Wat is procesmanagement en hoe ondersteunt software hierbij?

De term Procesmanagement wordt vooral binnen het bedrijfsleven gebruikt wanneer we het hebben over het inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Belangrijk hierbij is het creëren van een goede samenhang tussen organisatie en omgeving, procescomponenten en de verschillende disciplines. Processen staan niet op zichzelf, maar ondersteunen de hele organisatie. Des te belangrijker is het om procesmanagement efficiënt en effectief aan te pakken. Dat bespaart niet alleen tijd maar zorgt er ook voor dat je tijdig kunt inspelen op veranderingen.

Wat is het doel van procesmanagement?

Procesmanagement is niet voor iedere organisatie hetzelfde. De term wordt vooral binnen het bedrijfsleven gebruikt wanneer we het hebben over het inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen.

Belangrijk hierbij is het creëren van een goede samenhang tussen organisatie en omgeving, procescomponenten en de verschillende disciplines (denk aan analyse, ontwerp, architectuur, rapportage, uitvoering en verbetering) van processen.

Processen staan niet op zichzelf, maar ondersteunen de hele organisatie. Des te belangrijker is het om procesmanagement efficiënt en effectief aan te pakken. Dat bespaart niet alleen tijd maar zorgt er ook voor dat je tijdig kunt inspelen op veranderingen.

Procesmanagement stelt je in staat om toegevoegde waarde richting jouw klanten te leveren; op het gebied van kwaliteit, snelheid en compliancy. Door het implementeren van procesmanagement werk je als organisatie slimmer, efficiënter en veiliger.

Eén van doelen van procesmanagement is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om verspilling te voorkomen en kwaliteit te verbeteren, oftewel procesoptimalisatie.

Wat is procesoptimalisatie?

Procesoptimalisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om ze nóg efficiënter en effectiever te laten verlopen.

Een veelvoorkomende methode om processen te optimaliseren is middels Lean: maximaal presteren voor de beste klantbeleving zonder verspilling van resources. Lean Six Sigma stelt de klant centraal, helpt kwaliteit verbeteren, doorlooptijden verkorten en uiteindelijk kosten besparen.

Procesoptimalisatie betekent voor jouw organisatie:

Samen zorgen deze onderdelen ervoor dat de kwaliteit van jouw product of dienst omhoog gaat, waar jouw klant uiteindelijk van profiteert. En dat zonder dat het jou extra tijd of moeite kost. 

Procesmanagement software helpt jou processen in kaart te brengen en voortgang te borgen. Hiermee creëer je overzicht, bewaak je de status en borg je eigenaarschap van processtappen. 

Zorg er hierbij wel voor dat het verbetertraject van begin tot eind goed wordt geborgd, want hiermee voorkom je verrassingen en val je niet terug in de huidige situatie.  Alleen zo kan je succes garanderen.

Wat is een procesflow?

De schematische weergave van alle processtappen die nodig zijn om een proces uit te voeren noemen we een procesflow. Aan de hand van zo’n procesflow kun je precies zien hoe processen verlopen, welke afdelingen erbij betrokken zijn en waar de risico’s en kansen voor procesoptimalisatie liggen. Dit helpt jouw organisatie om in één oogopslag te zien waar kwaliteitsrondes uitgevoerd moeten worden en waar verbeterkansen liggen.

Je krijgt met een visueel uitgewerkte procesflow voor meer grip op processen.

Dus wil je aan de slag met procesoptimalisatie? Definieer dan eerst alle bestaande procesflows.

Tips voor het uitwerken van een overzichtelijke procesflow:

• Gebruik concrete beschrijvingen voor de processtappen;
• Blijf binnen de scope van het proces dat je beschrijft;
• Maak eventueel een sub proces aan om de flow overzichtelijk te houden;
• Ben kritisch op de processtappen, veel stappen maakt het vaak onoverzichtelijk.

Tips voor het maken van een concreet stappenplan voor een procesflow:

• Bepaal welk proces je in kaart wilt brengen (scope);
• Bepaal de kop en de staart van het proces;
• Bepaal welke stappen genomen moeten worden om het proces te doorlopen;
• Bepaald op welke plekken in het proces beslismomenten plaatsvinden én welke invloed deze beslismoment uitoefenen op het proces;
• Maak het proces visueel en beoordeel de flow opnieuw.

Wat is procesmodellering?

Het schematisch in kaart brengen van processen noemen we procesmodellering (of Business Process Modelling, BPM). Procesmodellering kan op verschillende manieren worden uitgevoerd; je kunt kiezen uit een aantal methoden en technieken. Pas je procesmodellering goed toe, dan zorg je voor verbeterd overzicht en inzicht doordat je een visuele weergave maakt van procesflows en de stappen die daarbinnen vallen. Ook wordt het veel duidelijker waar door middel van procesoptimalisatie stappen kunnen worden gezet.

Uit welke niveaus en stappen bestaat procesmodellering?

1. Verzamel alle relevante informatie en identificeer de juiste betrokkenen;
2. Analyseer de informatie die je hebt, kijk wie de betrokkenen zijn;
3. Ga het gesprek aan om te kijken hoe het proces daadwerkelijk verloopt;
4. Bepaal de input en output van het proces;
5. Kies de juiste methode voor procesmodellering;
6. Werk de procesflow vervolgens uit;
7. Geef terugkoppeling aan de organisatie;
8. Evalueer de procesflow met de betrokkenen;
9. Voer eventuele verbeteringen door.

Het helder in kaart brengen van processen kan deel uitmaken van een procesoptimalisatie traject en kun je doen met slimme procesmanagement software. Deze software helpt je onder andere bij het koppelen van verbeteracties en eigenaren, waardoor je eenvoudig de status en voortgang kunt monitoren.

Wat is een workflow?

Een workflow (werkstroom) is een logische volgorde van activiteiten die worden uitgevoerd om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen.

Neem het updateproces van een document:

1. De workflow start bij de auteur die het schrijft;
2. Wordt hierna opgevolgd door een externe reviewer;
3. Het document wordt goedgekeurd door de documenteigenaar;
4. Waarna er een leesbevestiging volgt van de benodigde doelgroep.

Dit klinkt misschien als een simpele set aan stappen, maar weten wat de stappen van een workflow zijn is cruciaal bij effectief document management.

Andere workflows binnen organisaties zijn bijvoorbeeld bedrijfsprocessen, klachtenafhandeling, het verloop van een order etc. Als je deze werkstromen opdeelt in subactiviteiten kunnen afdelingen of personen taken in de juiste volgorde uitvoeren.

De voordelen van workflows in een procesmanagementsysteem

Workflows kun je beheren met een procesmanagementsysteem (zoals Zenya FLOW). Met zo’n systeem borg je dat de juiste informatie op een overzichtelijke en efficiënte manier van de ene persoon naar de andere persoon gaat, terwijl het proces ook aan de regels van jouw organisatie voldoet.

Wil je zeker weten dat de juiste personen altijd op de hoogte zijn van bijvoorbeeld updates van document of nieuwe taken? Stel dan automatische meldingen en herinneringen in.

Dankzij overzichtelijke dashboards heb je altijd een actueel overzicht van processen, zodat je de kwaliteit van processen continu kunt waarborgen.

Hoe ondersteunt slimme software bij dit alles?

Met krachtige procesmanagement software zoals Zenya, kun je eenvoudig bedrijfsprocessen modelleren, de status van processtappen volgen en eigenaarschap borgen. Dit helpt organisaties om het overzicht te houden en inzicht te krijgen, onder andere met realtime rapportages. Op basis hiervan kun je aan de slag met procesoptimalisatie en voorkom je verspilling.

Slimme software helpt organisaties dus efficiënter te werken, het aantal fouten te verminderen en om wendbaarder te zijn in een  continu veranderende omgeving.

De voordelen van procesmanagement software op een rij: