nlenbe-nldkseDen bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.

Digital dokumenthantering – lösningen för alla dokumentflöden i din organisation

Har du någonsin fastnat i sökandet efter ett specifikt dokument? Eller finns det flera versioner av ett dokument och det är inte tydligt vilken version som är rätt? Det finns ofta en hel del dokument i omlopp i varje organisation. Detta kan snabbt göra att du tappar bort dokument. Vidare är det inte alltid tydligt vem som får ha tillgång till vissa dokument och vem som får redigera dem.

Hur löser du detta problem? Med digital dokumenthantering! Vi förklarar gärna hur du kan få maximal kontroll över informationsflödena i din organisation med Zenya.

Vad är digital dokumenthantering?

Dokumenthantering innebär att sätta upp och hantera digitala dokument så effektivt som möjligt. Det ultimata målet är att alla i din organisation och alla du samarbetar med snabbt kan hitta, redigera och dela dokument. Ska du arbeta med dokumenthantering? Om så är fallet, ställ dig själv följande frågor:

  • Var förvarar du vilket dokument?
  • Vem har tillgång till filer?
  • Vem får vilka behörigheter?
  • Hur säkerställer vi att alla har rätt version?
  • Har du tillgång till de dokument du behöver vid rätt tidpunkt?
  • Är dokumenten tillräckligt skyddade mot cyberbrottslingar?
  • Efterlever vi alla tillämpliga lagar och förordningar om informationssäkerhet?
Wat is digitaal documentbeheer?

5 fördelar med att byta till dokumenthantering

Dokument som lagras i brevlådor och på USB-minnen, förvirring om den senaste versionen och osäkerhet om vem som får se vissa dokument – allt detta är vanliga problem inom organisationer. Med dokumenthantering kan du lösa dessa problem. Undrar du om digital dokumenthantering är av värde för din organisation? Bra dokumenthantering har många fördelar, som vi listar nedan.

1. Du kan alltid snabbt komma åt rätt version

Dokumenthantering möjliggör korrekt versionskontroll. Versionskontroll säkerställer att du bara har en version av ett dokument, och att rätt version alltid är tillgänglig för alla, vilket förhindrar förvirring om vilken version av ett dokument som är den senaste och säkerställer tydlighet.

2. Säkerställ informationssäkerhet

Dokumenthantering gör det enklare att säkerställa informationssäkerheten. Med Zenyas programvara för dokumenthantering kan du avgöra vem som har tillgång till vilka dokument, vilket säkerställer att endast behöriga personer har tillgång till konfidentiell information. Detta minskar också risken för dataläckage.

3. Spara tid

Forskning från Harris Interactive visar att 83 % av kontorsarbetarna förlorar tid varje dag på grund av ineffektivt dokumentsamarbete. Du har förmodligen upplevt detta själv – slösat tid på att söka efter rätt dokument eller arbetat med ett föråldrat dokument eftersom du inte visste att det fanns en ny version.

Du kan spara tid med dokumenthanteringsprogram. Istället för förlorade papper och lösa mappar har du en digital plats för alla dokument, så att du snabbt kan komma igång med aktuell information.

4. Du efterlever

Dokumenthantering gör det lättare att följa AVG. AVG står för Algemene Verordening Gegevensbescherming (Dataskyddsförordningen). Detta är den nederländska versionen av den europeiska allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Denna sekretesslag säkerställer att organisationer behandlar personuppgifter noggrant. Du ordnar åtkomst för varje anställd per dokument, vilket säkerställer att känslig information, till exempel personuppgifter, inte hamnar i händerna på obehöriga personer.

5. Bättre och snabbare samarbete

Vill en medarbetare visa eller redigera ett dokument för att ni arbetar med en uppgift tillsammans eller för att du är frånvarande ett tag? Detta är inte heller ett problem, förutsatt att denna medarbetare har rätt behörighet.

Du kommer aldrig mer att ställas inför problemet att inte kunna arbeta med ett dokument eftersom det råkar vara på en hårddisk eller skrivbord som du bara inte kan komma åt. Detta kan bespara dig mycket frustration. Digital dokumenthantering kan också påskynda arbetsprocesser och kan till och med bidra till att förhindra störningar i arbetsprocesser under frånvaro.

Ett framgångsrikt dokumenthanteringssystem i 6 steg

Nu vet du varför ett dokumenthanteringssystem är fördelaktigt för din organisation, men hur implementerar du det? Följ stegen nedan för att uppnå en framgångsrik utrullning!

A succesful document management system in 6 steps - Zenya

Steg 1. Involvera dina medarbetare

Att arbeta med ett dokumenthanteringssystem har många fördelar, men arbetssättet förändras för medarbetarna. Involvera dem i utvecklingen och lyssna på deras önskemål och idéer. Visste du att det finns speciell programvara för detta? Med Zenya BOOST kan du involvera medarbetare i ditt nya dokumenthanteringssystem och enkelt öka stödet i din organisation.

Steg 2. Analysera de aktuella processerna

För att uppnå god dokumenthantering måste du först förstå hur processer i din organisation för närvarande utförs. Svara därför på följande frågor:

  • Vilken typ av dokument används?
  • Hur behandlas dokument?
  • Varför behöver organisationen ett dokumenthanteringssystem?

Steg 3. Definiera vad du vill uppnå

Definiera dina mål baserat på resultaten av steg två. Vad vill du uppnå med det nya dokumenthanteringssystemet? Bestäm hur du vill digitalisera informationsflöden och vem som har tillgång till vilka dokument.

Steg 4. Använd dokumenthanteringsprogramvara

Om du inte har den interna kunskapen eller kapaciteten att skapa ett dokumenthanteringssystem hjälper vi dig gärna med vår dokumenthanteringsprogramvara Zenya DOC. Vi guidar dig från A till Ö under implementeringen av DMS-programvaran. Vi kommer också att fortsätta att erbjuda stöd efter implementeringen.

Steg 5. Utbilda dina medarbetare

Se till att medarbetarna är bekväma med programvaran innan ni går live. Vi hjälper dig gärna med Zenya BOOST, som hjälper dig att få medarbetarna att använda ert nya DMS. Du bör också undersöka hur de upplever det nya dokumenthanteringssystemet och om de har några idéer till förbättringar – aktiviteter som också kan göras i BOOST. Genom att göra detta kan du hitta en lösning som fungerar för alla.

Steg 6. Implementera programvaran

Tiden har äntligen kommit – utrullningen av dokumenthanteringssystemet. Kom igång med programvaran. Har du några frågor? Om så är fallet, låt oss hjälpa dig och låt programvaran arbeta åt dig!

Gör övergången till digital dokumenthantering med Zenya

Är din organisation redo att gå över till att arbeta med ett digitalt dokumenthanteringssystem? Läs i så fall mer om att komma igång med digital dokumenthantering eller kontakta oss.

Vill du veta mer om Zenyas programvarsvit?

Begär broschyren och upptäck vad som gör denna svit och kombinationen av de fyra modulerna så kraftfull.Download the brochure about Zenya Software - Software for Quality and Riskmanagement

Gratis demo tillgänglig

Undrar du vad Zenya kan göra för din organisation? Begär en gratis demo.

Vill du upptäcka vad Zenya kan göra för din organisation?

Kontakta gärna våra experter. Vi hjälper dig gärna att hitta en lösning.