nlenDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Privacyverklaring

Infoland software

Zenya Software voor Kwaliteits- en Risicomanagement - Favicon

Wat er precies in de privacyverklaring staat, bepaalt jouw organisatie zelf. We helpen je daarbij graag op weg; je kunt onze standaardtekst als uitgangspunt gebruiken.

Via de software van Infoland worden persoonsgegevens verwerkt.

  • Zenya – software voor kwaliteitsmanagement (inclusief aanverwante cloud services en apps)
  • iQualify – software voor leren & toetsen

Infoland software wordt gebruikt door jouw organisatie en wordt daarbij door jouw eigen organisatie beheerd. Jouw organisatie is dan ook verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via Infoland software.

In deze privacyverklaring legt jouw organisatie uit welke persoonsgegevens er middels Infoland software worden verwerkt, met welk doel en hoe hiermee wordt omgegaan. Het is aan te raden deze zorgvuldig te lezen.

Gebruik van persoonsgegevens

Binnen de software worden persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen persoonsgegevens zijn die rechtstreeks door jou worden ingevoerd, maar het kan ook gaan om persoonsgegevens die worden ingevoerd door daartoe gemachtigde medewerkers van jouw organisatie (beheerders).

Het betreft o.a. de volgende gegevens:

  • Voornaam en achternaam
  • (Zakelijk) email-adres
  • Telefoonnummer
  • Functie
  • Afdeling/ Organisatie-eenheid
  • IP-adres
  • Activiteitenlog

Afhankelijk van de afgenomen software-module (DOC, CHECK, FLOW, RISK, BOOST en/of iQualify):

  • Persoonsgegevens inhoudelijk binnen documenten (DOC)
  • Persoonsgegevens inhoudelijk binnen formulieren (FLOW)
  • Persoonsgegevens inhoudelijk binnen vragenlijsten (CHECK)
  • Persoonsgegevens inhoudelijk binnen campagnes, zoals discussies en antwoorden op vragen (BOOST)
  • Een unieke participant key per campagne (BOOST)
  • Laatste bezoek aan de campagne en abonnement/subscription status (BOOST)
  • Leerinformatie zoals gegeven antwoorden binnen toets, toets resultaat, tijd nodig voor het beantwoorden van vragen (iQualify)

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor het verlenen van toegang tot Infoland software en het gebruik maken van de diensten binnen deze software. De persoonsgegevens zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die is aangegaan, met jouw toestemming of jouw organisatie dit op grond van de wet mag en/of moet doen.

Registratie

Voor de meeste onderdelen van de Infoland software geldt dat je er pas gebruik van kunt maken nadat er een gebruikersaccount is geregistreerd. Het aanmaken van een gebruikersaccount wordt verzorgd door daartoe gemachtigde medewerkers van jouw organisatie (beheerders).

Verstrekking aan derden

De aan jouw gebruikersnaam gekoppelde gegevens zullen niet aan derden worden verstrekt tenzij dit wettelijk verplicht is. Wanneer er vermoeden van fraude/misbruik is van Zenya/iQualify, onze onlineservice, mogen persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigd worden.

Cookies

Binnen Infoland software wordt gebruik gemaakt van cookies voor diverse, functionele doeleinden.
Daarbij kun je denken aan:

  • onthouden van invoer zodat je e.e.a. een volgende keer niet opnieuw hoeft in te typen/ in te stellen
  • onthouden van historie (t.b.v. navigeren door de applicatie)
  • onthouden van sessie-status (ingelogd/niet ingelogd)
  • onthouden van persoonlijke voorkeuren (bijv. kolombreedtes, open/dichtklappen van panelen)

Houd er rekening mee dat het inschakelen van cookies in jouw browser een vereiste is voor een correcte werking van de software.

Bij gebruik van de Infoland software worden geen cookies geplaatst door derden. De enige uitzondering daarop is wanneer je (vanuit de context van de Infoland software) doelbewust gebruik maakt van diensten van derden. Bijvoorbeeld als je een document vanuit Zenya gaat bewerken in Office Online van Microsoft.

Bij gebruik van de Infoland software is geen sprake van Google Analytics, noch van vergelijkbare partijen.

Zenya invoegtoepassingen

Het is mogelijk dat jouw organisatie gebruik maakt van optionele Zenya invoegtoepassingen. In dat geval kunnen er meer of andere persoonsgegevens verwerkt worden dan eerder aangegeven. De invoegtoepassingen die wij aanbieden zijn:

  • Zenya Documents & Processess – Addin (Een Microsoft Word invoegtoepassing)
  • Zenya Outlook – Addin (Een Microsoft Outlook invoegtoepassing)

Zenya Documents & Processes maakt het mogelijk om eenvoudig hyperlinks van jouw Microsoft Office documenten toe te voegen aan andere documenten, processen of meldingen die in Zenya zijn opgeslagen. Om toegang te kunnen verkrijgen tot hetgeen waar de hyperlink naar verwijst, is het nodig om in te loggen op je Zenya account. Hierdoor blijven je (persoons)gegevens beschermd

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Microsoft Outlook-invoegtoepassing worden mails gekoppeld aan Zenya Flow meldingen. In dit geval wordt de inhoud van deze mails verwerkt. Indien hier persoonsgegevens instaan, zullen deze ook verwerkt worden.

Waar Zenya invoegtoepassingen gebruikt kunnen worden in de browser, hebben Infoland en jouw organisatie geen controle op wat de aanbieders van deze applicaties zelf met de cookies doen wanneer zij deze uitlezen. Voor meer informatie over deze applicaties en hoe zij met cookies omgaan, zie graag de privacyverklaringen van de desbetreffende partijen. Let op: deze kunnen regelmatig wijzigen. Dit betreft de volgende partijen:

  • Office Online van Microsoft
  • Outlook Online van Microsoft

Beveiliging

Jouw organisatie is continu bezig met het beveiligen van persoonsgegevens om misbruik te voorkomen.

Bewaartermijnen

De organisatie die aan jou een gebruikersaccount voor de Zenya software heeft verstrekt, bepaalt hoelang (persoons)gegevens worden bewaard.

Appstores

Apps zijn te downloaden via de volgende appstores; Google Play en de App Store van Apple. Jouw organisatie heeft geen invloed op de persoonsgegevens die de aanbieders van deze appstores verwerken en waarvoor. Het is aan te raden de relevante privacyverklaring te lezen van de aanbieder van de appstore waarmee de app gedownload is.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die, door middel van links, met onze onlineservice zijn verbonden. Jouw organisatie kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Het is aan te raden de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je hier gebruik van maakt.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Jouw organisatie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Om altijd op de hoogte te zijn van de laatste wijzigingen, is het aan te raden deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpt jouw organisatie je graag verder als er klachten zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen?

Als er verder, na het lezen van deze privacyverklaring, nog vragen en/of opmerkingen zijn over de omgang met persoonsgegevens binnen Zenya software, dan kun je het beste contact opnemen met jouw organisatie via de contactgegevens die jou al bekend zijn.

Meer weten over Zenya?

Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.

Download de brochure voor Zenya Software - Software voor kwaliteits- en risicomanagement

Gratis demo beschikbaar

Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.

Vijf unieke oplossingen

Eén krachtige software suite voor kwaliteits- en risicobeheer
Zenya-Module-Doc-A-op-wit_130x40px_72DPI

Efficiënt documenten beheren en verspreiden vanaf een centrale locatie.

Lees meer
Zenya-Module-Flow-A-op-wit_130x40px_72DPI

Eenvoudig incidentmanagement en workflows opzetten.

Lees meer
Zenya-Module-Check-A-op-wit_130x40px_72DPI

Verbeterpotentieel ontdekken dankzij audits, checks en vragenlijsten.

Lees meer
Zenya-Module-Risk-A-op-wit_130x40px_72DPI

Operationeel in control zijn en strategische risico’s omzetten in kansen.

Lees meer
Zenya-Module-BOOST-A-op-wit_130x40px_72DPI

Versterk kwaliteits- en risicomanagement en betrek medewerkers.

Lees meer

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.