Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Als organisatie binnen de zorg- en welzijnsbranche is het steeds belangrijker om je kwaliteit aan te kunnen tonen. De kwaliteit van je kwaliteitsmanagementsysteem moet je steeds vaker kunnen laten zien aan diverse stakeholders, van verzekeraars tot leveranciers, maar ook interne belanghebbenden en brancheorganisaties kunnen je hiertoe verplichten. Je kunt dit doen door je te certificeren voor een kwaliteitsnorm. De drie meest gebruikte normen in Nederland zijn de HKZ-norm, NEN EN 15224 en de ISO 9001 norm. Benieuwd naar de verschillen en overeenkomsten, en welke dus het beste bij jouw organisatie past? Wij zochten het voor je uit.
De HKZ-norm is een norm die in Nederland veelvuldig gebruikt wordt voor het aantonen van kwaliteit binnen de zorg- en welzijnsbranche. Sterker nog, deze norm is specifiek gericht op de zorg en is beschikbaar voor ruim 30 disciplines. In 2018 is de norm vernieuwd, waar deze eerst per discipline verschillende kwalificaties kende, is dit nu samengebracht naar één norm. Dat betekent dat een organisatie die verschillende activiteiten kent, nu met één norm aan de slag kan, terwijl dat er voorheen soms meerdere konden zijn.
Als je voldoet aan de HKZ-norm dan toon je daarmee aan dat je als organisatie:
De vernieuwde norm is gebaseerd op de ISO 9001 kwaliteitsnorm, die we hieronder zullen bespreken. Dankzij heldere taal en slechts drie hoofdstukken (cliënt, randvoorwaarden, leren & verbeteren) is deze norm erg behapbaar, concreet en uitvoerbaar. Zoals we inmiddels wel gewend zijn bij de moderne normering, schrijft ook de HKZ niet voor hóe een organisatie de processen in moet richten, maar geeft het handvatten waarbinnen je dit als organisatie zelf kunt opzetten. Middels jaarlijkse audits wordt dit getoetst. Hierbij is het echter , onder voorwaarden, mogelijk om dit minder frequent te hoeven doen.
We noemden hem hierboven al even: de ISO 9001 kwaliteitsnorm. ISO is een instituut dat internationale normeringen ontwikkelt, die wereldwijd gebruikt worden door certificerende instanties. Dat is ook meteen één van de voordelen van deze norm: voor internationaal opererende organisaties geldt dat je hiermee in één keer klaar bent.
De ISO 9001-norm is niet specifiek bedoeld voor zorginstellingen maar kan door elk type organisatie gebruikt worden. Vooral als je al gebruik maakt van andere ISO-normeringen, kan dat een reden zijn om voor de kwaliteitsnormering ook te kiezen voor ISO. Het bovenliggende raamwerk is voor alle (moderne) ISO-normen namelijk gelijk, waardoor implementatie en naleving van de verschillende normen eenduidig en daardoor eenvoudiger is. Dit raamwerk, de High Level Structure (HLS) genoemd, kent voor alle managementsystemen een vaste structuur van 9 hoofdstukken.
De ISO 9001-normering geeft handvatten voor het inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem, waarin onder andere wordt vastgelegd wat de doelen zijn, hoe die behaald kunnen worden (met welke middelen) en hoe risico’s beperkt kunnen worden. Deze handvatten moeten alleen wel door en voor de organisatie of branche toegespitst worden. Een jaarlijkse audit om de certificering te behouden, is vereist.
De NEN EN 15224 is een norm voor kwaliteitsmanagement die ook gebaseerd is op de ISO 9001-norm. De HLS met 9 hoofdstukken is dan ook overgenomen, daarnaast is ook deze norm internationaal erkend. Wel is de norm specifiek geschreven voor Zorg- en Welzijnsorganisaties, waardoor deze gerichter toe te passen is.
Daarmee lijkt de NEN-EN 15224 dus eigenlijk een combinatie van HKZ en ISO 9001, maar kunnen we dat zo stellen? Ja, dat kan. Waar de ISO 9001-norm heel breed toepasbaar is, en de HKZ specifiek gericht is op zorg, lijkt de NEN EN 15224 hierin op de HKZ-norm. Maar wel met de internationale erkenning van het certificaat en de structuur die we ook zien bij de ISO-normering. En net als bij de ISO-norm is hier jaarlijks auditen een verplichting voor het behouden van het certificaat. Wel is de norm ten opzichte van HKZ een stuk uitgebreider.
Je zou misschien verwachten dat het advies gaat luiden: de NEN-EN 15224 is, als tussenweg van HKZ en ISO 9001, de beste keuze. Toch is dat niet altijd het geval. Alle normen hebben hun voor- en nadelen en je keuze ligt dus vooral aan wat jouw organisatie wil en nodig heeft.
Laten we de voor- en nadelen voor je op een rijtje zetten.
De keuze voor een normering is allereerst gebaseerd op of de organisatie internationaal werkt of niet. Is dat wel het geval, dan kun je alsnog kiezen voor HKZ, maar zal je per land een aparte normering moeten behalen. Dan is ISO of NEN dus vaak een betere keuze.
Is de organisatie 100% op zorg gericht, en zijn er geen nevenactiviteiten die ook gecertificeerd hoeven worden, dan zou HKZ of NEN-EN 15224 de beste keuze zijn, alleen ISO 9001 voorziet in een normering voor alle type organisaties.
Maak je al gebruik van andere ISO-normeringen, of ben je van plan die te behalen, dan kan de keuze voor ISO 9001 logisch zijn omdat deze binnen dezelfde HLS valt, al sluit de NEN-EN 15224 daar ook grotendeels bij aan.
De grootte van de organisatie en de tijd die je aan de verplichting van certificeren én hercertificeren kan besteden, kan ook een bepalende factor zijn. De HKZ is minder uitgebreid maar wel compleet, en hier is een jaarlijkse audit niet altijd verplicht. Verder is de norm geschreven binnen de Nederlandse kaders. Vooral voor kleinere organisaties kan dit een enorm verschil betekenen.
Dit zijn enkele overwegingen die meespelen bij het maken van een keuze. Daarbij is het goed om niet alleen naar de huidige situatie te kijken, maar ook naar de toekomst. Overstappen van normering is niet zomaar gedaan en brengt veel tijd, moeite en daarmee kosten met zich mee. Wat je kiest, blijft dus idealiter de komende jaren de werkwijze.
Sta jij voor de keuze van een (nieuwe) kwaliteitsnormering en kun je wel wat advies gebruiken over kwaliteitsnormen in de zorg? Of ben je benieuwd hoe de kwaliteitsmanagement software van Infoland aansluit bij de normeringen? Neem dan contact met ons op, onze experts helpen je graag vooruit!
Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.
