nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Qualicor Europe audit bij Ikazia succesvol mede dankzij gebruik Zenya

In juni 2021 nam Qualicor Europe bij het Ikazia Ziekenhuis Rotterdam een audit af. Voor de audit slaagde Ikazia met vlag en wimpel en Qualicor gaf een mooi compliment voor de manier waarop zij Zenya gebruiken als kwaliteits- en risicomanagementsysteem. Daar willen wij wel eens meer over weten.

Tijd dus om in gesprek te gaan met Inge van Wagtendonk, Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid, en Laszlo Leensvaart, Stafmedewerker Kwaliteit en Patiëntveiligheid en projectleider Qualicor Europe accreditatie.

KlantIkazia Ziekenhuis Rotterdam
ModuleDOC, FLOW, CHECK & RISK
Branche
Audit geslaagd mede dankzij Zenya

De overgang van iProva naar Zenya verliep vlekkeloos

Ikazia zet in op een proces van continu verbeteren. Dit willen ze op verschillende manieren bereiken, bijvoorbeeld door te leren van (incident)meldingen, samenwerking tussen afdelingen te bevorderen en te zorgen voor overzicht en inzicht. Hiervoor gebruiken ze de vier modules van Zenya.

“We zijn sinds september 2021 over gegaan naar Zenya. De lancering van Zenya, dat iProva ook bij ons ging vervangen, viel net voor de Qualicor audit en het leek ons niet handig om die twee op hetzelfde moment te laten plaatsvinden. Dus we hebben gewacht tot na de audit en zijn toen overgegaan,” vertelt Inge.

“De communicatie rondom de verandering hebben we laagdrempelig gehouden: inhoudelijk is er namelijk weinig gewijzigd. Dat heeft gewerkt, want we hebben geen opmerkingen over de functionaliteit gehad. Alles loopt door zoals het altijd al deed,” vervolgt Inge.

Met Zenya moet de piek rondom een audit verdwijnen en kan de kwaliteit een continu proces worden.”

Inge van Wagtendonk
Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid

Van voldoen aan normen naar continu verbeteren

Nog niet zolang geleden werd Zenya door Ikazia vooral gebruikt om te voldoen aan normen. Rond een audit was er dan ook altijd een piek te zien in activiteiten die kwaliteit en veiligheid raken. Dat vereist een bepaalde manier van denken, waarbij Zenya voornamelijk ingezet wordt voor kwaliteitsborging. Ikazia wilde dit veranderen.

Niet alleen de afdeling van Inge en Laszlo moet zich verantwoordelijk voelen voor kwaliteit; kwaliteitsborging moet meer onderdeel uit gaan maken van de praktijk/ het werk op de werkvloer. Bijvoorbeeld door managers en teamleiders eenvoudig inzicht te geven met slimme dashboards in Zenya. Zo moet ook de piek rondom een audit verdwijnen en kan kwaliteit een continu proces worden.

Ikazia ziet de noodzaak voor een verandering, maar ook de werkwijze van Qualicor is recent veranderd om juist hierop aan te sluiten. Van één audit in de vier jaar, waarbij er van tevoren veel documenten moeten worden aangeleverd en er 2500 normen bevraagd worden, duurt een cyclus nu vijf jaar. Tijdens die vijf jaar vindt elke 20 maanden een minder uitgebreide audit op één van de onderdelen plaats. Dit moet leiden tot meer continuïteit in kwaliteit en minder belasting rondom een audit.

Ikazia ziekenhuis en Zenya

Iedereen binnen onze organisatie willen we betrekken bij dit proces en Zenya helpt ons daarbij.”

Laszlo Leensvaart
Stafmedewerker Kwaliteit en Patiëntveiligheid en projectleider Qualicor Europe accreditatie

Betrokkenheid binnen alle lagen van de organisatie

Inge vertelt dat ze merken dat het leeft binnen de organisatie: “We hebben een directeur patiëntenzorg die regelmatig in Zenya kijkt. Hij probeert echt aan de hand van de dashboards bij te houden hoe het staat met de kwaliteit binnen Ikazia, wat er goed gaat maar ook wat er beter kan.

We zien dat hij ook gerust ’s avonds nog inlogt en af en toe stelt hij vragen waar hij bepaalde zaken kan vinden. Die betrokkenheid is mooi om te zien en dat is waarvoor we het uiteindelijk doen. Iedereen binnen onze organisatie willen we betrekken bij dit proces en Zenya helpt ons daarbij.”

Voor een audit als die van Qualicor is het belangrijk dat duidelijk wordt dat kwaliteit binnen de hele organisatie een continu proces is. Dat meten ze onder andere door medewerkers vragen te stellen 

over protocollen, processen en richtlijnen. Door Zenya onderdeel te maken van het dagelijkse werk binnen Ikazia, is dit eenvoudig te meten.

Sterker nog, Qualicor noemt het gebruik van Zenya binnen Ikazia expliciet in de evaluatie: “Overzichtelijke dashboards voor alle lagen in de organisatie en alles onder één paraplu.” Een mooier compliment kunnen we bij Infoland niet krijgen, want hier doen we het tenslotte voor.

Ook Ikazia is blij met zo’n opmerking, want het betekent dat zij een juiste keuze hebben gemaakt door met Zenya te gaan werken, en dat medewerkers niet alleen gewenst gedrag laten zien tijdens een audit maar dat kwaliteit echt leeft.

De toekomst van kwaliteit en veiligheid bij
Ikazia

Blijft er dan niets meer te wensen over? Natuurlijk wel. Veiligheid en kwaliteit, we zeiden het al eerder, is een continu proces. Stilstaan betekent ook in dit geval achteruitgang.

Laszlo is te spreken over de flexibiliteit van Zenya: “We kunnen vrijwel alles bouwen wat we willen, van meldingsformulieren tot dashboards. De mogelijkheden zijn er. Wat ik nog zou willen? Ik kan zo één ding benoemen: de mogelijkheid om in rapportages eenvoudig dwarsverbanden, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen, te kunnen aantonen. Daarmee kunnen we trends in lerend vermogen en lessons learned herkennen en dit organisatiebreed oppakken in plaats van per team of afdeling.”

Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheden om transmuraal melden binnen de regio Rotterdam eenvoudiger te maken. Vrijwel alle partners van Ikazia maken gebruik van Zenya dus de mogelijkheden liggen er. “Dan wordt kwaliteit en veiligheid niet alleen meer onze eigen verantwoordelijkheid maar kunnen we ook extern stappen gaan maken in de samenwerking,” sluit Laszlo af.

Brochure Zenya Software Suite

Meer weten over de flexibiliteit van Zenya?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.