nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

ICL digitaliseerde complexe workflows met Zenya FLOW

ICL, producent van o.a. meststoffen met wereldwijd vestigingen, was voor de Nederlandse en Belgische vestigingen op zoek naar een systeem waarin ze productaanvragen (New Product Request, ook wel NPR) konden digitaliseren. Deze aanvragen, honderden per jaar, werden tot nu toe handmatig op papier verwerkt. Eén aanvraag kon gemakkelijk tientallen A4’tjes beslaan.

De keuze viel uiteindelijk op Zenya FLOW als workflow management systeem.

Inmiddels is het systeem zo ingericht zoals ze bedacht hadden en zijn de eerste 100 aanvragen al afgehandeld. Tijd om ICL eens te vragen hoe ze tot hun keuze zijn gekomen en of dit ook uitgepakt heeft zoals ze verwacht hadden.

Wij spreken hiervoor met Christie Bordewin-Stroek, Portfolio Manager, Randy Baeten, functioneel beheerder en Senior QA Analyst, en Rob Goedhart, Quality Systems Manager.

KlantICL
ModuleFLOW
Branche

NPR verplicht documenteren in verband met Europese Meststoffenwet

Christie begint het verhaal: ‘Als portfoliomanager is het NPR-proces mijn kindje. We voerden dit proces tot enkele maanden geleden op papier uit. Als er een aanvraag kwam, moesten er allerlei formulieren worden ingevuld en die werden van afdeling naar afdeling rondgestuurd. In Excel hield ik, of mijn collega José, de status van een aanvraag bij. We kunnen wel stellen dat het een complex en tijdrovend proces was. In het gunstigste geval nam zo’n aanvraag zes weken in beslag.’

Al jaren werd er gesproken over een digitalisering van het proces, maar dat werd steeds op de lange baan geschoven. En toen was daar de vernieuwing van de Europese Meststoffenwet (FPR). ‘Daarvoor moet je aan kunnen tonen wat je proces is,’ vertelt Rob. ‘Dat hoeft niet per se digitaal maar dat maakt het wel gemakkelijker. Omdat digitalisering toch al een tijd speelde, was dit wel het moment om te gaan kijken naar een systeem waarin we de NPR’s vast konden gaan leggen.’

Via via kwamen ze bij twee leveranciers voor kwaliteitsmanagement software uit, daarnaast kwam Infoland in beeld. Eentje viel al snel af omdat die vooral voor grafische projecten geschikt bleek. De andere twee, waaronder Infoland, mochten een demo geven. Daarna was de keuze direct gemaakt.

‘Ik ben van nature altijd sceptisch, ook nu. Maar Rob Konings legde het zo goed uit en van wat ik zag werd ik direct enthousiast. We hebben de andere partijen meteen laten weten dat de keuze niet op hen was gevallen en zijn verdergegaan met Zenya. Vrij snel daarna stond de eerste afspraak voor de inrichting met Kirsten van Blijswijk,’ vertelt Christie.

We hebben de andere partijen meteen laten weten dat de keuze niet op hen was gevallen en zijn verdergegaan met Zenya. Vrij snel daarna stond de eerste afspraak voor de inrichting.”

Christie Bordewin-Stroek
Portfolio Manager

Complexe workflows in Zenya FLOW

Een proces van tientallen A4’tjes in een systeem zetten is niet iets wat je even zo doet. Vooral niet omdat het proces bij ICL uit veel verschillende stappen bestaat.

‘Sommige stappen vinden gelijktijdig plaats. Afhankelijk van de routing van de specifieke case moet de workflow naar één of meerdere personen of afdelingen worden gestuurd, tegelijkertijd in één stap. Bovendien moet een workflow ook op vrijwel elk punt terug- of doorgezet kunnen worden, waarbij er niet één vaste flow aan te wijzen is,’ legt Christie uit.

‘En voordat we goed en wel met Kirsten aan de slag konden gaan, dook corona op. Ineens moesten we alles digitaal gaan regelen. Eerlijk gezegd zag ik dat op dat moment niet zitten, want hoe leg je zo’n complex proces uit als je niet fysiek bij elkaar kunt komen? Maar mijn vrees was onterecht: het bleek dat we ook op afstand prima konden samenwerken. Kirsten begreep goed wat we nodig hadden,’ vervolgt Christie.

‘Al waren de workflows echt niet in één keer goed hoor, maar dat lag meer aan ons dan aan Infoland. Er zijn dingen in het proces die zo logisch zijn voor ons dat we ze vergaten vast te leggen, waardoor Kirsten daar geen rekening mee kon houden. Maar de lijntjes waren kort, dus dit soort dingen konden we elke keer weer snel tackelen. En inmiddels staat er dus een indrukwekkende workflow die goed functioneert en waarmee we prima kunnen werken.’

Omdat ons proces en dus de workflow zo complex is, doen we ook wel veel zaken anders dan anderen. En dan is het fijn dat het systeem zo flexibel is dat ik de workflow daarin kan aanpassen zoals wij dat willen.”

Randy Baeten
Functioneel beheerder en Senior QA Specialist

Zenya FLOW zelf beheren is prima te doen

Toen de workflows waren opgeleverd door Kirsten, kon ICL ermee aan de slag. En zoals dat vaak gaat, kom je dan nog allerlei zaken tegen die beter of gemakkelijker kunnen. Daar komt Randy om de hoek kijken, als functioneel beheerder. Aanpassingen in Zenya FLOW doet ICL dus voortaan zelf.

‘Handig daarbij is dat ik het wiel niet altijd opnieuw hoef uit te vinden,’ vertelt Randy. ‘Veel standaard dingen staan bijvoorbeeld op de community beschreven. Ook kijk ik daar regelmatig of er al nieuwe functionaliteiten zijn die ik zou kunnen gebruiken, of tips van andere gebruikers.’

‘Omdat ons proces en dus de workflow zo complex is, doen we ook wel veel zaken anders dan anderen. En dan is het fijn dat het systeem zo flexibel is dat ik de workflow daarin kan aanpassen zoals wij dat willen. Als ik er niet uitkom schakel ik daarvoor de hulp van Kirsten in, op andere momenten stel ik de vraag aan de Servicedesk. Wat daaraan vooral heel fijn is, is dat ik altijd snel reactie krijg zodat ik weer verder kan!’

3 maanden, 100 aanvragen – welke workflows volgen?

In de eerste maanden na livegang zijn er 100 aanvragen afgehandeld. Dit gaat vele malen sneller dan toen het we het nog op papier deden. Sowieso omdat ze nu niet meer fysiek van het ene bureau naar het andere hoeven te worden gebracht (in andere gebouwen), maar ook omdat behandelaars vanuit het systeem een melding krijgen dat er een taak op ze staat te wachten. Voor de meest simpele aanvragen, die voorheen zo’n 6 weken duurden, is de doorlooptijd nu eerder dagen dan weken.

‘We zijn nog steeds bezig met het finetunen van het proces, elke keer komen er wel weer puntjes naar boven die we kunnen aanpassen om het proces nog beter en gemakkelijker te maken,’ vertelt Randy.

En hoe de medewerkers het gebruik ervaren?

‘Goed, mogen we wel stellen. Meerdere gebruikers hebben aangegeven dat het systeem gebruikersvriendelijk is. Daarnaast wordt de werkwijze van het team als prettig ervaren omdat we snel en adequaat reageren én de gebruikers erbij betrekken,’ vult Rob aan.

‘Misschien wel de beste manier om te zien dat ze tevreden zijn, is doordat ze nu zelf met suggesties komen wat we allemaal in het systeem zouden kunnen doen. Ze vragen bijvoorbeeld al of we bepaalde processen in Zenya FLOW kunnen zetten. Ik heb er een wachtlijst voor moeten maken, want ik kan echt niet alle verzoeken in één keer verwerken. En sommige verzoeken gaan zeker nog niet op korte termijn ingewilligd worden,’ legt Randy uit.

‘Maar het is mooi om te zien welke voordelen ze zelf ervaren en dat ze bedenken wat we allemaal nog meer kunnen optimaliseren met Zenya,’ aldus Christie. ‘We hebben een goede keuze gemaakt en dit zou echt voor iedere organisatie met complexe workflows kunnen werken. Je ziet ook dat er op de community vraag naar is, dus het is fijn dat we ons verhaal kunnen doen!’

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

We leggen je graag de mogelijkheden uit voor jouw organisatie. Neem contact op met ons.