Hoe werkt versiebeheer en wat zijn de voordelen?

Het bijhouden van documenten en bestanden in verschillende fasen wordt ook wel versiebeheer genoemd. Door bestanden gecentraliseerd te beheren verklein je het risico dat verouderde of verkeerde informatie de deur verlaat en dat er informatie verloren gaat bij het samenvoegen van verschillende documenten. Hoe werkt dit dan precies en wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Delen van meest recente versies

Wanneer we het hebben over versiebeheer dan bedoelen we het op één centrale plek digitaal beschikbaar stellen van documenten. Het uitgangspunt is dat mensen altijd met de juiste en meest relevante informatie werken, en versnippering van documenten wordt tegengegaan.

Herstellen van oudere versies

Bij versiebeheer is het mogelijk om ouderere versies terug te halen of opnieuw in te zien. Je kunt zo zien welke aanpassingen of veranderingen zijn gemaakt, en correcties ongedaan maken met het terughalen van een oudere versie. Je kunt daarnaast niet alleen fouten terugdraaien maar ook aanpassingen en fouten herleiden, waarmee je continu kunt werken aan verbeteringen van werkwijzen.

Voorkom duplicaat versies

Nog een andere interessante bijkomstigheid is dat teamleden samen aan documenten kunnen werken wanneer de juiste autorisaties zijn ingesteld. Wie er ook aan het document werkt; men werkt altijd in de laatste, meest up-to-date versie van een document. Alternatief kan men doorgeven aan de documentbeheerder waar correcties moeten worden doorgevoerd. Zo werk je samen aan de kwaliteit van documenten, en voorkom je versnippering of duplicaat versies.