veiliger kan? En ben je dan ook nog eens geïnteresseerd in kwaliteitsborging van gedeelde documenten? We praten je bij over de mogelijkheden.

Documenten delen via e-mail

E-mail wordt vaak gebruikt om bestanden te delen. Maar wat veel mensen niet weten, is dat documenten delen via e-mail niet zo veilig is als dat het lijkt. Wanneer mensen bijvoorbeeld met standaard e-mailprogramma’s werken via wifi-hotspots, dan kan het gebeuren dat zo’n verbinding onbeveiligd is. Vooral voor het uitwisselen van gevoelige gegevens is e-mail meestal niet het beste medium. Soms kan je er alleen niet omheen en is moet je dus wel via e-mail zo’n bestand delen. Alleen jij als eindgebruiker kan er dan voor zorgen dat dit wel op een veilige manier gebeurt.

Met deze tips zorg jij ervoor dat je veiliger e-mailt:

• Zorg ervoor dat de inhoud van de e-mail met een wachtwoord beveiligd is en dat alleen de ontvanger van deze e-mail het wachtwoord heeft;
• Stuur het wachtwoord van documenten niet mee via dezelfde e-mail, maar bijvoorbeeld per post of SMS;
• Gebruik zo min mogelijk vertrouwelijke informatie in de tekst van de e-mail;
• Probeer ten alle tijden te voorkomen om privacygevoelige documenten te delen via e-mail.

Documenten delen via de Cloud

Wil je documenten delen met mensen binnen jouw organisatie? Dan hoeft dit meestal niet via e-mail te gaan. Er zijn verschillende softwareoplossingen voor het delen van bestanden via bijvoorbeeld de Cloud.

Ook bij Cloud oplossingen is het belangrijk om veilig te werken. Sommige Cloud-services zijn namelijk niet ingericht op het beschermen van strikt vertrouwelijke informatie. Werkt jouw organisatie met vertrouwelijke informatie? Overweeg dan een documentbeheersysteem dat hierin wel gespecialiseerd is.

Wanneer je toch gebruik maakt van Clouddiensten, zorg er dan zelf voor dat je de beveiliging van de dienst extra goed controleert. Veel diensten slaan bestanden namelijk gewoon op als ongecodeerde tekst, waardoor cybercriminelen gemakkelijker toegang kunnen krijgen. Als dit gebeurt, dan kan het dus zomaar zijn dat alles gelezen wordt door personen voor wie de informatie nooit beschikbaar had mogen zijn. Er is op zo’n moment sprake van een datalek.

Niet elke software beschikt over beveiligings- en nalevingscontroles welke organisaties nodig hebben, en waarmee datalekken kunnen worden voorkomen. Bij beveiligings- en nalevingscontroles kun je bijvoorbeeld denken aan:

• Verschillende rollen voor toegang
• Teammappen
• Bestandsversleuteling (encryptie)
• Met gespecialiseerde documentmanagementsoftware zorg je ervoor dat bestanden niet in verkeerde handen terechtkomt.

Vaak worden datalekken dus veroorzaakt door menselijk handelen. En een menselijke fout is snel en gemakkelijk gemaakt. Door alle professionals binnen jouw organisaties te trainen in het veilig delen van documenten en bestanden, én het mogelijk te maken te werken met een gespecialiseerd documentmanagementsysteem, reduceer je het risico op datalekken veroorzaakt door menselijk handelen.

Real-time bestanden delen

Oude en nieuwe versies van documenten kunnen door elkaar gaan lopen waardoor uiteindelijk de documentatie niet meer op orde is. Wanneer bestanden delen binnen een organisatie niet goed verloopt, kan correct documentenbeheer met gespecialiseerde software voorkomen dat je dubbel werk doet.

Een ander voordeel van werken met real-time bestanden, is efficiënt online. Professionals kunnen tegelijkertijd in zo’n onlinebestand werken, waardoor informatie nooit verloren kan gaan en men sneller, efficiënter kan samenwerken. Teams vullen elkaar op deze manier ook beter aan. En dankzij correct versiebeheer, werkt men altijd in de laatste, juiste versie van het real-time bestand.

Bestanden delen met een DMS

Documenten worden vaak op verschillende plekken opgeslagen, zeker wanneer met meerdere mensen samengewerkt wordt. Denk hierbij aan opslag op USB-sticks, gebruik van mailboxen of opslag op harde schijven en/of bureaubladen Hierdoor mist men vaak overzicht over de verschillende versies van een document. Dit maakt het delen van bestanden soms onnodig complex.

Met een document management systeem wordt het een stuk makkelijker om je bestanden overzichtelijk te delen met anderen. Wanneer je dit op de juiste manier inricht, hoeven bestanden niet meer geprint of gemaild te worden. Zenya DOC is een laagdrempelig document managementsysteem wat geschikt is voor middelgrote- tot grote organisaties.

Hoe werkt het delen van bestanden met Zenya DOC?

Binnen Zenya kunnen bestanden real-time gedeeld worden en zijn deze beveiligd door het gebruik van encryptie. Een goede toevoeging hierop is dat Zenya DOC gespecialiseerd is in het onderdeel automatisch versiebeheer. Met dit DMS kunnen professionals alle documenten op één centrale plek opslaan, waarbij men deze document zowel intern als extern kan delen.  Daarnaast werkt niemand meer met oudere versies van documenten. Samenwerken wordt hierdoor een stuk overzichtelijker.

Nog een mooie feature van Zenya DOC is het zoeken naar informatie met behulp van slimme zoekalgoritmes. Professionals vinden op deze manier snel wat men nodig heeft, zonder dat ze ellenlange documenten hoeven door te spitten.

Zenya DOC is zowel beschikbaar als webapplicatie als mobiele app. Het fijne hiervan is dat men overal op de werkvloer documenten en bestanden kan vinden of delen, zonder dat men afhankelijk is van beschikbaarheid van een computer.

Bestanden delen met externe partijen

Moeten documenten gedeeld worden met externe organisaties? Dit kan ook met Zenya DOC.  Doordat je autorisatieniveaus kan toevoegen per document, weet je zeker dat alleen personen met de juiste rechten toegang hebben tot de documentatie. Wie welke rechten krijgt kun je zelf bepalen, waardoor je volledig in control blijft over het verspreiden van informatie.