nlenbe-nldkseDen bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.

Hur man förvandlar alla projekt till framgång med hjälp av RASCI-modellen

I din organisation arbetar medarbetarna med så många projekt samtidigt, till exempel implementering av ny programvara, uppnående av en standard och utveckling av nya protokoll. För alla dessa projekt har kollegor förmodligen olika roller och ansvarsområden. Du kommer att vilja skapa tydlighet och struktur när det gäller dessa ansvarsområden. Känner du igen detta?

RACI- eller RASCI-modellen erbjuder lösningen. I den här artikeln kan du läsa hur RACI-modellen hjälper dig att framgångsrikt slutföra komplexa projekt, vilka fördelar modellen erbjuder och du får praktiska förslag för att effektivt använda modellen i din organisation.

Vad är RACI- eller RASCI-modellen?

Det viktigaste först: låt oss först ta en titt på betydelsen av RACI-modellen. Modellen är en hjälp som används för att fastställa de anställdas roller och ansvar för ett projekt eller en process, så det inte blir någon förvirring efteråt.

Principen för RACI-modellen är att varje kollega som är involverad i ett projekt har vissa roller, uppgifter och ansvarsområden. Med hjälp av modellen kan förbättringsteam skapa en tydlig struktur och kommunikation, vilket säkerställer att målen uppnås mer effektivt. På så sätt kommer kollegor som arbetar med ett projekt tillsammans att vara kunniga om sina uppgifter, så att de framgångsrikt kan genomföra och kontrollera dem.

Förkortningen ”RACI” står för Responsible, Accountable, Consulted and Informed, de fyra huvudrollerna i denna modell:

  • Responsible - Den ansvariga personen;
  • Accountable – Personen som är ytterst ansvarig;
  • Consulted – Den konsulterade personen;
  • Informed – Den informerade personen.

Vad är skillnaden mellan RACI- och RASCI-modellen?

”RASCI-modellen” nämns ofta. Detta innebär att en ytterligare roll kommer att läggas till RACI-modellen, vilket är ”Support” -rollen. Denna roll är avsedd för kollegor som hjälper den ansvariga personen. Detta ger mer klarhet om vem som är aktivt involverad i genomförandet, utöver den ansvariga personen. Denna roll är särskilt användbar vid mer komplexa projekt där flera personer hjälper till att utföra uppgifterna.

Wat is het RASCI model - Zenya

5 fördelar med RASCI-modellen

Om du tillämpar RASCI-modellen på rätt sätt kommer den att erbjuda olika fördelar i kvalitets- och riskhanteringsprojekt. Vi sammanfattar de fem viktigaste för dig:

1. Tydlighet i ansvarsområden

Tack vare RASCI-modellen kan du fördela tydliga ansvarsområden till anställda. På så sätt förhindrar du missförstånd och konflikter. För genom att komma överens om exakt vem som är ansvarig (R), vem som är ytterst ansvarig (A), vem som bara tar på sig stödjande uppgifter (S), vem som konsulteras (C) och slutligen vem som ska informeras (I) skapar du en tydlig projektstruktur. Detta kommer att förhindra dubbelarbete och inga väsentliga uppgifter kommer att glömmas bort.

2. Effektivare riskkontroll

Särskilt för komplexa projekt kommer du att vilja ta itu med risker snabbt och effektivt. RASCI-modellen hjälper till att snabbt identifiera rätt personer för olika komponenter i din riskkontroll. På så sätt kan du reagera på risker snabbare och proaktivt – vilket kommer att förbättra projektets riskposition.

3. Bättre samarbete och tydlig kommunikation

Inget är så irriterande som att någon tar på sig en uppgift, och du upptäcker veckor senare att den inte har slutförts… Hela projektet kommer att försenas när detta händer. RASCI-modellen minskar arbetet i silor och säkerställer att alla inblandade kollegor arbetar effektivt tillsammans.

4. Större ansvarskänsla

Genom att definiera en person som ytterst ansvarar för projektet (A) ökar du ansvarskänslan. En person är kontakten och är ytterst ansvarig för projektets framgång. På så sätt kan du lita på tydliga linjer för ansvarsskyldighet, vilket säkerställer enhetligheten i din kvalitetsprocess.

5. Implementera kvalitetsförbättring

Genom att skapa tydlighet i vem som har vilka ansvarsområden kan du systematiskt och effektivt genomföra förbättringsinitiativ kring till exempel kvalitet, vilket leder till en kontinuerlig förbättring av dina affärsprocesser.

Steg-för-steg-plan: Implementera RASCI-modellen

Nu vet du vad förkortningen ”RASCI” står för och är medveten om fördelarna. När du börjar arbeta med RASCI-modellen måste du ta på dig detta på ett strukturerat sätt för att göra det fördelaktigt för dig. Nedan hittar du en praktisk steg-för-steg-plan för att framgångsrikt tillämpa modellen i ditt projekt.

1. Definiera uppgifterna

Gör en lista över alla uppgifter som ska utföras under projektet och se till att uppgifterna beskrivs så specifika, tydliga och mätbara som möjligt.

2. Bestäm rollerna

Vilka kommer att vara involverade i projektet? Ta hänsyn till alla möjliga inblandade personer, såsom teammedlemmar, arbetsledare, men också extern personal.

3. Tilldela rollerna till uppgifter

Använd RASCI-matrisen för detta, för att tilldela olika roller till varje uppgift. Nedan hittar du ett exempel på hur detta ser ut i praktiken.

4. Kommunicera RASCI-modellen

Mycket bra att du fyllde i matrisen – men glöm inte att också dela den med alla intressenter, för då är det liten chans att alla kommer att hålla sig till sitt ansvar. Se till att alla förstår vad som förväntas av dem.

5. Implementera modellen och följ upp

Projektet är redo att starta! Planera regelbundna konsultationer och använd ofta RASCI-modellen för att diskutera framstegen och ta itu med eventuella utmaningar.

6. Utvärdera och justera

Mät modellens effektivitet regelbundet och var inte rädd för att göra justeringar om omständigheterna kräver detta. Be också om feedback från projektmedlemmarna – det är ett sätt att förbättra modellen.

7. Dokumentera

Dokumentera och arkivera RASCI-matrisen och annan relevant dokumentation för efterföljande projekt.

8. Utbilda och stötta dina kollegor

Ditt projektteam måste förstå RASCI-modellen. Behöver de hjälp? Erbjud då till exempel regelbunden utbildning om detta ämne.

Voorbeeld van een ingevulde RASCI-matrix - Zenya

Slutligen

Vi hoppas att RASCI-modellen kommer att skapa lugn och överblick i efterföljande projekt för dig och dina kollegor. Tänk på att du måste fortsätta att involvera människor om du vill att din modell ska bli framgångsrik. Se till att du fortsätter att kommunicera och ger regelbundna uppdateringar. Var inte heller rädd för att justera RASCI-modellen vid behov – eftersom projekt och omständigheter förändras. Tyvärr märker våra Zenya-experter ofta i praktiken att team fokuserar för mycket på modellen, vilket resulterar i att de drar allt över en kam.

När kommer modellen att vara framgångsrik? Om du inte tillämpar den för statiskt. Vi rekommenderar också att du inte fyller RASCI-matriserna (för) fulla med information. Håll det begripligt och förståeligt för alla. Är du ivrig att börja använda RASCI-modellen efter att ha läst den här artikeln?

Zenya kan stödja dina projekt genom att bland annat göra RA(S)CI-matrisen förståelig för dina kollegor. Du kan göra detta i Zenya DOC med den så kallade ”resultatområdesmatrisen”. Att säkra och förstå risker eller de mellanliggande resultaten av projekt kan säkras med Zenya RISK eller andra moduler – beroende på vad resultatet av projektet ska vara. Anta att det är ett nytt protokoll, är det säkrat i Zenya DOC och vissa tjänstemän har behörighet för det. Eller om det är ett nytt incidentarbetsflöde kan du visualisera detta resultat med Zenya FLOW.

Vill du veta mer om Zenyas programvarsvit?

Begär broschyren och upptäck vad som gör denna svit och kombinationen av de fyra modulerna så kraftfull.Download the brochure about Zenya Software - Software for Quality and Riskmanagement

Gratis demo tillgänglig

Undrar du vad Zenya kan göra för din organisation? Begär en gratis demo.

Är du nyfiken på hur Zenya tar dina projekt till nästa nivå?

Begär en personlig demo så att vi kan diskutera möjligheterna online eller på plats.