nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.
Een solide document management systeem brengt structuur bij Hoogwegt

Zoeken naar een speld in de hooiberg, dat doet niemand voor zijn lol. Voor de medewerkers van Hoogwegt International begon het echter steeds vaker de dagelijkse realiteit te worden. Het vinden van specifieke informatie over leveranciers en klanten werd steeds meer een tijdrovende klus door de alsmaar groeiende data. Maar er kwam licht aan het einde van de tunnel!

Hoogwegt International wil graag zoveel mogelijk weten over haar leveranciers en klanten. Relevante data die essentieel zijn om, als internationale handelaar in zuivelproducten, een goede match te kunnen maken tussen vraag en aanbod. Denk aan ISO-certificeringen, keurmerken, productspecificaties en productiestromen.

Waar Hoogwegt tot enkele jaren geleden voornamelijk ‘standaard’ commodity goederen verhandelde, is er vandaag de dag een toenemende vraag naar specialty goederen omdat klanten steeds specifiekere wensen hebben. Een product moet bijvoorbeeld halal zijn, een bepaald eiwitpercentage bevatten of voldoen aan een andere productspecificatie.

En die specifieke wensen zijn precies de reden dat Hoogwegt is overgestapt naar het documentmanagementsysteem van Infoland.

KlantHoogwegt International
ModuleDOC
Branche
Samenwerken in de zuivelindustrie.

Informatie vinden in honderden mappen was niet meer werkbaar

“Omdat wij een tussenhandelaar zijn, is het van belang dat wij een goede match maken tussen de leverancier en onze klant,” aldus Karin Lubeek, projectmanager bij Hoogwegt. “Wij verzamelen dan ook zoveel mogelijk relevante data van al onze leveranciers. Tot 2016 deden we dat in een speciale directory die voor alle medewerkers van Logistiek en Trade beschikbaar was. Maar omdat er vanuit de klantzijde steeds meer eisen gesteld werden, nam het aantal documenten van leveranciers en klanten enorm toe. We werkten op een gegeven moment met wel honderden mappen en duizenden(!) submappen. De situatie was gewoon niet meer werkbaar.”

Zoeken in bestanden was precisiewerk

Naast het feit dat het aantal documenten maar bleef groeien, was het systeem ook niet beveiligd en waren de vervaldata van documenten uiterst lastig bij te houden. “Bovendien moest je weten hoe je in de directory moest zoeken. Was de klantnaam gewijzigd (iets wat geregeld voorkomt) en kende je de nieuwe naam niet, dan was zoeken onbegonnen werk. We liepen continu achter de feiten aan.” 

Honderden mappen en duizenden submappen, maakte de situatie onwerkbaar. We liepen constant achter de feiten aan.”

Hoogwegt International

Voorwaarden voor een document management systeem

De zoektocht naar een nieuw geschikt documentmanagementsysteem pakte Hoogwegt grondig aan. Drie leveranciers, waaronder Infoland, werden uitgedaagd om met een Proof of Concept te komen dat voldeed aan een aantal eisen. Allereerst moest de applicatie goed werkbaar zijn voor zowel de eindgebruikers als de documentbeheerders. Daarnaast moest het systeem voldoende capaciteit hebben om snel veel data te kunnen uploaden. Tot slot moest het systeem over een sterke zoekfunctie beschikken.

Zenya met kop en schouder het beste DMS

“Infoland kwam met Zenya als beste uit de test. Waar zij vooral het onderscheid in maakte, is het feit dat de Zenya DOC (hét documentmanagementsysteem) te integreren is met andere Zenya modules. Dat is voor ons van grote toegevoegde waarde omdat wij daarop kunnen voortborduren en professionaliseren.

Tevens biedt Zenya in de module meerdere gebruikersportalen aan waarin je per gebruikersgroep kunt bepalen welke specificaties wel of juist niet getoond moeten worden.

Onze vier werkmaatschappijen hebben hier veel profijt van. In plaats van zoeken in één groot geheel, kunnen zij nu eerst in een eigen omgeving zoeken à la Google. Je typt een woord in, maakt niet uit of je het precies weet, en vervolgens krijg je een overzichtelijk aantal resultaten in plaats van enkele honderden zoekresultaten. Mocht dat niet het gewenste resultaat opleveren, dan kan men alsnog overkoepelend zoeken via de functionaliteit in de zoekbalk ‘in alles’. Zoeken gaat zo veel sneller en makkelijker.” 

Kennis delen en borgen met een slim documentmanagement systeem.

Zoek, vind en mail

Naast tijdwinst zijn volgens Lubeek de beveiliging en de actualiteit een enorme vooruitgang. “Documenten kunnen niet meer zomaar verwijderd worden. Ook helpt het systeem met het bijhouden van vervaldata door tijdig een herinnering te sturen. Wat tevens een groot verschil maakt, is dat de volledige module beschikbaar is via de Zenya Search app. In deze app hebben we veel gebruikte documenten verzameld. 

Het zijn met name onze traders (die veel op reis zijn) die baat hebben bij deze app. Op hun smartphone kunnen ze documenten snel opzoeken en direct doormailen naar de klant waar ze op dat moment zijn. En dat maakt deze app voor hen zeer waardevol. Het zou fijn zijn als er ook iets dergelijks komt voor op een desktop of laptop. Dan kunnen onze logistieke medewerkers, die geen smartphone van de zaak hebben, informatie ook makkelijker doormailen. Die vraag hebben we neergelegd bij Infoland.” 

Dankzij het systeem kunnen we eenvoudig en snel hele mooie informatie over onze leveranciers ophalen en gestructureerd vastleggen.”

Hoogwegt International

Zenya smaakt naar meer

Bij Hoogwegt heeft het documentmanagementsysteem zich dusdanig bewezen dat men op termijn ook andere workflows, zoals leveranciersbeoordelingen en monsteraanvragen, gaat vereenvoudigen en verbeteren. “Dankzij het systeem kunnen we eenvoudig en snel hele mooie informatie over onze leveranciers ophalen en gestructureerd vastleggen. Wij zijn zeker een zeer tevreden gebruiker.”

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.