nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Eenvoudige incidentmeldingen voor meer veiligheid bij Sanofi

Na een oriëntatiefase maakte biotechbedrijf Sanofi (toen nog Genzyme) de keuze voor een nieuw incidentmeldsysteem. Gebruiksvriendelijkheid was een belangrijke vereiste, zodat de drempel om te melden voor medewerkers zo laag mogelijk werd. Dat bevordert immers het invoeren van meldingen, wat uiteindelijk minder incidenten betekent. Het denken over veiligheid op de werkvloer, milieu en welzijn is dan ook doorgedrongen tot de gehele organisatie.

Manager EHS Yves Berghmans en preventieadviseur Luc Royens vertellen hoe de keuze voor Zenya FLOW tot stand kwam en hoe dat past in het veiligheidsbewustzijn binnen het biotechnologische bedrijf.

KlantSanofi
ModuleFLOW
Branche

Behoefte aan digitalisering van incidentmeldingen

Yves Berghmans bedong bij zijn aantreden dat de organisatie de ISO 14001 en OHSAS 18001 – wat sinds 2018 ISO 45001 is – certificeringen zou gaan halen. Daarvoor was een procedure voor incidentmelding nodig. 

Deze procedure werd door de afdeling EHS (Environment, Health & Safety) zelf ontwikkeld. De medewerkers vulden een uitgeprint formulier in en de verantwoordelijke manager moest vervolgens onderzoek doen naar de melding en eventueel corrigerende maatregelen voorstellen.

Het originele meldformulier ging naar de afdeling EHS en de leidinggevende kreeg een kopie. Er was één formulier voor het melden van incidenten én non-conformiteiten. Hoewel deze werkwijze veel voordelen bracht, waren er ook nadelen. 

Het betrof een wat logge procedure, want de kans dat het papieren meldformulier bleef liggen op een stapel ‘nog te doen’, was groot. Net zoals de kans dat een formulier verloren zou gaan. 

Bovendien bleek er een drempel te bestaan om te melden, omdat medewerkers immers bij hun leidinggevende moesten aankloppen. De behoefte om de procedure te digitaliseren en tegelijk te updaten, groeide. 

Genzyme zelf groeide eveneens en werd in 2011 overgenomen door Sanofi. Infoland werd uitgenodigd en zij sloegen meteen de spijker op de kop. Want de eenvoud die Zenya, het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland, liet zien, kwam geheel overeen met de denkwijze over incidentmeldingen van Sanofi. Daarnaast waren er veel gelijkenissen met hun bestaande papieren procedure. Dat was precies wat Sanofi wilde.

Keep it simple is bij ons het adagium. We gaan door ons veiligheidsbeleid van een reactieve naar een preventieve organisatie.”

Yves Berghmans
Manager EHS bij Sanofi

De voordelen van Zenya FLOW

  • Het maken van een incidentmelding is laagdrempelig geworden. Iedereen kan een melding doen: van operationeel medewerker tot manager. Precies zoals Sanofi het voor ogen had. Het systeem moest uiterst gebruiksvriendelijk zijn. Nu krijgt de melder bovendien altijd feedback over hoe het incident is afgehandeld.
  • Het eigenaarschap van de meldingen ligt nu bij de operationele managers: Zenya FLOW geeft iedere morgen een signaal aan de afdelingsmanager bij wie een CPM op actie wacht. Pas als de afdelingsmanager deze heeft afgesloten, wacht een review door de afdeling EHS. Dat valt natuurlijk veel meer op dan een excelsheet, die ver van de dagelijkse operationele processen afstaat.

Cultuurverschuiving

De organisatie maakte in de afgelopen jaren een belangrijke verschuiving door. Het veiligheidsbewustzijn wordt door steeds meer medewerkers gedragen. Een goede meldcultuur is daarvan een signaal. Ook legt het digitale systeem en de daarvoor beschreven workflow op dat meer mensen moeten overleggen over risico’s.

Het tekent het verhoogde bewustzijn over veiligheid en milieu bij Sanofi. Dat is dan ook het uitdrukkelijke streven van de organisatie; in de beleidsverklaring inzake veiligheid en milieu die de organisatie hanteert, staat dat het een cultuur wil vormen waar continue verbetering centraal staat. Daarin past naadloos het maken van een incidentmelding zoals dat door Zenya FLOW wordt gefaciliteerd.

Download de Zenya brochure

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.

Werken aan veiligheid – een continu verbeterproces

De hoge aandacht voor veiligheid en milieu bij Sanofi vertaalt zich onder meer in strakke procedurele afspraken tussen de organisaties. Als een melding is gedaan en een risico-inschatting heeft plaatsgevonden, dan gaat er al naargelang de ernst en significantie van die risico’s een mailtje naar de corporate EHS organisatie in Boston. De melding wordt automatisch gegenereerd zodra de melding is geïndiceerd. Het is dan één van de gesprekspunten tussen de lokale en globale veiligheidsmanagers.

Vanzelfsprekend vindt een vertaling van het incident en de verbeteracties plaats naar heel Sanofi, wanneer dat opportuun is. Wat heeft de organisatie zelf nog te doen? Het mooie van een digitaal systeem is natuurlijk dat het de mogelijkheid biedt om, door het verzamelen en analyseren van alle incidentmeldingen, CPM’s en dergelijke, nieuwe inzichten te verwerven.

Zo is werken aan veiligheid op de werkvloer een continu verbeterproces geworden.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.