Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Het Vlaamse ziekenhuis az West registreerde in 2023 maar liefst 36.440 meldingen in Zenya. Het az West zet Zenya al sinds 2010 succesvol in voor allerlei processen – van het stroomlijnen van verlofaanvragen tot administratieve zaken zoals het aanvragen van een nieuw project, en van het evalueren van leveranciers tot vragenlijsten voor patiënten na hun opname. Andrei Hollevoet begon zijn carrière bij het az West als ergotherapeut, maar is inmiddels doorgegroeid naar Projectcoördinator van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Hij vertelt in deze klantcase over de brede inzetbaarheid van Zenya en hoe het ziekenhuis alle functionaliteiten van onze software benut.
Het Algemeen Ziekenhuis West (az West) is een regionaal algemeen ziekenhuis gelegen in Veurne, West-Vlaanderen. Het ziekenhuis bevindt zich op slechts enkele kilometers afstand van de Noordzee en de Franse grens. Het az West biedt een breed spectrum aan kwalitatieve en patiëntgerichte zorg, in samenwerking met de eerstelijnshulp in België. Het ziekenhuis beschikt over 234 erkende bedden en er werken ongeveer 700 medewerkers, waardoor az West de grootste werkgever van de streek is.
“Kwaliteitsmanagement en patiëntveiligheid hebben altijd hoog bij ons op de agenda gestaan”, trapt Andrei zijn verhaal af. “Patiëntveilige zorg betekent voor ons dat een patiënt geen schade mag lijden door de zorg of door het contact met het zorgsysteem. We wilden dit in 2010 meer proactief gaan aanpakken met een systeembenadering. Veertien jaar geleden hadden we geen platform ter beschikking om incidenten te melden. De informatie rondom incidenten was overal en nergens opgeslagen, bijvoorbeeld in verschillende Exel-sheets. De informatie was onvolledig, niet inzichtelijk en niet gestructureerd. Dat moest efficiënter…”
Zenya omvatte als enige softwarepakket onze wens: een geïntegreerd systeem waar we gestandaardiseerde informatie van vermijdbare schade uit konden halen.”
De kwaliteitscel van az West besefte dat er een nieuw systeem nodig was om onveilige situaties te kunnen voorkomen én op te sporen. In het najaar van 2010 kwam het az West na research bij Zenya (toen nog iProva) uit. Hij vertelt: “We zochten een systeem waarin we alle processen, structuren en procedures van onze organisatie konden uitwerken. Hoog op onze prioriteitenlijst stond het implementeren van een elektronisch systeem om incidenten te melden. Zenya was de enige software die onze wens omvatte: een geïntegreerd systeem waar we gestandaardiseerde informatie van vermijdbare schade uit konden halen.”
Een groot pluspunt voor het ziekenhuis: Zenya had ook destijds al een integratie met het International Classification for Patient Safety (ICPS), een framework van de World Health Organization met als doel concepten voor patiëntveiligheid te definiëren, te harmoniseren en te groeperen. Dit gebruikt het az West vooral om dezelfde soort incidenten met elkaar te vergelijken.
Ondertussen heeft het ziekenhuis het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) Klinisch Werkstation (KWS) van nexuzhealth geïmplementeerd en een koppeling met Zenya gebouwd. Dankzij deze koppeling kunnen verpleegkundigen en artsen vanuit het centraal patiëntendossier doorklikken om een melding van een incident te maken in Zenya. “De gegevens uit het dossier worden nu automatisch ingevuld in het Zenya formulier”, zegt Andrei. Dit zorgt voor een verhoogde operationele efficiëntie, minder administratieve lasten voor zorgmedewerkers, een vereenvoudigd meldingsproces en een correcte incidentmelding én dossiervorming.
Ik kan van weinig leveranciers zeggen dat acute problemen soms binnen een dag zijn opgelost… maar bij Infoland is dit wél het geval.”
Een andere reden dat Zenya in 2010 uitsprong boven de concurrentie, was de mogelijkheid om ook zélf zaken uit te denken in de software, naast de ‘vaste’ mogelijkheden. Andrei: “Dit bood ons veel perspectief naar een breed gebruik van het systeem over alle afdelingen heen.” En die brede inzetbaarheid? Dat is inmiddels goed gelukt. Binnen het ziekenhuis zetten alle afdelingen Zenya DOC en FLOW in om op verschillende domeinen de processen te ondersteunen.
Andrei: “In 2011 hadden we in het oude systeem 125 geregistreerde meldingen. In 2023 waren dat er 36.440, verdeeld over een honderdtal meldingstypes. Denk aan meldingen om patiëntveiligheid, maar ook meldingen rondom logistiek, aankoop, HR, facturatie en facilitaire diensten.” Het West-Vlaamse ziekenhuis is een prachtig voorbeeld van hoe je workflows in Zenya zo efficiënt mogelijk kan inrichten en hoe Zenya door de hele organisatie ingezet kan worden.
Krijgt Andrei weleens positieve feedback van eindgebruikers? “Verpleegkundigen geven vooral aan dat het doorklikken vanuit het EPD en de verschillende Zenya modules heel eenvoudig gaat”, vertelt Andrei. Zelf is hij ook nog steeds blij dat de keuze in 2010 op Zenya viel. Naast het creëren van meer efficiëntie en een hogere meldbereidheid heeft Zenya ervoor gezorgd dat het ziekenhuis nu werkt met één centraal platform waarop alle data aan elkaar gelinkt wordt.
Andrei: “Zenya biedt veel mogelijkheden – je kunt de modules modulair opbouwen. Wil je alles uit de software halen? Dan is het slim om hier voldoende tijd in te investeren. Dat klinkt misschien negatief, maar dat is het niet. De tijd die je investeert om alles goed in te richten, verdien je later dubbel en dik terug.”
Het az West is niet alleen tevreden over Zenya, ze zijn ook ruim veertien jaar klant omdat ze kunnen rekenen op de mensen achter de software. Zo logt hij regelmatig in op de Infoland Community om kennis uit te wisselen en te delen met andere ziekenhuizen. “Ik kan van weinig leveranciers zeggen dat acute problemen soms binnen een dag zijn opgelost… maar bij Infoland is dit wél het geval”, besluit Andrei.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
