nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

CRH Structural Concrete Belgium optimaliseert veiligheidsbeleid met Zenya

Een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke manier om incidentmanagement uit te gaan voeren: daar ging Dirk Putzeys naar op zoek toen hij in 2016 aan de slag ging als QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium. Na de eerste kennismaking met de software van Infoland werd echter al snel duidelijk dat deze nog veel meer te bieden had op het gebied van QHSE.

Dirk is al meer dan 20 jaar actief in de veiligheidssector. Als coördinator van de gemeenschappelijke interne dienst bij CRH Structural Concrete Belgium is het zijn taak om, samen met een team van preventieadviseurs, de veiligheid op de Belgische terreinen in goede banen te leiden. Met maar liefst 9 sites en meer dan 1.200 werknemers is een efficiënt veiligheidsbeleid topprioriteit voor de multinational.

KlantCRH Structural Concrete Belgium
ModuleDOC, FLOW
Branche

Behoefte aan een efficiënt en gebruiksvriendelijk incidentmanagement systeem

“Toen ik in 2016 startte bij CRH was het hele incidentmanagement eigenlijk één grote papierwinkel. Incidenten − als ze al gemeld werden − moesten ingeschreven worden via een document. Dat document werd overgedragen aan de preventiedienst, die het op hun beurt in een Excel-sheet invoerden. Analyses en rapporten moesten vervolgens allemaal handmatig worden opgesteld. Kortom: een heel omslachtig proces,” vertelt Dirk.

Deze werkwijze was niet alleen hinderlijk voor de preventiedienst en het management: ook voor de mensen op de werkvloer, waar alles uiteindelijk begint, was de drempel veel te hoog om alle incidenten elke keer door te geven. “We willen dat onze mensen op de vloer aanwezig zijn en niet telkens hun werk moeten onderbreken om aan de computer te zitten wanneer ze een incident moeten melden,” zegt Dirk. De behoefte aan een efficiënt en gebruiksvriendelijk incidentmanagement systeem was dan ook erg groot.

We zochten een tool waarin we zelf vrij zijn om processen aan te maken en aan te passen, naargelang onze behoeftes, zonder daarvoor telkens te moeten terugvallen op het bedrijf dat de software ontwikkelde.”

Dirk Putzeys
QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium

Zelf processen aanmaken en aanpassen

“We wilden een tool die naast laagdrempelig in gebruik, ook gemakkelijk zelf aan te passen is. Veel systemen bieden een kant-en-klare oplossing, iets wat wij absoluut niet wilden. We zochten een tool waarin we zelf vrij zijn om processen aan te maken en aan te passen, naargelang onze behoeftes, zonder daarvoor telkens te moeten terugvallen op het bedrijf dat de software ontwikkelde.”

Dirk informeerde bij een andere firma die al met Infoland werkte en zo ging de bal aan het rollen. “We legden contact met Infoland en Olivier nodigde ons uit voor 6 korte sessies van telkens een halve dag om de software in de vingers te krijgen. Hij vroeg ons wat we wilden, legde uit wat de mogelijkheden waren en liet ons vervolgens onze weg zoeken in Zenya.” In heel korte tijd kregen Dirk en zijn team zo de software onder de knie en konden ze voortaan zelf processen aanmaken.

CRH koos voor Zenya DOC om hun documentbeheer te optimaliseren en voor Zenya FLOW om hun incidentmanagement te structureren. Daar bleef het echter niet bij. “Het programma is zo intuïtief in gebruik dat we er ondertussen ook tal van andere processen in hebben ondergebracht, zoals het uitschrijven van werkvergunningen en het opmaken van besteladviezen.”

Naast Zenya maakt CRH trouwens ook gebruik van iQualify om hun toolboxmeetings vorm te geven en om de kennis van medewerkers te toetsen. “De iQualify-software is mooi opgebouwd en handig in gebruik. We gebruiken het onder andere voor interne trainingen, maar ook voor transporteurs die bij ons komen laden. Zij kunnen op voorhand een training volgen, daarna een test invullen, en krijgen dan een bewijs van het behaalde certificaat.”

Dankzij de flow in Zenya zijn we nu zeker dat alles bij de juiste mensen terechtkomt en dat iedereen weet welke taak hij moet opnemen.”

Dirk Putzeys
QHSE-Manager bij CRH Structural Concrete Belgium

Gebruiksvriendelijk, van werkvloer tot management

Omdat de software zo gebruiksvriendelijk is kan het bedrijf de processen eenvoudig aanpassen om zo hun QHSE-management te verbeteren en steeds aan de eisen te voldoen.

Het incidentmanagement werd bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger omdat mensen op de werkvloer gemakkelijk ter plaatse incidenten kunnen melden via hun smartphone of tablet. “We hebben niet veel tijd nodig gehad om de mensen op de vloer wegwijs te maken in Zenya, integendeel. De tool is zo intuïtief dat iedereen die een beetje overweg kan met een smartphone, er snel mee aan de slag kan. En loopt er toch nog ergens iets niet helemaal vlot, dan kunnen werknemers dit aan ons melden en kunnen we zelf het proces aanpassen.”

Ook het management is zeer te spreken over Zenya en Infoland. “Onze CEO vertelde me dat hij nog nooit had meegemaakt dat een nieuw softwareprogramma zo vlot in zijn organisatie werd opgenomen als Zenya,” vertelt Dirk. Ook het samenstellen van managementrapporten werd een stuk makkelijker. “Vroeger bestond zo’n rapport uit een uitgebreide Excel-lijst met heel wat grafieken. Niet echt overzichtelijk en bovendien arbeidsintensief om op te stellen. Nu krijg je met één druk op de knop alle actuele informatie die je nodig hebt en kan je via deep diving alles tot in de details bekijken.”

Veel gemakkelijker om een efficiënt veiligheidsbeleid uit te rollen

“Met Zenya is het veel gemakkelijker geworden om een efficiënt veiligheidsbeleid uit te rollen,” aldus Dirk. “Omdat er veel meer incidenten worden doorgegeven en omdat het dashboard zo makkelijk te gebruiken is, zien we bijvoorbeeld sneller waar de grootste knelpunten zich bevinden. Vervolgens kunnen we hier gericht op inspelen.”

Daarnaast is het ook eenvoudiger geworden om bepaalde verantwoordelijkheden bij de juiste mensen te leggen. “Vroeger werden incidenten vaak rechtstreeks bij de preventiedienst gemeld, wat eigenlijk niet de bedoeling is. Dankzij de flow in Zenya zijn we er nu zeker van dat alles bij de juiste mensen terechtkomt en dat iedereen weet welke taak hij moet opnemen.”

Tot slot helpt de software ook om alle werknemers bewust te maken van de veiligheidsaspecten op de werkvloer. Efficiënte toolboxmeetings helpen bijvoorbeeld om de veiligheid binnen het bedrijf te vergroten en zo ook te voldoen aan de wettelijke QHSE-verplichtingen.

Meer weten over efficiënter werken met Zenya DOC?

De brochure over Zenya DOC laat zien hoe jij sneller kunt werken door het gebruik van een slim document management systeem.

Vlotte samenwerking en kennisdeling

Dirk is erg tevreden over de samenwerking met Infoland. “Eigenlijk ben ik een beetje jullie promotor,” lacht hij. Zo haalt hij als laatste voordeel nog het gemak aan van kennisdeling, zowel met firma’s binnen de CRH-groep als daarbuiten. “Op een Infoland-infodag hoorden we van een andere firma dat zij het programma ook gebruiken voor hun indienststellingen. We hebben hen dan gevraagd hoe zij dit precies doen en hebben een soortgelijk proces ontwikkeld in onze eigen software. Het mooie is ook dat, wanneer we zo’n nieuw proces ontwikkelen, dit een-op-een kan worden overgenomen door andere bedrijven binnen onze groep. Niemand hoeft dus opnieuw het wiel uit te vinden.”

Hoe kan jouw onderneming veiliger, slimmer
en efficiënter werken met één enkel softwareprogramma?

Neem contact op met ons. We bekijken graag samen de mogelijkheden.