In ziekenhuizen draait veel om vooruitgang. Nieuwe technologie, slimme processen, betere zorg. Maar soms zit de grootste winst juist in iets kleiners: een belangrijk formulier dat nog op papier wordt ingevuld en bewaard. Een checklist die al jaren ‘gewoon zo’ wordt gedaan. In het Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ) zagen ze dat ook binnen de ziekenhuisapotheek. De medicijnkamerchecks verliepen nog handmatig.
Totdat één simpele vraag werd gesteld: kan dit niet slimmer? Het antwoord bleek CHECK, de vragenlijstentool van Zenya. Havva Şahin, projectapotheker met kwaliteit als aandachtsgebied, vertelt hoe deze werkwijze het proces eenvoudiger en efficiënter maakt. “Sinds januari 2026 vullen we in de apotheek de medicijnkamerchecklist digitaal in, direct beschikbaar op de logistieke telefoon.”
Ontdek hoe dit proces verliep in de video.
Het Rode Kruis Ziekenhuis is een bijzonder ziekenhuis. Het middelgrote ziekenhuis is sinds 1927 gevestigd in Beverwijk en typeert zich door het brandwondencentrum en de brandwondenexpertise. Persoonlijke aandacht en kwaliteit gaan er hand in hand. Met een breed zorgaanbod en een belangrijke regionale functie zet het ziekenhuis dagelijks in op veilige, betrouwbare en toekomstbestendige zorg. Daar horen ook slimme ondersteunende processen bij. Want goede zorg begint niet alleen aan het bed, maar juist ook achter de schermen: in systemen, werkwijzen en kwaliteitscontroles die zorgprofessionals elke dag helpen.
Net zoals alle ziekenhuizen in Nederland en België, werkte het RKZ al langer met Zenya. Het ziekenhuis zette al verschillende modules in voor kwaliteitsmanagement, documentbeheer en meldingen. “Binnen de ziekenhuisapotheek verliepen de maandelijkse controles van medicijnkamers nog op papier”, vertelt Havva. Ze lacht: “Lekker vertrouwd misschien, maar niet meer helemaal van deze tijd. We werkten al grotendeels digitaal met Zenya. Dan is het zonde als terugkerende processen, zoals deze medicijnkamerchecks, nog op papier gebeuren.”
In plaats van op zoek te gaan naar wéér een losse tool, keek Havva eerst naar wat er al stond. En dat bleek slimmer dan gedacht. Samen met de interne applicatiebeheerders, die dagelijks Zenya beheren, onderzocht ze of ze de papieren checklist kon omzetten naar een digitale vragenlijst binnen de bestaande Zenya omgeving. Dat kon, met Zenya CHECK. Dit is een complete tool waarmee je gemakkelijk diverse soorten vragenlijsten opzet.
De bestaande papieren checklist werd digitaal nagebouwd. Daarna volgde een pilot met een aantal enthousiaste apotheekmedewerkers.
Havva: “De testgroep gaf aan dat de vragenlijstentool heel soepel werkte. Na één of twee keer was het al duidelijk. De vragenlijst was herkenbaar, eenvoudig in gebruik en direct beschikbaar op de werktelefoons die medewerkers toch al meenamen tijdens hun rondes.” Een groot voordeel: de inhoud veranderde niet. Medewerkers werken nu nog steeds met dezelfde vragen en controles, alleen niet meer op papier. “Daardoor verliep de overstap opvallend soepel. Er veranderde niet veel, behalve dat we het nu digitaal invullen.” En dat leverde een aantal voordelen op.
Onze testgroep gaf aan dat de vragenlijstentool heel soepel werkte. Na één of twee keer was het al duidelijk. De vragenlijst was herkenbaar, eenvoudig in gebruik en direct beschikbaar op de werktelefoons die medewerkers toch al meenamen tijdens hun rondes.”
Papieren checklists en printjes zijn verleden tijd. Zeker bij processen die elke maand terugkomen, loopt die winst sneller op dan je denkt. Binnen het ziekenhuis draait het natuurlijk niet alleen om efficiëntie, we willen ook duurzaam werken.”
Het verhaal van het RKZ laat nog iets zien: slimmer werken hoeft niet altijd te beginnen met een nieuw systeem. Soms zit de oplossing al in software die je al gebruikt. Havva: “Omdat Zenya al breed werd ingezet binnen onze organisatie, konden we snel schakelen. Geen extra platform, geen ingewikkelde implementatie, geen versnippering. Gewoon uitbreiden binnen een bekende omgeving. Als je Zenya al gebruikt, is het prettig dat je processen verder kunt digitaliseren binnen hetzelfde systeem.”
Veel ziekenhuizen werken nog met papieren controles, losse formulieren of versnipperde registraties. Zeker bij terugkerende checks kost dat ongemerkt veel tijd. Juist dit soort processen lenen zich perfect voor digitalisering met Zenya. Denk aan:
Ook over de samenwerking met Zenya is Havva erg te spreken. Binnen het ziekenhuis werken een aantal applicatiebeheerders die nauw contact hebben met Zenya consultants. Zij denken mee over nieuwe toepassingen en verbeteringen. “Het is fijn dat zij samen kunnen sparren over ideeën. We kijken samen met Zenya wat er mogelijk is en komen zo tot slimme oplossingen”, legt Havva uit.
Die combinatie van praktijkkennis en technische ondersteuning zorgde ervoor dat de medicijnkamerchecks snel succesvol werden gedigitaliseerd.
Niet elke verbetering hoeft groots te zijn om impact te maken. Voor het RKZ was de overstap van papieren medicijnkamerchecklists naar Zenya zo’n slimme stap. De inhoud bleef hetzelfde, maar de uitvoering werd sneller, overzichtelijker én gebruiksvriendelijker. Of zoals Havva het zelf zag: waarom iets op papier blijven doen, als het slimmer kan?
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Gebruik je Zenya al en werk je nog met papieren checklists of handmatige controles? Dan is dit hét moment om processen verder te stroomlijnen met Zenya CHECK.
