nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement
Hoe apps het leven op de werkvloer vergemakkelijken bij DB Cargo Belgium

DB Cargo Belgium staat in voor het vervoer van goederen via het spoor, in opdracht van moederbedrijf DB Cargo AG (onderdeel van het Deutsche Bahn-concern). Toen in 2018 plots de noodzaak ontstond om de activiteiten in België exponentieel uit te bouwen, moest er in sneltempo gehandeld worden om de nodige certificering te behalen. Lees meer over wat de Zenya apps nu betekenen voor DB Cargo Belgium.

DB Cargo Belgium staat in voor het vervoer van goederen via het spoor, in opdracht van moederbedrijf DB Cargo AG (onderdeel van het Deutsche Bahn-concern). Toen in 2018 plots de noodzaak ontstond om de activiteiten in België exponentieel uit te bouwen, moest er met enige haast gehandeld worden om de nodige certificering te behalen.

Al sinds 2018 staat Dries de Craemer aan het hoofd van de QHSE-afdeling van DB Cargo Belgium. Om zo snel mogelijk hun licentie te verkrijgen en aan het werk te kunnen gaan, ging hij op zoek naar een gepaste oplossing die verder reikte dan de traditionele systemen.

KlantDB Cargo Belgium
ModuleDOC, FLOW
Branche

Méér dan een documentmanagementsysteem

“Om in België als spooronderneming te mogen werken, moet je een certificaat krijgen van de overheid. En om dat certificaat te behalen moet je o.a. kunnen bewijzen dat je voor alles procedures, documenten, handboeken enzovoort hebt”, vertelt Dries. Onder tijdsdruk moest hij dus zo snel mogelijk een oplossing vinden om hun documentatie te beheren.

“Ik zag het niet zitten om ons documentbeheer op de klassieke manier te doen, op papier of via SharePoint. Daarom ging ik online op zoek naar systemen voor documentmanagement. Heel toevallig kwam ik zo terecht bij Zenya DOC.”

Vooral de YouTube-filmpjes met klantencases trokken meteen Dries’ aandacht. “In die filmpjes werd het mij duidelijk dat Zenya DOC meer is dan het typische documentmanagementsysteem. De bijbehorende Search app bevorderde de interactiviteit met de medewerkers op het terrein, iets wat andere leveranciers niet konden bieden.”

Werking en voordelen van de Search app

“Voor ons is het enorm belangrijk dat iedereen op het terrein snel en gemakkelijk toegang heeft tot de juiste documenten. In Zenya DOC kunnen de verschillende soorten documenten ingedeeld worden per functie, die ook elk hun eigen kleurcode hebben.”

Beheerders van de software krijgen alle documenten te zien, eindgebruikers alleen de documenten die voor hen relevant zijn. Die indeling per functie zorgt ervoor dat de documentatie voor iedereen overzichtelijk en makkelijk te raadplegen is.

Beheerders kunnen eenvoudig de documenten aanpassen die in Zenya DOC gedeeld worden. Dries: “Omdat we zelf in de hand hebben welke informatie er in de app verschijnt, zijn we altijd zeker dat onze werknemers de juiste, meest recente versies raadplegen.”

Zenya houdt alles gemakkelijk en overzichtelijk voor de mensen in het werkveld. Dat betekent ook een grotere kans dat het gebruikt wordt. Die belangrijke interactiviteit met medewerkers op het terrein, vonden we niet terug bij andere softwareleveranciers.”

Dries de Craemer
Hoofd QHSE DB Cargo Belgium

Ook het melden van incidenten gebeurt via een app

Al vrij snel na Zenya DOC tekende DB Cargo Belgium ook voor de module Zenya FLOW. Deze werd speciaal ontwikkeld om het incidentmanagement op de werkvloer te ondersteunen, met behulp van de Capture app.

“Het succes van de Search app maakte al snel duidelijk dat een gebruiksvriendelijke app dé manier is om mensen in het werkveld mee te krijgen. En dat zien we ook met de Capture app.” Met deze app kunnen werknemers heel makkelijk klachten, arbeidsongevallen, verbeterideeën of onveilige situaties melden aan het management.

“Bovendien kunnen we dankzij de app ook zelf snel reageren op meldingen, en je merkt dat werknemers dat waarderen. Het motiveert hen om zich meer in te zetten voor het bedrijf en om ook sneller zaken te melden.”

Als je snel kan antwoorden op de klachten van werknemers, merk je dat zij ook zelf meer aandacht hebben voor de uitdagingen binnen je bedrijf.”

Dries de Craemer
Hoofd QHSE DB Cargo Belgium

Een uniek totaalpakket met veel mogelijkheden

Eén app waarin medewerkers heel snel de juiste documenten vinden, en een andere app waarmee ze makkelijk incidenten kunnen melden: het is een uniek totaalpakket waar Dries enorm veel voordelen én mogelijkheden in ziet.

“Ik denk dat we nu ongeveer 70% van de mogelijkheden gebruiken die Zenya ons biedt. We zijn echter vastberaden om er nog veel meer uit te halen. Zo zijn we ook bezig om het werven van nieuwe medewerkers via Zenya te laten verlopen.”

Dries geeft aan dat ze hier niet zelf vanaf nul hoefden te beginnen. In een klantcase van Infoland las hij over een bedrijf dat tegen dezelfde problemen aanliep als DB Cargo Belgium. Hun onboarding flow stond netjes beschreven in de case, en Dries en z’n team konden zelf aan de slag om hun software uit te breiden.

“Dat is het mooie aan Zenya. Je krijgt als het ware een modulair product dat je zelf kan uitbouwen zoals jij het wenst. Om de zoveel tijd kom je samen met andere Zenya-gebruikers, worden er cases toegelicht en kan je ervaringen uitwisselen. Daarnaast is er ook een online community waar je met vragen terechtkan of voorbeelden van andere organisaties kan bekijken. Tot slot kunnen we ook altijd rekenen op de consultants van Infoland zelf voor hulp of advies.”

Weet wat er speelt op de werkvloer

“Het grootste voordeel aan de Zenya apps is dat we nu beter weten wat er speelt op de werkvloer”, zegt Dries. “Je kan veel kortere lijnen houden met de mensen op het terrein, ook al zie je elkaar niet vaak. Dankzij de apps zijn we zeker dat onze mensen de juiste informatie hebben en dat ze snel meldingen kunnen doorgeven. En de mensen zelf zijn er ook enorm tevreden mee, dat is natuurlijk nog belangrijker.”

Het feit dat de apps zo gebruiksvriendelijk zijn levert bovendien nog een extra voordeel op. Dries: “Met de software van Zenya kunnen we echt indruk maken bij controles. Voor jaarlijkse audits en veiligheidsinspecties telt namelijk niet alleen wat er op papier staat. Je scoort ook pluspunten als je kan bewijzen dat je aanpak leeft op de werkvloer, dat je investeert in software waarmee het personeel inspraak heeft. Zenya helpt ons dus om op verschillende vlakken aan de verplichtingen van een spooronderneming te voldoen.”

Heb jij ook behoefte aan
meer efficiëntie op de werkvloer?

Dan is Zenya misschien wel iets voor jou. We leggen je graag de mogelijkheden uit voor jouw organisatie. Neem vrijblijvend contact op met ons.