Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Wellicht heb je de term ‘VUCA-wereld’ al eens voorbij horen komen. VUCA, overgewaaid uit Amerika, is een afkorting voor vier termen die de wereld kenmerken waarin we vandaag de dag leven. Die wereld brengt wat uitdagingen met zich mee, wat we ook terugzien in de zorg. Wat betekent VUCA nu precies en hoe maak je je zorgorganisatie toekomstbestendig in een VUCA-wereld? In dit artikel leggen we je aan de hand van een aantal voorbeelden uit hoe je dit aanpakt.
De VUCA-wereld waarin we nu leven, kan een uitdaging vormen voor zorgorganisaties. De Engelse term VUCA staat voor:
We leven dus in een tijdperk waarin de wereld onderhevig is aan snelle verandering. Dit resulteert in onrust, onzekerheid en onduidelijkheid over hoe de toekomst eruit gaat zien. Voor zorgorganisaties spelen de VUCA-factoren een grote rol in de dagelijkse processen. Maar wat kan jouw zorgorganisatie nu precies merken van deze snel veranderende wereld? We lichten dit hieronder toe aan de hand van een aantal voorbeelden.
De VUCA-verschijnselen volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit eisen veel van zorgorganisaties. Per verschijnsel gaat het om andere uitdagingen. We nemen je er hieronder kort in mee.
Volatility, ofwel snelle verandering, kan een grote uitdaging vormen voor je organisatie. Zeker in de zorg: denk hierbij aan veranderend overheidsbeleid, waardoor de compensaties van zorgverzekeraars omhoog of omlaag gaan. Hierdoor zijn jaarlijkse inkomsten lastig te voorspellen, wat effect heeft op de begroting én investeringen in personeel en nieuwe behandelmethodes.
Het tweede verschijnsel van VUCA is uncertainty. Onzekerheid kan vervelende gevolgen voor ziekenhuizen met zich meebrengen. Denk hierbij aan onvoorspelbare besluitvorming van de politiek waardoor beleid binnen je zorgorganisatie moet worden aangepast. Je kunt alles nog zo goed voorbereiden, maar je vaak pakken zaken toch net weer anders uit.
Complexiteit binnen de VUCA-wereld heeft betrekking op hoe complex bepaalde situaties of processen in elkaar zitten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inkoopproces van medische technologie: een complex proces waar de juiste deskundigen bij betrokken dienen te worden om de aanvraag soepel te laten verlopen. Ook andere processen binnen zorgorganisaties zijn complex. Wat dacht je van alle diagnose-behandelcombinaties, het voorschrijven van medicijnen met de nodige bijwerkingen en razendsnelle technologische ontwikkelingen.
In zorgorganisaties treden dagelijks verschillende vormen van ambiguïteit op. Zo kunnen artsen de uitslag van een MRI-scan of andere test op diverse manieren interpreteren, waardoor zij met verschillende behandelmethodes komen. Dit heeft invloed op de patiënt, de wachttijden én de zorgkosten.
Door snelle veranderingen en onzekerheid is het voor zorgorganisaties lastig om vooruit te plannen. Een toekomstvisie die je nu maakt voor over vijf of tien jaar, is misschien over een jaar of twee al achterhaald. Ook is het lastig om goed in te spelen op complexiteit en ambiguïteit. Hoe zorg je er nu voor dat je je als zorgorganisatie toch staande houdt in deze onzekere wereld? Je leest hieronder per VUCA-verschijnsel tips om het hoofd boven water te houden.
Vision
Vision is het antwoord op het VUCA-verschijnsel volatility. Heeft je zorgorganisatie een duidelijke visie heeft over waar de organisatie over drie of vijf jaar wil staan? Dan ben je beter bestand tegen snelle veranderingen, zoals economische tegenslagen of veranderende wetgeving. Hoe duidelijker je visie, hoe beter je beslissingen kunt nemen om turbulente tijden te overwinnen.
Understanding
Uncertainty kan worden tegengegaan met understanding. Om je staande te houden in onzekere tijden, is het belangrijk om verder te kijken dan je eigen expertise en goed te luisteren naar andere afdelingen in je organisatie en andere organisaties in de zorg. Op die manier krijg je als zorgorganisatie inzicht in onzekere factoren en kun je hierop inspelen.
Clarity
Om complexity het hoofd te kunnen bieden, is clarity nodig. Focus op wat écht belangrijk is binnen je organisatie, versimpel processen en zorg ervoor dat de juiste specialisten op de juiste plek zitten. Zo heb je overzicht over de gehele zorgorganisatie, waardoor je sneller kunt reageren op onverwachte gebeurtenissen.
Agility
Ambiguity kan worden tegengegaan met agility. ‘Agile’ betekent letterlijk lenigheid of wendbaarheid. Hoe? Bijvoorbeeld door multidisciplinaire samenwerkingen te bevorderen en protocollen te standaardiseren. Bevorder een verbetercultuur (waarbij teams snel kunnen inspelen op nieuwe informatie) in combinatie met het een aanpak gericht op de mens. Door deze agile-methoden te integreren, blijf je als zorgorganisatie wendbaar en doelgericht omgaan met uiteenlopende interpretaties en onzekerheden in diagnoses en behandelingen.
Wil je meer weten over het creëren van een verbetercultuur? In dit artikel, naar aan leiding van een van onze Executive Events, lees je er alles over.
Er is geen eenduidige oplossing voor de VUCA-wereld waarin we leven. Er zijn wel mogelijkheden om er als zorgorganisatie mee om te gaan. Het gevaar schuilt erin dat datgene wat werkt bij één van de kenmerken, tegenovergesteld kan werken voor een ander kenmerk. Dus wat werkt voor volatile, kan maar zo complexiteit in de hand werken, om een voorbeeld te noemen. De balans vinden en houden is dus zeker een sleutel tot succes in dit geval.
We zagen al dat structuur op verschillende vlakken belangrijk is. Denk aan het vastleggen van processen en protocollen. Wel is het minstens zo belangrijk dat dit niet iets eenmaligs is, maar dat er steeds getoetst wordt of alles nog bij de huidige wensen, eisen en werkzaamheden past. Indien nodig moet je aanpassingen kunnen maken. Bovendien is het goed om de risico’s die we wél kennen of zien opkomen, in kaart te brengen en hier, voor zover mogelijk, maatregelen op te nemen.
Door gebruik te maken van slimme software, zoals een documentmanagementsysteem voor het creëren van structuur in je processen of risicomanagementsoftware voor het identificeren en managen van risico’s, maak je het jouw zorgorganisatie een stuk makkelijker om te overleven in de VUCA-wereld.
Wil je hier meer over weten? Neem contact op met onze experts. Zij helpen je graag op weg!
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya RISK voor jouw organisatie kan gaan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
