nlenbe-nl Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Van weken naar uren: onboarding in Zenya bij AAE

Het werving- en onboardingproces bij AAE, hightech machinefabrikant uit Helmond, kent veel stappen, waarbij diverse mensen en afdelingen betrokken zijn. Enkele jaren geleden werd de wens uitgesproken om dit te stroomlijnen, onder andere door HR. Rick Jongen mocht hier zijn derdejaars stage aan besteden en wist de gehele workflow in Zenya te zetten. Hoe hij dat deed, dat vertelt hij samen met Rob Fleuren, Manager ICT bij AAE.

Inmiddels is Rick afgestudeerd, maar hij loopt nog steeds regelmatig bij AAE rond: na zijn derdejaars stage voor ICT deed hij zijn afstudeerstage bij Sales én werkt hij in zijn vrije tijd, zoals in de vakanties, nog voor AAE. Een bijzonder verhaal dus en als het aan Rob had gelegen was Rick na zijn studie meer dan welkom om fulltime bij het bedrijf te komen. Maar Rick besluit om nog even verder te studeren.

KlantAAE
ModuleZenya FLOW
Branche

Automatiseren van een workflow

Tijdens mijn eerste stageperiode was de opdracht om de workflow rondom het werven, selecteren en onboarden van nieuw personeel zoveel mogelijk te automatiseren,’ vertelt Rick. Rob vult aan: ‘we groeien als bedrijf flink, we hebben afgelopen jaar ongeveer 100 nieuwe medewerkers aangenomen. Het proces van uitzetten van een vacature tot het invullen daarvan, de juiste goedkeuringen krijgen én alles klaarzetten voor de nieuwe medewerker, liep niet overal even soepel. Het duurde gerust weken, zo niet maanden, voordat alles geregeld was. Nu kan dat, in het meest gunstige geval, in een dag, of zelfs een paar uur, geregeld zijn.’

Van weken of maanden naar uren: dat is nogal een tijdswinst. Waar zit hem dat in? Daarvoor heeft Rick eerst het hele proces in beeld gebracht. ‘Een manager beslist dat hij (extra) nieuw personeel nodig heeft. De directie moet hier vervolgens akkoord op geven, waarna de aanvraag naar HR gaat. Zij zetten de vacature uit, krijgen sollicitaties en moeten deze verwerken. Uiteindelijk komt er als het goed is een nieuwe medewerker uit het proces voort, deze moet ingeschreven worden en daar moeten alle randvoorwaarden zoals laptop, badge etc. voor geregeld worden. Dit is uiteraard afhankelijk van de functie,’ vat Rick het proces kort samen.

‘Voor de zaken die ICT en de Technische Dienst moet regelen, zoals die toegangsbadge, maar ook de laptop, toegang tot systemen enzovoorts, moeten we akkoord krijgen van de directie,’ vertelt Rob. Er komt dus nogal wat kijken bij zo’n proces, en automatiseren betekent dus zeker een efficiëntieslag.

Zenya hadden we al langer in het vizier voor de invulling van ons kwaliteitsmanagement, dus deze hebben we, nadat Rick het proces in kaart heeft gebracht, meegenomen in het vergelijk. We hadden wat eisen opgesteld en hebben bekeken welk platform aan zoveel mogelijk van die eisen voldeed. Dat werd Zenya FLOW.” aldus Rob.

Zenya hadden we al langer in het vizier voor de invulling van ons kwaliteitsmanagement, dus deze hebben we, nadat Rick het proces in kaart heeft gebracht, meegenomen in het vergelijk. We hadden wat eisen opgesteld en hebben bekeken welk platform aan zoveel mogelijk van die eisen voldeed. Dat werd Zenya FLOW.”

Rob Fleuren
Manager ICT bij AAE

Zenya werkt intuïtief, specifieke kennis is niet nodig

Voor Rick was Zenya nieuw. Hij heeft weliswaar wel wat kennis van dit soort systemen, maar is geen programmeur. Zenya werkt vrij intuïtief, als je enig gevoel hebt bij dit soort software is dat al genoeg om ermee aan de slag te gaan. Als je eenmaal doorhebt hoe zo’n workflow werkt, dan kun je door. En natuurlijk, soms moet je proberen, lukt het niet en moet je opnieuw beginnen. Maar daarna heb je het wel door.’

Sinds de zomer van 2019 wordt er binnen AAE dan ook gewerkt met de workflow in Zenya FLOW. Degene die de vacature wil plaatsen, maakt een melding aan in het systeem en dan gaat het hele proces eigenlijk vanzelf lopen. Allereerst gaat de melding langs de directie. Verderop in het proces, als er gesolliciteerd kan worden via bijvoorbeeld de website of via een externe partij, dan komt het sollicitatieformulier ook onder de melding in het systeem te hangen. En degene die hier iets mee moet, krijgt vanzelf een reminder dat hij of zij iets met het formulier moet gaan doen. Zo gaat het met het hele proces.

‘Waar we vervolgens tegenaan liepen, is dat de afdelingen ICT en Technische Dienst vaak pas heel laat in het proces het verzoek kregen dat er zaken voor de nieuwe medewerker in orde gemaakt moesten worden. Dit gebeurde pas nadat HR alle gegevens had ingevuld en het proces eigenlijk al zover had afgerond. Bovendien moet dat ook weer door directie worden goedgekeurd, wat extra vertraging op kan leveren. Deze afdelingen kregen daardoor soms pas opdracht om het in orde te maken als de medewerker al was begonnen. Dus we hebben Rick gevraagd om, naast zijn stage bij Sales, hier mee aan de slag te gaan,’ legt Rob uit.

De oplossing? ‘Nu gaat bij de aanvraag voor een vacature meteen een melding mee over de aanvraag van deze zaken. Dus de directie geeft meteen op beide een akkoord. Als je de vacature hebt, weet je namelijk ook wat diegene straks nodig heeft. Zodra de directie akkoord heeft gegeven, gaat die melding mee in het dossier. Wanneer er dan iemand is aangenomen en de naam, startdatum etc. door HR is ingevuld, gaat deze melding naar ICT en Technische Dienst zodat zij alles in orde kunnen maken,’ vertelt Rick, die ook dit ingericht heeft.

Download de Zenya brochure

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

De brochure over Zenya FLOW laat je zien op welke manier dit krachtige incident management systeem ingezet kan worden zodat jouw organisatie kan leren van meldingen en verbeteracties kan doorvoeren.

850 meldingen in een jaar: dat levert enorme tijdswinst op.

Inmiddels zijn ze in de zomer van 2020 zo’n 1700 meldingen verder. Ongeveer de helft daarvan heeft te maken met werving en onboarding. En dat heeft binnen heel AAE dus tot flinke tijdswinst geleid. Of iedereen tevreden is? Rob lacht: ‘Ik heb geen klachten gehoord, dus dat is meestal de beste graadmeter.’ De vraag of hij het zou aanraden om zo’n workflow in Zenya in te richten, wordt dan ook meteen bevestigend beantwoord. ‘Rick is natuurlijk gewoon een gouden kracht, maar dankzij de laagdrempeligheid van Zenya heeft hij dit echt top voor elkaar gekregen.’ Kijk, dat horen we natuurlijk graag! 

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

We leggen je graag de mogelijkheden uit voor jouw organisatie. Neem contact op met ons.