Waarom software voor assetmanagement jouw zorgorganisatie verder helpt

Zorgmedewerkers zijn vaak veel tijd kwijt aan het zoeken van hulpmiddelen. Zo’n zoektocht kan zelfs oplopen tot een halfuur! Zonde van de tijd, toch? Dat vinden wij ook. Zorgorganisaties beschikken over een groot aantal middelen, ook wel assets genoemd. Daarom is het ook niet gek dat er op een bepaald moment geen overzicht meer is en dat hulpmiddelen kwijtraken. Maar wij vinden dat het ook anders kan. Hoe beheer je al je assets, zodat je tijd én kosten bespaart? In dit artikel lees je hoe je van assetmanagement een succes maakt.

Waarom jouw zorgorganisatie grip wil krijgen op assetmanagement

Het doel van assetmanagement is om alle middelen die van waarde zijn voor een organisatie optimaal te beheren. Wist je dat het aantal assets bij ziekenhuizen wel kan oplopen tot duizend verschillende middelen? Denk hierbij aan bedden, medische hulpmiddelen en apparatuur. Deze grote aantallen maken assetmanagement nóg lastiger. En daar komt dan ook nog bij dat al deze assets regelmatig onderhouden moeten worden om de werking te garanderen.

Door deze factoren raken assets snel uit het oog en in sommige gevallen worden ze zelfs nooit teruggevonden. Zorgmedewerkers zijn dagelijks lang bezig om de juiste hulpmiddelen te vinden, wat voor frustratie kan zorgen. En dan hebben we het nog niet gehad over de storingen die zich voordoen als apparatuur niet goed onderhouden wordt… Heeft jouw zorgorganisatie assetmanagement wél op orde? Dan profiteer je van de volgende voordelen:

• Je hebt inzicht in de staat van je assets;
• Je weet precies welke middelen aanwezig zijn én waar deze zich bevinden;
• Medewerkers kunnen efficiënter werken;
• Je kunt eenvoudig het onderhoud van assets plannen;
• Je verlaagt de kans op storingen;
• Je voorkomt verlies of diefstal van waardevolle apparatuur.

3 obstakels als je aan de slag gaat met assetmanagement in de zorg

Hoewel assetmanagement de ideale manier is om grip te krijgen op alle middelen binnen je zorgorganisatie, gaat dit nog niet bij elke organisatie van een leien dakje. Waar gaat het dan mis? Er zijn verschillende struikelblokken waardoor assetmanagement niet van de grond komt. Denk hierbij aan:

• Gebrek aan draagkracht;
• Geen passend systeem of software;
• Geen duidelijke strategie.

Assets bijhouden wordt vaak gezien als een moeilijk te organiseren klus die veel tijd en geld kost. Dit is jammer, want assetmanagement kan tijd én kosten besparen terwijl het aan de andere kant de kwaliteit in de zorg verbetert. Zonder goed systeem of doordachte strategie wordt assetmanagement een flinke klus. Maar hoe richt je assetmanagement dan goed in?

6 stappen waarmee je van assetmanagement een succes maakt

Bang dat assetmanagement een inspannende klus is die veel geld kost? Wij maken het je graag gemakkelijk! De Zenya Software Suite is standaard uitgerust met een functionaliteit die assetmanagement eenvoudiger maakt: de Zenya Kaartenbak. Wanneer je al gebruikmaakt van Zenya, of onze software overweegt als oplossing voor kwaliteitsmanagement, krijg je er een tool bij om direct je assetmanagement te regelen. Hoe handig is dat?!

Je voert in onze software eenvoudig alle gegevens van apparaten of andere objecten in en koppelt daar de juiste documenten aan. Je kunt ook een koppeling leggen met bijvoorbeeld ERP-software. Dankzij de Kaartenbak Synchronisatie Tool leg je vervolgens eenvoudig de gegevens in de Zenya Kaartenbak vast. Als je dit eenmaal gedaan hebt, is het bijhouden van alle assets een stuk gemakkelijker! Je ontdekt aan de hand van het volgende stappenplan hoe je dit precies aanpakt.

Stap 1. Maak een kaart aan

Maak met een template een kaart aan voor een object. Dit kan van alles zijn, zoals (laboratorium)apparatuur, machines, ziekenhuisbedden, leveranciers of klanten, gebouwen of IT-apparatuur. Je kunt hier allerhande kenmerken aan toekennen, zoals een locatie, wat het beheer een stuk eenvoudiger maakt.

Stap 2. Koppel relevante documentatie aan de kaart

Dit kunnen contracten zijn, garantiebepalingen, leveranciersinformatie of een handleiding. Deze documenten kun je beheren in Zenya DOC, het DMS. Bestaat een handleiding uit vele pagina’s en wil je deze gebruiksvriendelijker maken? Een Interactief document toont aan de hand van enkele slimme vragen alleen die informatie die op dat moment relevant is. Zo hoeft een gebruiker geen ellenlang document door te ploegen om te weten wat een bepaalde foutmelding betekent.

Stap 3. Plan regelmatig onderhoud

Regelmatig onderhoud verlaagt het aantal problemen en storingen. En in sommige gevallen is een regelmatige check of kalibratie noodzakelijk. In de Zenya Kaartenbak plan je dit in, waarna er automatisch taken aan personen of teams worden toegekend wanneer er een controle gedaan moet worden. Als je checklists en vragenlijsten in Zenya CHECK aanmaakt, kun je deze direct koppelen aan zo’n taak. Zo wordt de uitvoering eenvoudiger dan ooit wordt.

Stap 4. Los storingen zo snel mogelijk op

Wanneer er sprake is van een storing, afwijking of bijvoorbeeld schade aan een object, is dat vervelend. Het is belangrijk om dit zo snel mogelijk opgelost te hebben, zodat het werk er zo min mogelijk onder leidt. Hiervoor is incidentmanagement, met Zenya FLOW, een uitkomst. Door een meldformulier aan te maken en deze in de kaartenbak te koppelen aan het object, kan iedereen eenvoudig melden wat er mis is met het object.

Dit kan ook gemakkelijk mobiel met de Zenya Capture App. Deze app maakt het maken van een melding voor de eindgebruiker nóg eenvoudiger. Zo kan er op basis van de GPS-locatie al bepaald worden om welk object het gaat. Het toevoegen van een foto met notities maakt de melding completer. Doordat de melding automatisch gekoppeld is aan het object, hoeft degene die de melding op moet volgen niet te zoeken waar het precies om gaat. Dit staat gewoon in het systeem.

Stap 5. Plaats een QR-code of NFC-baken

Je maakt het nog eenvoudiger voor gebruikers om documenten op te zoeken of een melding te maken wanneer zij met de Search App of Capture App een code kunnen scannen of middels NFC direct de gegevens op kunnen halen. Zo wordt de drempel om zelf informatie op te zoeken of een melding te doen enorm verlaagd en dat komt de efficiency, kwaliteit en veiligheid alleen maar ten goede. Zo’n code kan met software voor assetmanagement eenvoudig gegenereerd worden.

Stap 6. Koppel objecten

Objecten hoeven niet alleen maar fysieke zaken te zijn. Een contract of leverancier kan bijvoorbeeld ook een object, en dus een kaart, zijn. Dat maakt het koppelen van kaarten erg interessant: zo kun je aan een leverancier bijvoorbeeld garantie- en contractvoorwaarden koppelen, die dan gelden voor alle of een deel van de objecten van die leverancier. Wanneer deze voorwaarden wijzigen, hoef je die enkel bij dat object te wijzigen. Alle gekoppelde kaarten waarop die voorwaarden van toepassing zijn, krijgen dan automatisch die verandering mee.

Maak van assetmanagement een succes binnen jouw zorgorganisatie met Zenya

Benieuwd wat software voor assetmanagement kan doen binnen jouw zorgorganisatie? Er zijn talloze voorbeelden te bedenken waarvoor je onze software in kunt zetten. Denk bijvoorbeeld aan:

• De registratie van bedden en apparatuur in een ziekenhuis of verpleeghuis. Zo weet je precies welke middelen aanwezig zijn en waar deze zich bevinden;
• Het beheren van laboratoriumapparatuur. Deze apparatuur dient regelmatig te worden gekalibreerd en gecheckt en afwijkingen moeten direct gemeld kunnen worden;
• Het onderhouden van apparatuur en machines door een technische dienst. Taken worden automatisch ingepland zodat zij nooit meer een check missen;
• Het bijhouden van IT-apparatuur als printers, beeldschermen of laptops. Houd bijvoorbeeld de garantieperiode bij, meld storingen en plan updates.

Zo zie je dat software voor assetmanagement een flinke verbeterslag in efficiëntie en kwaliteit kan betekenen. En als je daar geen speciale, dure assetmanagementsoftware voor nodig hebt maar één slimme tool kunt gebruiken, kan íedereen assetmanagement uitvoeren.