nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

SPIE Belgium maakt haar mensen
het leven gemakkelijker met Zenya

Van de inrichting van Smart Cities tot het onderhoud van energiezuinige gebouwen: SPIE Belgium is Europees leider in multitechnische dienstverlening op het gebied van energie en communicatie. Jeroen Vercauteren, QSE manager, draait al 14 jaar mee in de organisatie. Hij zette mee zijn schouders onder de digitalisatie van verschillende processen, waaronder het incidentmanagementsysteem en het uitvoeren van audits.

Net zoals veel andere bedrijven werd er ook bij SPIE Belgium (onderdeel van de groep SPIE) nog heel veel geregeld op papier. De nood aan digitalisatie drong zich echter op, waarna het bedrijf op zoek ging naar een betrouwbare en flexibele partner om hen daarin bij te staan.

KlantSPIE Belgium
ModuleFLOW, CHECK
Branche
Jeroen Vercauteren - SPIE Belgium

Over verschillende business units heen

SPIE Belgium beschikt over 14 vestigingen verspreid over België en Luxemburg. De uitrol moest dus 2-talig zijn en op een efficiënte manier gebeuren — iets wat door de pandemie zeker niet eenvoudiger werd.

“Onze eerste meetings met Infoland waren nog fysiek, waarbij we in realtime samen een flow opzetten. De aanpak hiervan verliep heel overzichtelijk. We keken eerst naar wat we juist nodig hadden en ontwikkelden zo stap voor stap ons eerste meldingstype”, vertelt Jeroen.

Eens de software klaar was om uit te testen, begonnen ze met een proof of concept in 2 business units. Na een drietal maanden werd de testperiode geëvalueerd, werden er nog zaken aangepast en daarna volgde de volledige roll-out voor alle vestigingen.

 

Administratieve rompslomp verminderen

“Er waren verschillende processen die gedigitaliseerd moesten worden, maar we wilden graag het incidentmanagement als eerste aanpakken”, begint Jeroen. “Vroeger gebeurde dit allemaal op papier. Er werden veel papieren ingescand, er werden veel taken gegeven, maar… Papier kan je makkelijk negeren. Bovendien vroeg dat hele proces veel administratieve inspanning van onze preventie-adviseurs”.

Om die administratieve rompslomp te verlichten en ervoor te zorgen dat de preventie-adviseurs zich weer volledig konden richten op hun belangrijkste taak, ging SPIE Belgium op zoek naar een oplossing om het volledige incidentmanagement te digitaliseren. De keuze viel op Zenya FLOW van Infoland. Begin 2020 (vlak voor de coronapandemie losbarstte) werd de kick-off gegeven.

Dankzij Zenya kunnen onze preventie-adviseurs zich terug focussen op hun belangrijkste taken.”

Jeroen Vercauteren
QSE manager bij SPIE Belgium

Méér dan enkel incidentmanagement

Naast incidentmanagement kan Zenya FLOW ook worden ingezet om tal van andere processen te digitaliseren. Ook hier maakt SPIE Belgium ondertussen volop gebruik van.

Jeroen: “Andere flows die we al hebben opgezet zijn o.a. het melden van opportunities, data breaches en meldingen over onethisch gedrag, maar ook de registratie en opvolging van CAPA’s (Correctieve en Preventieve Acties, n.v.d.r.), jaaractieplannen en de registratie van toolboxen.”

Ook dit proces verloopt vlot. “Zenya FLOW is heel intuïtief. Niet alleen voor de gebruiker, maar ook voor de mensen die de flows moeten opmaken. Zo hebben we in het begin onze papieren processen vrij rechtlijnig overgezet naar digitaal, maar zijn we ondertussen al zo bekend met de software dat we die eerste processen kunnen gaan optimaliseren”.

Overal makkelijk te gebruiken met de Capture App

Zenya FLOW kan zowel op desktop als mobiel gebruikt worden. Voor smartphones is er namelijk de Capture App. “Met de app kunnen onze mensen zeer laagdrempelig en snel meldingen opstarten, wat vooral handig is op bijvoorbeeld onze werven. Uitgebreidere registraties verlopen dan weer via desktop”.

Om het inloggen heel eenvoudig te houden, werd de FLOW-module gekoppeld aan het eigen gebruikerssysteem van SPIE Belgium. “Elke gebruiker heeft dus maar één login nodig voor zowel het overkoepelende SPIE-systeem als voor FLOW”, aldus Jeroen. “Dit maakt het geheel nog laagdrempeliger”.

Zenya brengt meer gemak

De voordelen van Zenya FLOW

Alle records in één database

Als belangrijke meerwaarde noemt Jeroen het feit dat er binnen het incidentmanagementsysteem heel veel informatie kan worden meegegeven bij elke melding, zelfs foto’s. Al die bestanden worden samen opgeladen en bijgehouden in Zenya FLOW, en dus niet op een aparte server. Zo bestaat er per incident een volledige record waarin alle informatie snel kan worden teruggevonden.

Eenvoudig in gebruik

Het viel Jeroen op dat andere partijen hun incidentmeldingssysteem vaak heel complex maken voor de gebruiker — dit in tegenstelling tot Zenya FLOW. “Het complexe gedeelte bevindt zich hier pas achter het formulier, in de flow die na de melding wordt opgestart. Deze flow is alleen toegankelijk voor de zogenaamde pro-gebruikers; de mensen die goed hun weg kennen doorheen de software”.

“We zorgen er wel voor dat melders op de hoogte blijven over wat er met hun melding gebeurt”, vertelt Jeroen. Toen ze nog op papier werkten gebeurde dat nauwelijks, maar dankzij Zenya FLOW is het veel makkelijker geworden. “Dat zorgt ervoor dat onze werknemers het nut inzien van de meldingen en zet hen aan om ook latere incidenten sneller te melden”.

Duidelijke rapportering op maat

Waar het eerst een prioriteit was om data binnen te krijgen en te verzamelen, richt het team van SPIE Belgium zich nu vooral op rapportering en hoe ze trends en analyses uit die data kunnen halen.

De gegevens die uit elke FLOW voortvloeien worden netjes verzameld en visueel voorgesteld in een overzichtelijk dashboard. Jeroen: “Achter de Zenya-database zit een behoorlijk krachtig rapportagesysteem. Daarnaast hebben we de optie genomen bij Infoland om met Power BI te werken. Zo kunnen we die volledige database ook daarin trekken”.

Incidenten melden via Zenya FLOW is laagdrempelig en intuïtief. Onze mensen kunnen eenvoudig meldingen doen en worden zelf niet met complexe flows geconfronteerd.”

Jeroen Vercauteren
QSE manager bij SPIE Belgium
Uitbreiding met Zenya CHECK

Uitbreiding met Zenya CHECK

Volgend op haar positieve ervaring met Zenya FLOW ging SPIE Belgium ook aan de slag met Zenya CHECK. “In CHECK zetten we onze veiligheidsrondgangen op”, zegt Jeroen. “Dit kunnen werkplaatsinspecties zijn, waarbij de uitvoerder een aantal eenvoudige vragen moet beantwoorden, of vragenlijsten voor preventieve observatiebezoeken en audits. De uitvoerder moet dan de geobserveerde activiteit beschrijven, noteren welke risico’s hij ziet en wat er besproken is met degene die de activiteit uitvoert. Daarna moet hij het geheel evalueren en opvolgen. Dat alles gebeurt binnen de CHECK-module”.

We wilden onze mensen vooral het leven gemakkelijker maken — en daar zijn we met Zenya ook in geslaagd.”

Jeroen Vercauteren
QSE manager bij SPIE Belgium

Een positieve verandering

“Toen we pas met Zenya werkten, voelden we wel wat ‘resistance to change’ van onze mensen. Ze waren het nu eenmaal gewend om op een bepaalde manier te werken. Maar na enkele maanden moest iedereen toegeven dat onze werkwijzen er sterk op waren vooruitgegaan”. Jeroen zag dat er bijvoorbeeld veel meer incidentmeldingen binnenkwamen sinds ze met Zenya FLOW begonnen te werken.

“Ook de snelheid en correctheid van gegevens, kortom de efficiëntie van de volledige processen, is heel fel verbeterd”, zegt Jeroen. “Het was dan ook absoluut niet onze bedoeling om iedereen het leven moeilijk te maken, integendeel. We wilden onze mensen het leven gemakkelijker maken, en daar zijn we met Zenya zeker in geslaagd”.

Meer weten over efficiënter werken met Zenya FLOW?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya FLOW. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.