nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Tijd en energie besparen met slimme managementsystemen

Organisaties opereren in een wereld die steeds dynamischer wordt. Het is daarom belangrijker dan ooit om mee te bewegen, te innoveren en daar bovenop nog te verbeteren. Natuurlijk is dit niet vanzelfsprekend en is het van belang om binnen de organisatie grip te houden op kwaliteit, veiligheid en informatiebeveiliging. De lijst met vereisten lijkt niet te stoppen, maar daar liggen juist ook de kansen. Een managementsysteem kan deze in kaart brengen. Maar hoe kan een managementsysteem bijdragen aan grip houden in een steeds complexer wordende omgeving?

Wat is een managementsysteem

Een managementsysteem of management control systeem klinkt voor veel mensen erg abstract. Daarom focussen we ons eerst op wat het nu eigenlijk is. Een managementsysteem is, in de essentie, niets meer of minder dan software waar een reeks afspraken geborgd worden. Deze afspraken kunnen zijn vastgelegd in methodes, procedures of werkinstructies met als doel een efficiënt werkproces.

Daarnaast kunnen afspraken ook zijn bepaald met het oog op het behalen van bedrijfsdoelstellingen. Zoals bijvoorbeeld het meebewegen met onze continue veranderende wereld of het blijven voldoen aan wet- en regelgevingen. Een goed managementsysteem houdt grip en overzicht op alle gestelde doelstellingen zodat de directie, het management én zelfs medewerkers altijd inzicht hebben op de status. Op deze manier kan jouw organisatie zich focussen op continue verbetering.

De voordelen van een managementsysteem

Een managementsysteem brengt veel voordelen met zich mee. Het zorgt voor een constante grip op jouw bedrijfsvoering. Door middel van een overzichtelijk dashboard heb je altijd alles bij de hand en is belangrijke informatie voor iedereen eenvoudig te vinden. Zo kan je elke ochtend in het dashboard checken wat goed loopt en welke onderdelen wat meer aandacht vragen. Bovendien brengt een dergelijk systeem nog veel meer andere voordelen met zich mee:

  • Procesbeheersing op één plek;
  • Systematisch nieuwe inzichten in de huidige bedrijfsvoering;
  • Nieuwe ideeën door overzicht in processen;
  • Inzicht in eventuele risico’s en hoe deze te voorkomen zijn;
  • Alle informatie op de juiste plek om prioriteiten vast te stellen.

Naast bovenstaande punten is er een bijkomend voordeel die veel organisaties over het hoofd zien. Het betrekken van medewerkers bij bedrijfsprocessen heeft een positieve invloed op de motivatie van de medewerkers. Misschien is dit niet het eerste waar je aan denkt wanneer je als directie een managementsysteem aanschaft. Toch is het enorm belangrijk voor het succesvol uitrollen van zo’n systeem. Uit onderzoek van Forson (2021) is namelijk gebleken dat gemotiveerde werknemers een positieve invloed uitoefenen op het totaal presteren van een bedrijf.

Tijd besparen met Zenya

Het effect van een managementsysteem

Een managementsysteem kan meerdere effecten hebben op het totaal functioneren van jouw organisatie. Hieronder omschrijven wij twee van deze effecten;

  1. Eigenaarschap creëren bij de werknemers
  2. Een overzichtelijke interne beheersing

Om de beschreven voordelen eerder dit artikel te kunnen behalen is het van belang om eigenaarschap te creëren bij de werknemers. Eigenaarschap bestaat uit 6 eigenschappen: intrinsieke motivatie, nieuwsgierigheid, het belang zien van een eigen bijdrage in het grotere geheel, risico durven te nemen, niet beschuldigend wijzen naar anderen en als laatste het stellen van eisen (van der Haak, 2020). Personeelsleden met deze competenties zijn geneigd een organisatie sterker te maken. Een managementsysteem ondersteunt bij het ontwikkelen van deze competenties door het proces inzichtelijk te maken, resultaten te tonen en hiermee eigenaarschap te creëren en te borgen.

Daarnaast kan ook interne beheersing een gesteld doel zijn door het management. Denk hierbij aan klantgerichtheid, betrouwbaarheid en financiële gezondheid. Interne beheersing staat voor alle procedures, richtlijnen en maatregelen die intern zijn bepaald om de organisatie als geheel aan te sturen. Deze worden beoordeeld op efficiëntie en op de betrouwbaarheid van de bijbehorende rapportages. Een goed ingericht intern beheerssysteem zorgt ervoor dat jij altijd controle hebt over jouw organisatie. Zowel op operationeel niveau als op tactisch en strategisch niveau.

Voor de inrichting van interne beheersing is het van belang te weten welke afspraken al eerder binnen de organisatie zijn genomen. Met een managementsysteem heb je meteen inzichten in al deze afspraken. Het definiëren en inzichtelijk maken van deze afspraken en de bijbehorende rolverdeling tussen teams, stellen de organisatie in staat om gestelde doelen te realiseren. Om deze processen in kaart te brengen voor de interne beheersingssystemen is het COSO-raamwerk een handig hulpmiddel. Over het gebruik van het COSO model hebben wij al eerder een artikel geschreven.

Waarborgen van een veilig managementsysteem

Tegenwoordig is het voor elke organisatie een vereiste om te digitaliseren en mee te gaan met ontwikkelingen op dit gebied. Helaas brengt digitalisatie ook risico’s met zich mee. Een grote verandering is dat belangrijke- en privacygevoelige documentatie voortaan online wordt opgeslagen. De software waarmee het management werkt, moet daarom op een veilige manier met deze gegevens omgaan. Dit kan met een managementsysteem. Een zogenoemd managementsysteem moet daarom aan kritische eisen voldoen. Organisaties moeten er namelijk altijd op kunnen vertrouwen dat belangrijke gegevens van jouw organisatie – vooral persoonsgegevens – veilig worden opgeslagen.

Afgelopen jaar hebben wij een digitale Round Table sessie gehouden waarin voornamelijk de huidige uitdagingen van bedrijven zijn onderzocht. 10 kwaliteitsmanagers gingen onder leiding van een gesprekspartner in gesprek over de uitdagingen op het gebied van digitale management. Al snel bleek dat veel van de deelnemende organisatie tegen de complexiteit van snelle veranderingen aanlopen. Door de digitalisering van je managementflow ontstaan er andere wensen en behoeften. Met de juiste software en begeleiding kan dit allemaal net een beetje makkelijker. Ons managementsysteem, Zenya, is continu in beweging om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de laatste veranderingen. Ben jij benieuwd naar welke lessen de kwaliteitsmanagers geleerd hebben in deze sessie? Neem dan eens een kijkje in de toekomst van kwaliteits- en informatiemanagement.

Managementsysteem Zenya

De rol van Zenya binnen jouw organisatie

Onze software ondersteunt organisaties in alle branches bij thema’s zoals kwaliteit, veiligheid, milieu en menselijk welzijn. De Zenya kwaliteitsmanagement software brengt relevante indicatoren vanuit alle modules samen in één overzichtelijk dashboard. Naast de managers en directie, kunnen deze dashboards ook gebruikt worden door de teams zelf. Zo weet heel de organisatie op elk moment hoe goed je ervoor staat en waar eventueel nog kansen liggen tot verbetering. Hierdoor geeft Zenya organisaties de mogelijkheid om bijvoorbeeld je PDCA-cyclus te borgen en te volgen. Deze continuïteit stelt de directie dan ook in staat om constant veranderingen door te voeren ter bevordering van de PDCA-beleidscyclus. Lees hoe je meer te weten kan komen over het maximaal benutten van jouw PDCA-beleidscyclus.

De functionaliteiten van de Zenya Software nemen veel voordelen met zich mee. Zo brengt het knelpunten binnen jouw organisatie in kaart, is iedereen op de hoogte van de laatste veranderingen en kan er snel geanticipeerd worden op belangrijke KPI’s. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat er tijd én kosten bespaard worden.

Benieuwd wat Zenya
voor jou kan doen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.