Slimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.Het Vlaamse Imeldaziekenhuis is een innovatief regionaal ziekenhuis met een compleet zorgaanbod. Dagelijks werken hier 1700 medewerkers en 160 artsen aan veilige, kwalitatieve zorg voor duizenden patiënten. Kristin Muller is als kwaliteitsmanager verantwoordelijk voor het ziekenhuisbrede kwaliteitsbeleid, samen met een betrokken kernteam. In dit klantverhaal deelt zij haar ervaringen met Zenya en de nieuwe AI-functionaliteiten in de audit- en risicomanagementmodule.
In het Imeldaziekenhuis in Bonheiden (België) zetten dagelijks ruim 1700 medewerkers, 160 artsen en meer dan 100 vrijwilligers zich in voor de zorg van patiënten. Ieder jaar vinden er zo’n 21.000 klassieke opnames en 48.000 dagziekenhuisopnames plaats. Op jaarbasis telt het ziekenhuis zo’n 211.000 consultaties. Hoe ze dit vlot laten verlopen en hoe ze kwalitatieve zorg bieden aan zoveel mensen? Dat doen ze met enthousiast teamwork én de meest innoverende technieken. Voor kwaliteits- en risicomanagement vertrouwt het ziekenhuis al jaren op Zenya. Kristin Muller structureert en borgt dit vanuit haar rol, in een snel evoluerende zorgcontext.
Oorspronkelijk startte het Imeldaziekenhuis met Zenya voor documentbeheer. Vandaag werkt het met alle kwaliteitsmanagementmodules van Zenya, inclusief de nieuwste AI-functionaliteiten. Kristin vertelt: “Kwaliteitszorg bieden is superbelangrijk voor ons, maar risicomanagement gebeurde eerst ad hoc. Er was geen overkoepelend systeem of proces. Audits? Die werden vooral uitgevoerd op papier of in Excel. Je kunt je voorstellen dat dit erg arbeidsintensief was.”
Dat moest anders en efficiënter, dus ging Kristin op zoek naar een betere oplossing voor audit- en risicomanagement. “De aanleiding daarvoor was deels het behalen van accreditaties. Dat heeft het proces in ieder geval versneld”, legt Kristin uit. “We wilden structuur aanbrengen in hoe we risico’s identificeren en opvolgen. En ook audits moesten gestandaardiseerd worden. Niet alleen vanwege de accreditaties, maar vooral omdat we duurzaam wilden veranderen.” Daar kwam Zenya in beeld, de software die het ziekenhuis al langer gebruikte voor onder andere documentmanagement.
“Recent kregen we een onaangekondigde audit van de Vlaamse overheid. Dankzij Zenya konden we meteen alle relevante documenten, risicoanalyses en verbeteracties tonen. Dat geeft ons vertrouwen.”
Het Imeldaziekenhuis gebruikte Zenya (toen nog iProva) dus al een tijdje. “We hadden al ervaring met de modules voor documentmanagement en workflowmanagement. De overstap naar de SaaS-versie met álle Zenya modules leek ons een logische volgende stap. De meerwaarde zat ’m niet alleen in de software, maar ook in de ondersteuning en de visie van Zenya”, vertelt Kristin. “Je voelt dat Zenya echt is gebouwd rond de behoeften van kwaliteitsmanagers.”
Voor risicomanagement en audits betekende Zenya een echt omslagpunt. Voorheen deed het ziekenhuis wel eens een FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) hier en daar, of een analyse rondom de distributie van medicatie. “Maar het bleef bij losse projecten. Nu voeren we consistent en ziekenhuisbreed risicobeheer uit met Zenya RISK. Elk team werkt actief mee. De software dwingt geen strakke regeltjes af, maar ondersteunt ons in onze manier van werken. Dat is een groot verschil met andere systemen.”
Wat het Imeldaziekenhuis van veel andere Zenya klanten onderscheidt, is het actieve gebruik van AI-functionaliteiten. “We gebruiken de AI-features in de audit- en risicomanagementmodule Bij audits laden we het verslag op en AI haalt er vervolgens automatisch observaties en non-conformiteiten uit. Je krijgt meteen een voorstel: dit zijn je bevindingen, dit zijn de best practices. Daarna hoef je alleen nog maar te beoordelen.”
Kristin gaat verder: “Ik noem het vaak een extra paar handen. Je wordt geholpen bij structureren, opvolgen en rapporteren. Dat verhoogt de kwaliteit van ons werk én het werkplezier.” Ook wint het ziekenhuis tijd, tijd die ze in zorg kunnen investeren in plaats van in administratie. “Voor kwaliteitsmanagers is Zenya een gamechanger.”
Binnenkort wil het ziekenhuis ook gebruik gaan maken van Zenya AI Search binnen het documentmanagementsysteem, om documenten sneller terug te vinden. “De nieuwe AI-zoekfunctionaliteit zal ons helpen om protocollen en richtlijnen sneller toegankelijk te maken voor zorgverleners. Dat is een directe winst voor veiligheid en efficiëntie”, vertelt Kristin.
Kristin is duidelijk: “Zenya maakt het verschil. We hebben nu alles op één plek: documenten, audits, vragenlijsten, risico’s, incidenten en verbetermaatregelen. Alles is aan elkaar gelinkt, waardoor we veel leren en blijven verbeteren.” Dat merkt het ziekenhuis ook bij onverwachte inspecties. “We kregen recent een onaangekondigde audit van de Vlaamse overheid. Dankzij Zenya konden we meteen alle relevante documenten, risicoanalyses en verbeteracties tonen. Dat geeft ons vertrouwen.”
Daarnaast helpt de software om outcomegericht te werken, een evolutie die steeds belangrijker wordt voor de financiering van zorg. “We moeten kunnen aantonen wat we doen, waarom we het doen en wat het oplevert. Zenya helpt ons om dat gestructureerd te doen. Het systeem is een onmisbaar onderdeel geworden van onze kwaliteitscyclus.”
Kristin benadrukt ook dat de AI-functionaliteiten een positieve impact hebben op de cultuur. “Dankzij AI kunnen we sneller werken, maar AI is ook objectief. AI ziet verbanden die wij zelf misschien over het hoofd hadden gezien. Dat helpt ons om scherp te blijven en verder te denken dan één analyse.”
“Dankzij de AI-features in Zenya kunnen wij focussen op het leveren van betere zorg voor patiënten, minder administratieve druk en meer werkplezier.”
Kristin hoeft niet lang na te denken over de vraag waarom andere ziekenhuizen óók voor Zenya zouden moeten kiezen. “We voelen ons gehoord. Zo hebben we elk jaar een evaluatiesessie en een vast aanspreekpunt, iemand bij wie we altijd terecht kunnen. Weet die het antwoord niet? Dan kunnen we ook beroep doen op de helpdesk of de community van Zenya. Vaak zoeken we eerst zelf naar een oplossing op de community, bijvoorbeeld door een training te raadplegen. Dat is voor mij heel belangrijk in een samenwerking: het gevoel dat we er niet alleen voor staan.”
Dankzij Zenya werkt het Imeldaziekenhuis efficiënter, effectiever en is er meer focus op waar het allemaal om draait: goede zorg. Kristin: “Zenya ondersteunt alle domeinen van ons kwaliteitsmanagement. Dat zorgt voor betere communicatie intern, meer overzicht en rust in onze organisatie.”
Toch blijft het een traject van verandering en bijschaven. “Niet iedereen is altijd direct mee. Je hebt ‘believers’, een grote middengroep en enkele die hards die niet overtuigd raken. Maar als je blijft tonen wat het oplevert: tijdwinst, inzicht en betere samenwerking, dan groeit het draagvlak vanzelf.”
Het verhaal van het Imeldaziekenhuis laat zien hoe krachtig de combinatie van software, slimme AI-ondersteuning en intrinsieke motivatie van medewerkers kan zijn. Door processen te centraliseren en met elkaar te verbinden in één systeem, bouwt het ziekenhuis aan een cultuur waarin continu verbeteren centraal staat. Zenya is geen wondermiddel, maar wel een slimme, betrouwbare oplossing voor het realiseren van betere zorg.
Kristin besluit enthousiast: “Zenya maakt kwaliteits- en risicomanagement tastbaar en concreet. Dankzij de AI-features kunnen wij focussen op het leveren van betere zorg voor patiënten, minder administratieve druk en meer werkplezier. Ik zou zo opnieuw voor Zenya kiezen.”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Plan je demo of neem contact op.
