nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Euramax: een einde aan houtje-touwtje incidentmanagement

Het melden van incidenten, het maken van rapportages en het uitzetten van Arbo-metingen: het was bij Euramax kort door de bocht gezegd houtje-touwtje-werk. Tot ongeveer twee jaar geleden. Toen stapten ze over op de module Zenya FLOW. Volgens HSE manager Hertwig Halmans blinkt het incident management systeem vooral uit in de eenvoud en de mogelijkheden om te koppelen met andere systemen. 

“Excellijsten, ingevulde formulieren die uitgeprint worden, medewerkers die werken met verouderde versies van formulieren, losse mails met feedback en ga zo maar door. Al die jaren hebben we op deze manier (bijna)-incidenten verwerkt in het systeem,” vertelt Hertwig Halmans. “Het behoeft geen uitleg dat handmatig alles invoeren ontzettend veel tijd kost. Bovendien was er geen totaaloverzicht en bouwden we geen centrale database op. Even snel iets zoeken en vinden, was er niet bij. Het oude meldsysteem was gewoon een star systeem.” 

KlantEuramax
ModuleFLOW
Branche

Zo willen we het hebben

Hoog tijd dus voor een geautomatiseerd en modern softwaresysteem. Euramax kwam dankzij een filmpje op YouTube terecht bij Infoland. De vraag vanuit het bedrijf was helder: we hebben behoefte aan een meld- en registratiesysteem. Het moet gebruiksvriendelijk zijn, we willen zelf koppelingen kunnen maken met bestaande systemen, het moet een open database hebben en formulieren moeten eenvoudig door onszelf op te bouwen zijn.

Zonder gezeur bij de data

Met name de koppelingen met bestaande software en de open database waren erg belangrijk voor Euramax. “We werken met diverse softwarepakketten. Dan is het erg prettig als er een koppeling mogelijk is met het nieuwe systeem. En we wilden zonder ‘gezeur’ of extra kosten gewoon bij onze data kunnen. In tegenstelling tot andere partijen was dit bij Infoland geen probleem. Dat gaf voor ons al snel de doorslag om met hun samen te werken.” En zo werd de module Zenya FLOW geïmplementeerd. De perfecte basis waarmee Euramax haar eigen incidentmanagementsysteem heeft opgebouwd.

Het kunnen koppelen met verschillende softwarepakketten was voor ons erg prettig. De module FLOW is voor ons een uitstekende basis om op voort te borduren.”

Hertwig Halmans
HSE Manager Euramax

Bewustwording creëren

Euramax past het incidentmanagementsysteem toe bij het melden van milieu-incidenten, (bijna)-ongevallen en gevaarlijke situaties. Ook dat laatste is van wezenlijk belang voor het bedrijf. Een gevaarlijke situatie kan bijvoorbeeld ontstaan als iemand geen gehoorbeschermingsmiddelen draagt, daar waar dat wel verplicht is. Een collega die dit opmerkt kan, naast diegene erop aanspreken, ook een melding maken in het systeem. Deze melding wordt automatisch verstuurd naar andere medewerkers zodat die niet alleen geïnformeerd zijn maar zich ook bewust worden van het verplicht dragen van gehoorbescherming.

Multifunctioneel systeem

Euramax gebruikt Zenya echter voor meer zaken dan alleen het melden van (bijna)-incidenten. “Het is ook een krachtig systeem voor het plannen van metingen en rapporteren van meetresultaten. Zo voeren wij zelf metingen uit conform de Arbowet om de mate van blootstelling aan gevaarlijke stoffen te beoordelen. Het op de juiste manier omzetten van de resultaten in een duidelijke rapportage, was echter omslachtig en kostte veel tijd. Dankzij de Zenya FLOW is het uitzetten van een meting en het rapporteren van gegevens een stuk eenvoudiger, is er minder kans op fouten en hebben we een goed totaaloverzicht van de resultaten. Omdat in het systeem alle data verzameld wordt, vormt het een uitstekende basis. We kunnen nu ook snel en eenvoudig rapporten vinden als er vragen zijn bij bijvoorbeeld inspecties door de overheid.”

Wat wij als grote pluspunten ervaren, zijn het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van de informatie die we uit data halen.”

Hertwig Halmans
HSE Manager Euramax

Hulpmiddel voor HR

Tot slot wordt de software ook ingezet als HR-middel. Medewerkers organiseren interne toolboxmeetings en de afdeling HR gebruikt het bij het werven van nieuwe collega’s. Is er een vacature, dan meldt de manager van de betreffende afdeling dit in Zenya FLOW. HR zet vervolgens de werving- en selectieprocedure in gang. Zodra een geschikt persoon aangenomen is, zet zij in het systeem acties uit naar onder meer de personeelsadministratie, inkoop en IT om ervoor te zorgen dat diegene alle benodigde middelen krijgt en aan de slag kan.

Grote meerwaarde

De uiteindelijke vraag is natuurlijk: wat heeft het systeem Euramax tot nu toe opgeleverd? “Wat wij als grote pluspunten ervaren vergeleken met het werken met Excel, zijn vooral het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van informatie die je uit de data kunt halen. Dat scheelt veel tijd en uiteindelijk ook geld. Het incident management systeem is van grote meerwaarde is voor onze organisatie. De bedrijfsprocessen zijn nu een stuk professioneler georganiseerd. Belangrijk, want de focus in onze bedrijfsvoering komt steeds meer te liggen op kosten, mede door consolidatie van verschillende klanten en professionalisering van de inkoopafdeling. Ook komen er steeds meer regels op het gebied van Arbo en milieu. We overwegen daarom zelfs om aanvullende modules aan te schaffen die we in willen zetten voor onder meer auditing, planning, risicobeheersing en documentbeheer.”

Download de Zenya brochure

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.

Nog meer uit te halen

Hoewel het Zenya FLOW al veel heeft opgeleverd voor Euramax, heeft Halmans de wens om nog meer uit het systeem te halen dan wat ze nu doen. “We gebruiken het om algemene risico’s te beschrijven zoals het overschrijden van emissiewaarden. Maar we zouden dit heel graag nog verder willen specificeren. Dat wil zeggen onderverdeeld in risicogebieden als water, lucht en bodem om nog beter te achterhalen wat er speelt op de werkvloer.” 

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

We leggen je graag de mogelijkheden uit voor jouw organisatie. Neem contact op met ons.