Starten met documentmanagement – waar moet je aan denken?

Starten met digitaal documentmanagement vraagt om een gedegen voorbereiding. Om wildgroei en doublures van documenten te voorkomen, moet er vooraf nagedacht worden over praktische vraagstukken zoals; wie schrijft welke documenten en wanneer? Wie houdt de regie? En hoe gaan we documenten op een toegankelijke manier aanbieden aan de eindgebruiker? Ook het technische aspect vereist aandacht. In de huidige tijd, waarin gebruikers meer en meer met mobile devices zoals een iPad of smartphone werken, neemt de vraag naar het ontsluiten van documenten via dit soort apparaten toe.

Met welke norm wil je werken?

Bij veel organisaties is kwaliteitsmanagement een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Er zijn diverse stakeholders (overheden, klanten, cliënten, opdrachtgevers) die dit van organisaties eisen. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld ISO, HKZ of INK certificeringtrajecten.

Het gaat bij dit soort trajecten vaak om grote hoeveelheden documenten. Om deze documenten te borgen en versnippering te voorkomen, wordt regelmatig gezocht naar softwarematige ondersteuning die het maken en beheren van documenten kan vereenvoudigen.

Hoe begin je met documentmanagement?

Voordat je start met de implementatie van een documentbeheersysteem moet je eerst bepalen aan welke wensen en eisen het systeem moet voldoen. Denk aan de wijze waarop documenten worden beheerd en ontsloten, welke type documenten worden toegestaan, hoe men omgaat met versiebeheer, de snelheid van raadplegen en het gebruiksgemak. Maar ook de vraag waarom jouw organisatie een digitaal documentbeheersysteem nodig heeft, moet beantwoord worden.

Een goed systeem ondersteunt de route van het maken, opslaan, beoordelen/autoriseren, opvragen en archiveren van documenten. Deze activiteiten worden van het begin tot eind automatisch geborgd.

De toegang tot gepubliceerde documenten dient op documentniveau te worden ingesteld. En de route van concept tot en met publicatie wordt ondersteund middels een dynamische beoordelingsflow.

Metadata zoals controledatum, versienummer, auteur en autorisator, maar ook eigen gemaakte velden, kunnen ingezet worden om jouw documenten snel te vinden. Ook kun je metadata gebruiken om bijvoorbeeld overzichten te genereren zoals ’aantal documenten per afdeling gesorteerd op status’ of ‘documenten die aandacht vereisen’.

Een modern documentbeheersysteem is webbased en via iedere werkplek of mobile device binnen of – indien wenselijk – buiten uw organisatie te benaderen. Documenten kunnen via de cloud op een veilige en gecontroleerde manier gedeeld worden met jouw ketenpartners.

En hoe dan verder?

Heb je eenmaal alle wensen op een rij gezet en voldoe je aan alle randvoorwaarden zoals; een projectgroep, projectplan, budget en ondersteunende tools voor documentmanagement, dan kun je van start gaan met de implementatie. Zorg dat je met de juiste mensen rond de tafel zit en neem ook de communicatie naar de gebruikers in acht. Betrek daarnaast ook de ICT-afdeling bij het totaalproject zodat ook zij mee kunnen denken over de technische consequenties en daarop kunnen anticiperen.

Het invoeren van documentmanagement is niet alleen een kwestie van het invoeren van een systeem en het maken van een paar afspraken over ordening en metadatering. Ook de werkwijze van het omgaan met documenten zal onder de loep worden genomen. Documenten moeten uniform op één plek beheerd worden in plaats van op de eigen netwerkschijf. Afspraken rondom documentbeheer moeten tussen de oren van de gebruikers zitten en nageleefd worden. Dit traject vergt een directe verbinding met de werkvloer om eventuele onduidelijkheden te achterhalen en bespreekbaar te maken. Tenslotte is een goed functionerend documentmanagementsysteem zo goed als de totale organisatie hem zelf maakt.

Tot slot; neem de tijd en schakel professionals in die je kunnen helpen bij de praktische kant en zeker ook bij het beantwoorden van organisatorische vraagstukken. Zij hebben jarenlange ervaring en kunnen met behulp van best practices uit jouw branche een toegevoegde waarde bieden.

6 tips bij de start met digitaal documentmanagement

1. Formeer een projectgroep met afgevaardigden van de juiste afdelingen; betrek hierbij ook de afdeling ICT. Deze wordt vaak vergeten.
2. Bepaal op welke manier jouw documenten moeten worden aangeboden (op iedere werkplek en op welke mobile devices).
3. Ga in overleg met de eindgebruikers na welke metadata van belang zijn om documenten snel te vinden.
4. Breng de route van het opstellen, beoordelen en autoriseren, opvragen en archiveren van documenten in kaart.
5. Wijs de juiste auteurs, beheerders en beoordelaars van documenten aan en zorg voor voldoende formatie.
6. Schakel tijdig een professional in die jou begeleidt bij de praktische kant, maar zeker ook bij het beantwoorden van organisatorische vraagstukken.