Infoland software
Wat er precies in de privacyverklaring staat, bepaalt jouw organisatie zelf. We helpen je daarbij graag op weg; je kunt onze standaardtekst als uitgangspunt gebruiken.
Via de software van Infoland worden persoonsgegevens verwerkt.
Infoland software wordt gebruikt door jouw organisatie en wordt daarbij door jouw eigen organisatie beheerd. Jouw organisatie is dan ook verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via Infoland software.
In deze privacyverklaring legt jouw organisatie uit welke persoonsgegevens er middels Infoland software worden verwerkt, met welk doel en hoe hiermee wordt omgegaan. Het is aan te raden deze zorgvuldig te lezen.
Binnen de software worden persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen persoonsgegevens zijn die rechtstreeks door jou worden ingevoerd, maar het kan ook gaan om persoonsgegevens die worden ingevoerd door daartoe gemachtigde medewerkers van jouw organisatie (beheerders).
Het betreft o.a. de volgende gegevens:
Afhankelijk van de afgenomen software-module (DOC, CHECK, FLOW, RISK, BOOST en/of iQualify):
De hierboven genoemde persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor het verlenen van toegang tot Infoland software en het gebruik maken van de diensten binnen deze software. De persoonsgegevens zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die is aangegaan, met jouw toestemming of jouw organisatie dit op grond van de wet mag en/of moet doen.
Voor de meeste onderdelen van de Infoland software geldt dat je er pas gebruik van kunt maken nadat er een gebruikersaccount is geregistreerd. Het aanmaken van een gebruikersaccount wordt verzorgd door daartoe gemachtigde medewerkers van jouw organisatie (beheerders).
De aan jouw gebruikersnaam gekoppelde gegevens zullen niet aan derden worden verstrekt tenzij dit wettelijk verplicht is. Wanneer er vermoeden van fraude/misbruik is van Zenya/iQualify, onze onlineservice, mogen persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigd worden.
Binnen Infoland software wordt gebruik gemaakt van cookies voor diverse, functionele doeleinden.
Daarbij kun je denken aan:
Houd er rekening mee dat het inschakelen van cookies in jouw browser een vereiste is voor een correcte werking van de software.
Bij gebruik van de Infoland software worden geen cookies geplaatst door derden. De enige uitzondering daarop is wanneer je (vanuit de context van de Infoland software) doelbewust gebruik maakt van diensten van derden. Bijvoorbeeld als je een document vanuit Zenya gaat bewerken in Office Online van Microsoft.
Bij gebruik van de Infoland software is geen sprake van Google Analytics, noch van vergelijkbare partijen.
Het is mogelijk dat jouw organisatie gebruik maakt van optionele Zenya invoegtoepassingen. In dat geval kunnen er meer of andere persoonsgegevens verwerkt worden dan eerder aangegeven. De invoegtoepassingen die wij aanbieden zijn:
Zenya Documents & Processes maakt het mogelijk om eenvoudig hyperlinks van jouw Microsoft Office documenten toe te voegen aan andere documenten, processen of meldingen die in Zenya zijn opgeslagen. Om toegang te kunnen verkrijgen tot hetgeen waar de hyperlink naar verwijst, is het nodig om in te loggen op je Zenya account. Hierdoor blijven je (persoons)gegevens beschermd
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Microsoft Outlook-invoegtoepassing worden mails gekoppeld aan Zenya Flow meldingen. In dit geval wordt de inhoud van deze mails verwerkt. Indien hier persoonsgegevens instaan, zullen deze ook verwerkt worden.
Waar Zenya invoegtoepassingen gebruikt kunnen worden in de browser, hebben Infoland en jouw organisatie geen controle op wat de aanbieders van deze applicaties zelf met de cookies doen wanneer zij deze uitlezen. Voor meer informatie over deze applicaties en hoe zij met cookies omgaan, zie graag de privacyverklaringen van de desbetreffende partijen. Let op: deze kunnen regelmatig wijzigen. Dit betreft de volgende partijen:
Jouw organisatie is continu bezig met het beveiligen van persoonsgegevens om misbruik te voorkomen.
De organisatie die aan jou een gebruikersaccount voor de Zenya software heeft verstrekt, bepaalt hoelang (persoons)gegevens worden bewaard.
Apps zijn te downloaden via de volgende appstores; Google Play en de App Store van Apple. Jouw organisatie heeft geen invloed op de persoonsgegevens die de aanbieders van deze appstores verwerken en waarvoor. Het is aan te raden de relevante privacyverklaring te lezen van de aanbieder van de appstore waarmee de app gedownload is.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die, door middel van links, met onze onlineservice zijn verbonden. Jouw organisatie kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Het is aan te raden de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je hier gebruik van maakt.
Jouw organisatie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Om altijd op de hoogte te zijn van de laatste wijzigingen, is het aan te raden deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Natuurlijk helpt jouw organisatie je graag verder als er klachten zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als er verder, na het lezen van deze privacyverklaring, nog vragen en/of opmerkingen zijn over de omgang met persoonsgegevens binnen Zenya software, dan kun je het beste contact opnemen met jouw organisatie via de contactgegevens die jou al bekend zijn.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.