nlenbe-nldkseSlimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.

Mondriaan bereikt medewerkers effectiever met Zenya BOOST

Mondriaan is gespecialiseerd in geestelijke gezondheidszorg, preventie, verslavingszorg en forensische psychiatrie. Een toegewijd team van 2.400 zorgprofessionals en 150 vrijwilligers helpt jaarlijks meer dan 10.000 mensen, van kinderen tot ouderen, in de regio Zuid-Limburg. Het doel is de beste zorg te bieden, waarbij zorginnovatie een cruciale rol speelt — iets waar Zenya hen bij helpt.

Lianne Pijls is Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid. Samen met haar collega’s is zij verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van Zenya binnen de organisatie. In deze case vertelt ze over het resultaat van en de ervaringen met de Zenya BOOST campagnes die ze heeft ingezet binnen Mondriaan.

Branche:

Zorg

Module:

DOC / FLOW / BOOST / CHECK / RISK

Medewerkers:

1001 – 5000

Uitdagingen voor de start:

  • Berichten op het intranet worden vaak over het hoofd gezien

Resultaten na implementatie:

  • Tot tien keer meer actieve weergaves en reacties op berichten
Lianne Pijls - Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid

De juiste modules voor jouw focus

“Ik had het nooit gedacht, maar eigenlijk vind ik applicatiebeheer heel leuk”, begint Lianne lachend. “Ik begon mijn carrière in de kinder- en jeugdpsychiatrie, en maakte gaandeweg de overstap naar de stafdiensten. Zo begon ik vier jaar geleden als stafadviseur binnen team Kwaliteit. De Zenya modules richten wij in.”

“Mondriaan maakt al geruime tijd gebruik van de modules van Zenya, zo lang ik me kan herinneren. Door de jaren heen hebben we de verschillende modules gebruikt, afhankelijk van waar onze focus lag. Momenteel werken we met een combinatie van Zenya DOC en Zenya FLOW. Onze kwaliteitsmanagementambities de komende jaren leiden ertoe dat we de volledige Zenya Suite willen inzetten, inclusief Zenya CHECK, Zenya RISK en Zenya BOOST.

Het volledige KMS onder één dak

“Ons uiteindelijke doel is om het volledige kwaliteitsmanagementsysteem in Zenya te borgen”, vertelt Lianne. “Vroeger hadden we verschillende systemen voor onze documenten, voor meldingen, enzovoorts. Maar Zenya maakt het mogelijk om alles te combineren in één integraal systeem.”

“Dat maakt het voor ons én voor de mensen op de werkvloer veel makkelijker. Meldingen worden automatisch doorgestuurd naar relevante medewerkers. Je kunt dat monitoren in het systeem, je kunt er acties op uitzetten en ga zo maar door.

Met Zenya heb je het volledige KMS gebundeld in één integraal systeem. Dat is fijn voor ons én voor de mensen op de werkvloer.”

Lianne Pijls
Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid bij Mondriaan

Kennismaking met Zenya BOOST

Mondriaan werkt met een social intranet waar berichten op gepost worden en waar mensen op kunnen reageren. Eerder dit jaar zette Lianne via die weg een campagne op rond de MIP, Melding Incident in de Patiëntenzorg.

“Ik wil het maken van een melding vereenvoudigen en de werkwijze achter het meldformulier herzien, rekening houdend met de ervaringen van de gebruikers. Ik stelde een online vragenlijst op en deelde die, via meerdere berichten, op de tijdlijn van ons intranet. Het resultaat? Ongeveer 25 reacties op enkele weken tijd — en dat met een bereik van ongeveer 2500 mensen. Later deelde ik diezelfde berichten en vragenlijst, maar dan door een doelgroepgerichte campagne met Zenya BOOST in te zetten. Het resultaat was duidelijk: binnen een week had ik wel 100 reacties!”

Later dit jaar zette Lianne opnieuw een campagne op met Zenya BOOST, dit keer in het kader van de Suïcidepreventie Week. “We stelden berichten op die mensen handvaten gaven binnen het thema, met bijvoorbeeld links naar webinars of opleidingen. Vorig jaar hield ik een gelijkwaardige campagne, en ook hier was het verschil weer opmerkelijk. De actieve weergaves, dus het aantal mensen dat doorklikte, lag bij Zenya BOOST maar liefst tien keer zo hoog als op ons eigen intranet.”

Het resultaat door inzet van doelgroepgerichte campagnes met Zenya BOOST is duidelijk:
maar liefst 10 keer meer actieve weergaves dan via ons eigen intranet.”

Lianne Pijls
Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid bij Mondriaan

Met Zenya BOOST heb je veel kans om de juiste mensen te bereiken. Het is een simpele en intuïtieve methode, waarvoor je zelfs geen consultant nodig hebt om het in te richten.”

Lianne Pijls
Stafadviseur Zorg, Kwaliteit & Veiligheid bij Mondriaan

Een effectievere manier om medewerkers te benaderen

“Zorgmedewerkers zitten niet de hele dag aan hun computer. Hebben ze dan even tijd voor hun administratie, dan valt een mail veel sneller op dan een post op het intranet. Berichten raken daar nu eenmaal veel sneller ondergesneeuwd. Bovendien kun je in de berichten van Zenya BOOST lezers heel goed aanzetten tot doorklikken, bijvoorbeeld met een poll of een aantrekkelijke quizvraag. Dat daagt uit en werkt, duidelijk.”

Wat Lianne de beste toepassing vindt van Zenya BOOST? “Het is ideaal om bijvoorbeeld een nieuw beleid onder de aandacht te brengen en om de visie en ervaringen van je medewerkers mee te nemen bij het maken van beslissingen. Het zijn korte berichtjes die per doelgroep gepland worden uitgestuurd via een vooraf ingestelde tijdlijn. Mensen kunnen hierop reageren en de discussie met elkaar aangaan. Dat maakt het makkelijker om iedereen te horen.” De rapportage in Zenya BOOST toont de voortgang en reacties per doelgroep, wat je direct inzicht geeft in het verloop van de campagne. Met deze informatie kun je tijdig bijsturen in de campagne, door de berichtgeving die nog gepland staat aan te passen.

Een omgeving die samenwerking bevordert

“Zenya BOOST is een heel simpele module, heel intuïtief”, vertelt Lianne. “Je hebt eigenlijk geen consultant nodig die het voor je inricht, dit kan iedereen. En als we toch eens ergens vastzitten, dan kunnen we bij de medewerkers van Zenya terecht. Zo zijn we gekoppeld aan een contactpersoon die altijd voor ons klaarstaat. Meestal kijk ik wel eerst op de Zenya-community of ik een antwoord op mijn vraag kan vinden. Dat is trouwens ook een heel fijn platform om met collega-instellingen in contact te komen.”

Of Lianne Zenya zou aanraden aan andere zorginstellingen? “Zeker weten, het is eigenlijk een integraal pakket voor je hele KMS, waar je volledige PDCA (Plan Do Check Act) in wordt geborgd. Want we zijn heel goed in plannen en doen, maar werken onze acties ook echt? Dat kunnen we monitoren via Zenya.”

“Het mooiste aan Zenya is dat ketenpartners in de regio hetzelfde systeem gebruiken. Daardoor kunnen we ervaringen uitwisselen en van elkaar leren. Dat vind ik een heel groot pluspunt!”

Meer weten over Zenya?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd naar hoe Zenya jou kan helpen medewerkers effectief te benaderen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.