nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Workflow management als constante bij continue verandering

In de huidige wereld is continue verandering de enige constante. Een mooie manier om te zeggen dat we in een VUCA-wereld leven. Die veranderingen voelen we continu in ons dagelijks leven én tijdens ons werk.

Constante factoren zijn dan ook prettig: de basis waardoor je gemakkelijk om kunt gaan met alles wat wél verandert. Vandaag gaan we het hebben over workflow management en hoe dit een constante kan zijn in jouw dagelijkse werkzaamheden.

Grip op verandering: was het maar zo gemakkelijk

We streven er allemaal naar om grip te krijgen op veranderingen. Hoe graag we ook met alles mee willen bewegen, soms is het best lekker als alles een tijdje hetzelfde blijft. Als alle collega’s blijven, niet ziek worden of overstappen naar een andere baan. Alles loopt dan op rolletjes zodat je eindelijk eens tijd hebt om je mailbox op te ruimen, vakliteratuur te lezen en je niet hoeft te overwerken. Toch duurt dit vaak niet lang…

Sommige mensen beweren dat ze goed gedijen op die continue verandering. Projectmanagers hebben hier hun werk van gemaakt. De meesten van ons proberen echter vooral om zo goed en zo kwaad als het gaat door alle veranderingen heen te navigeren en daarbij hun werk zo goed mogelijk te doen. Grip krijgen en houden op verandering is daarbij niet voor iedereen vanzelfsprekend.

Als organisatie is het belangrijk om dit te herkennen en erkennen. Medewerkers ondersteunen hun werk zo goed mogelijk uit te voeren, in elke situatie en door elke verandering heen, is daarom belangrijk. Denk aan duidelijke werkinstructies zodat nieuwe collega’s weten wat er van hen verwacht wordt, maar ook het up-to-date houden van informatie en processen voor bestaande medewerkers zorgt voor continuïteit.

Daarnaast is elke tool die helpt om continuïteit in werk te creëren, sowieso welkom. Het klinkt misschien wat out-of-the-box, maar wij denken dat workflow management jou kan helpen als een constante. Waarom dat zo is, leggen we je graag uit.

Het nut van workflows binnen een organisatie

Om te begrijpen waar wij heen willen, gaan we even terug naar de basis. Wat is een workflow en wat is workflow management?

Een workflow wordt ook wel een werkstroom genoemd en bestaat uit een aantal activiteiten die in een vaste, logische volgorde worden uitgevoerd. Daarmee probeer je binnen een organisatie een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken, bijvoorbeeld door bepaalde taken langs vaste personen, afdelingen of teams te laten gaan. Een workflow ziet er dus per taak hetzelfde uit, wie deze ook uitvoert of wanneer dat ook gebeurt.

Taken mag je hier in de breedste zin van het woord opvatten: van verzoeken tot aanvragen, maar ook de afhandeling van klachten, orders of facturen kun je in een werkstroom zetten. Het voordeel daarvan is dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, en wanneer. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er nieuwe medewerkers komen, of je veel met tijdelijke krachten werkt; die worden meegenomen in die vaste werkstromen.

Het werken met workflows vermindert dus de kans op fouten. Belangrijke, terugkerende taken worden minder gemakkelijk vergeten en verzoeken blijven niet onverhoopt ergens op een bureau liggen. Voorwaarde hiervoor is wel dat je werkstromen digitaliseert.

Workflow management software

Workflow management om continuïteit te creëren

Digitaliseren van workflows kan met workflow management software zoals Zenya FLOW. Deze software is zo ingericht dat het de organisatie ondersteunt in het workflow management. Workflow management staat voor de manier waarop workflows zijn ingericht en draagt bij aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Het voordeel van online workflow management is dat je een proces vast kunt leggen in het systeem en dat dan, wanneer een workflow wordt gestart, deze automatisch zo verloopt zoals in het proces is vastgelegd. Zo kun je in workflow management software vastleggen wie verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Wanneer de werkstroom dan bij die stap aanbelandt, krijgt diegene automatisch een seintje dat er iets van hem of haar verwacht wordt.

Eerder bespraken we al eens de voordelen van workflow management in een document management systeem. Hier zorgt het ervoor dat, wat er ook gebeurt binnen een organisatie en wie er al dan niet werkt, documentbeheer en versiebeheer geborgd is. Oftewel: met welke veranderingen je ook te maken krijgt, de juiste informatie is altijd beschikbaar.

Dit is natuurlijk een klein onderdeel van workflow management, maar het geeft wel aan welke mogelijkheden het nog meer biedt voor organisaties. Want niet alleen documentbeheer laat zich goed vastleggen in een workflow, dat geldt voor heel veel vaste processen. Van werving en selectie tot New Product Requests: het zijn allemaal werkstromen die je vast kunt leggen en kunt digitaliseren. Organisaties die dit al gedaan hebben, beamen allemaal dat processen zo efficiënter verlopen dan voorheen.

Maar dat niet alleen, het zorgt ervoor dat je (belangrijkste) processen in ieder geval goed verlopen, ongeacht voor welke verandering je komt te staan. Personele wisselingen, verandering van locatie, remote werken; je kunt altijd bij je belangrijkste processen, waar je ook bent.

Efficiënt samenwerken

Workflow management laat je efficiënter werken en borgt continuïteit. Maar het biedt ook mogelijkheden om efficiënter samen te werken. Je kunt namelijk als team, wat je zelf kunt samenstellen, aan dezelfde werkstromen werken. Daarnaast heb je inzage in de gezamenlijke taken en de status daarvan. Daarvoor hoef je niet fysiek bij elkaar te zijn, dankzij de software kun je dit ook perfect remote doen.

Sterker nog, juist wanneer je veel remote moet samenwerken, is digitaal workflow management bijna noodzaak om het efficiënt en effectief te kunnen doen. Je weet dan gewoon dat het goed geregeld is, dat niemand een taak mist en het daardoor een constante factor is in je dagelijkse werk. De ideale basis om veranderingen het hoofd te bieden dus.

Ben je benieuwd wat workflow management voor jouw organisatie kan betekenen? Of hoe je dit op een eenvoudige en heldere wijze kunt digitaliseren met Zenya FLOW? Onze experts laten het je graag zien!