Hoe werkt versiebeheer en wat zijn de voordelen?

Het bijhouden van documenten en bestanden in verschillende fasen wordt ook wel versiebeheer genoemd. Door bestanden centraal te beheren verklein je het risico dat verouderde of verkeerde informatie de deur verlaat. Ook voorkom je dat er informatie verloren gaat bij het samenvoegen van verschillende documenten. Hoe werkt dit dan precies en wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Delen van meest recente versies

Met versiebeheer bedoelen we het op één centrale plek digitaal beschikbaar stellen van documenten. Het uitgangspunt is dat mensen altijd met de juiste en meest relevante informatie werken. Versnippering van documenten wordt zo tegengegaan.

Herstellen van oudere versies

Bij versiebeheer kun je een vorige versie terugzetten of opnieuw inzien. Je kunt zo zien welke aanpassingen of veranderingen zijn gemaakt. Ook kun je correcties ongedaan maken met het terughalen van een oudere versie.

Je kunt daarnaast niet alleen fouten terugdraaien maar ook aanpassingen en fouten herleiden. Zo draagt het gebruik maken van versiebeheer bij aan het continue verbeteren van werkwijzen.

Voorkom duplicaat versies

Een interessante bijkomstigheid is dat teamleden samen aan documenten kunnen werken, wanneer de juiste autorisaties zijn ingesteld. Wie er ook aan het document werkt, je werkt altijd in de laatste, meest up-to-date versie.

Daarnaast kun je aan de documentbeheerder doorgeven waar correcties moeten worden doorgevoerd. Zo werk je samen aan de kwaliteit van documenten, en voorkom je versnippering of duplicaat versies.

Ondersteuning met versiebeheer software

Als jouw organisatie aan de slag wil met versiebeheer van documenten, denk je misschien aan documentmanagement. Met documentmanagement kun je documenten goed of beter ordenen en categoriseren. Ook kun je ze beter vindbaar maken. Je voorkomt hiermee dat men onnodig veel of lang moet zoeken, én je voorkomt er fouten mee.

Een documentmanagementsysteem (zoals Zenya DOC) helpt professionals met het snel en efficiënt vinden van actuele, goedgekeurde documenten. Je kunt hierbij gebruik maken van workflows, versiebeheer en het instellen van autorisaties.