Wat is documentbeheer?

Het bijhouden van documenten en bestanden in verschillende fasen wordt ook wel versiebeheer genoemd. Door bestanden gecentraliseerd te beheren verklein je het risico dat verouderde of verkeerde informatie de deur verlaat en dat er informatie verloren gaat bij het samenvoegen van verschillende documenten. Hoe werkt dit dan precies en wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Uit onderzoek van Harris Interactive blijkt dat 83% van het kantoorpersoneel dagelijks tijd verliest aan problemen met documentsamenwerking. Wanneer gewerkt wordt met digitaal documentbeheer software, dan kan men rekenen op een aantal voordelen waarmee dit percentage omlaag kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch digitaal opslaan van documenten. Je haalt hiermee natuurlijk de handmatige handeling weg, maar ook het risico dat werk verloren gaat door bijvoorbeeld een computer crash.

Documenten zijn daarnaast altijd beschikbaar omdat je alleen maar hoeft in te loggen in een online omgeving om erbij te kunnen. Dit betekent dat je dus niet langer apparaat afhankelijk bent voor het bewerken en beheren van documenten. Jouw laptop, mijn laptop; het werkt allemaal.

Wil een collega een document inzien of bewerken, omdat je samen ergens aan werkt, of omdat jij er misschien even niet bent? Ook dit is geen probleem, mits deze collega over de correcte autorisatie beschikt. Je staat nooit meer voor het probleem dat je niet in een document kunt werken omdat het toevallig ergens op een harde schijf of bureaublad staat, waar je net even niet bij kunt. Dit kan veel frustratie schelen. Digitaal documentbeheer kan ook werkprocessen versnellen, of het kan zelfs helpen om verstoring van werkprocessen te voorkomen in tijden van afwezigheid.

Ook kan digitaal documentbeheer gecombineerd worden met bijvoorbeeld versiebeheer, zodat wijzigingen bijgehouden kunnen worden en inzichtelijk wordt wie bestanden aan heeft gepast.

Documentbeheer en veiligheid

Met het proces van online werken en het digitaliseren van documenten komen ook nieuwe risico’s mee. Deze risico’s zijn anders dan wanneer je nog gebruik maakt van een archiefkast. Bij veel bedrijven staat cyber security van documenten nog op een laag pitje, ondanks dat het inmiddels een vast onderdeel is binnen wat we verstaan onder “digitale transformatie”. Datalekken bij grote bedrijven komen vaak genoeg in het nieuws, maar ook midden- en kleinbedrijven zijn niet onbekend met datalekken. Zo waren er in 2021 naar schatting zeven miljoen gedupeerden. Het is dus enorm belangrijk dat je digitale documenten goed beveiligd.

Door documenten gestructureerd en overzichtelijk digitaal op te slaan in een daarvoor bestemd, gespecialiseerd systeem inclusief de juiste beveiliging, voorkom je dat ongeautoriseerden toegang kunnen krijgen. Daarnaast verkleint digitaal documentbeheer het risico op datalekken door menselijk handelen. Wanneer je documenten niet meer hoeft op te slaan op bijvoorbeeld een USB-stick, dan heb je ook geen USB-stick meer nodig welke je per ongeluk kunt verliezen. Op deze manier werk je als organisatie een stuk veiliger, en ga je bewuster om met data en privacy.

Overstappen naar digitaal documentbeheer

Is jouw organisatie er klaar voor om over te stappen naar het werken met een digitaal documentbeheersysteem? In veel gevallen kunnen bestaande bestandsarchieven gemigreerd worden naar het nieuwe systeem. Wanneer duidelijk in beeld is wat de huidige structuur van het documentproces is, kan dit meegenomen worden in het nieuwe digitale documentbeheersysteem.

Lees meer over over starten met digitaal documentmanagement.