Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Drinkwaterbedrijf Oasen voorziet 778.000 mensen in een deel van Zuid-Holland en Utrecht elke dag van lekker en betrouwbaar drinkwater. Incidenten werden op meerdere manieren vastgelegd. Sommige calamiteiten werden op papier gemeld en incidenten in het kader van Arbo, milieu en veiligheid werden in een meldsysteem vastgelegd dat daar niet voor geoptimaliseerd was.
Procedures en documenten werden in een documentmanagementsysteem vastgelegd en het risicomanagement bestond uit Excel-bestanden. Door de jaren heen groeide het aantal beschreven procedures en raakten processen versnipperd, waardoor men het overzicht kwijtraakte.
We spreken Peter van der Vlies, adviseur risicomanagement, Irene van Eijk, adviseur kwaliteitsmanagement, en Hayat el Boayadi, medewerker kwaliteitsmanagement. Zij gaan in op hoe zij tot de keuze voor Zenya zijn gekomen en wat het gebruik van deze kwaliteitsmanagement software Oasen tot dusver heeft gebracht.
Initieel ontstond de behoefte aan nieuwe software voor het vastleggen van procedures en documenten. Het bestaande DMS voldeed niet meer. “Hoewel in ISO 9001:2015 de verplichting om werkzaamheden in procedures vast te leggen is vervallen, was er wel behoefte aan een gebruiksvriendelijk systeem om bepaalde workflows te automatiseren en output van bedrijfsprocessen nog beter te borgen,” vertelt Irene.
Peter vult aan: “We kwamen al snel tot de ontdekking dat er voor documentmanagement ontzettend veel systemen te krijgen zijn. Maar we hebben de scope uitgebreid: het moest een systeem zijn waarin we ook incidentmeldingen konden vastleggen en opvolgen en waarin risicomanagement uitgevoerd kon worden. We hebben veel gezien, maar lang niet alle systemen maakten waar wat ze beloofden.”
“Uiteindelijk bleven twee leveranciers over die mochten inschrijven op de aanbesteding. Eén daarvan was Infoland met Zenya Software, en uiteindelijk hebben jullie de aanbesteding gewonnen. Wij gingen dus aan de slag met Zenya,” gaat Peter verder.
De vereisten bij de aanbesteding waren, onder andere, dat het beheer van documenten vereenvoudigd moest worden. Als er bijvoorbeeld een afdelingsnaam wijzigt, moet dit in één keer te veranderen zijn in alle relevante documenten. Zenya sluit daarbij aan.
Ten aanzien van incidentmeldingen bestonden er vanuit de organisatie ook aanvullende behoeften. In de oude situatie meldden de monteurs een incident of gevaarlijke situatie op een locatie in het ene meldsysteem, waarna deze vervolgens handmatig in een ander meldsysteem werden vastgelegd.
“Dat systeem was ingewikkeld in gebruik en niet zo gebruiksvriendelijk. Ook ontbraken de analysemogelijkheden. Het nieuwe meldsysteem moest dus vooral gemakkelijker in gebruik zijn en voorzien in de mogelijkheid om analyses te maken,” aldus Hayat.
Bovendien moest het systeem geschikt zijn voor risicomanagement, want daar was bij Oasen, anders dan de bestaande Excel-documenten, nog geen systeem voor. Peter miste vooral het overzicht en inzicht in wat er écht speelt. Wat helemaal mooi meegenomen is, is één systeem aan alle wensen voldoet, zodat het niet zo versplinterd raakt binnen de organisatie. Dat komt overall het gebruiksgemak ten goede.
Inmiddels zijn we een aantal maanden verder en is Zenya geïmplementeerd bij Oasen. Hierbij hebben ze wel gewacht tot Zenya uiteindelijk gelanceerd werd, om te voorkomen dat ze eerst in iProva aan de slag zouden gaan en dan al snel over zouden gaan op Zenya.
Zenya DOC gaat vooral gebruikt worden om procesflows in vast te leggen, legt Irene uit. Dit om te borgen dat documenten op de juiste manier beheerd worden en de juiste personen kunnen aanhaken.
“Dit maakt dat de opvolging een stuk eenvoudiger is. We werkten eerst met Excel en losse mails, waarin je dan jouw deel toevoegde en het vervolgens doorstuurde. In Zenya is dat een stuk gemakkelijker: je zet de taak in het systeem door naar de volgende en het systeem helpt je herinneren dat je jouw deel nog moet doen,” vertelt Irene.
Ook het opvolgen van incidentmeldingen is op deze manier een stuk logischer, vertelt Hayat: “Waar je voorheen nog wel eens achter een melding aan moest bellen, omdat die ergens op een bureau of in een postvak bleef liggen, kan deze nu sneller wordt opgepakt. Handig, als een systeem je eraan herinnert dat er nog iets van je verwacht wordt!”
Ook benoemen ze allen nog het beheer van Zenya, dat eenvoudig zelf te doen is. Specifieke kennis is namelijk niet nodig, een beetje handigheid en interesse natuurlijk wel. Maar dat zit bij Oasen wel goed, want Zenya biedt hen zoveel meer overzicht en gemak, dat ze het prettig vinden om nu met de software te kunnen werken. En dat horen we natuurlijk graag!
De brochure over de Zenya software suite geeft helder inzicht op de vier modules, en hoe zij samen een krachtig kwaliteitsmanagement systeem vormen.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
