Varför programvara för tillgångshantering kommer att hjälpa din hälso-och sjukvårdsorganisation att gå vidare

Vårdpersonal lägger ofta mycket tid på att leta efter resurser. En sådan sökning kan till och med lägga till upp till en halvtimme! Slöseri med tid, eller hur? Vi instämmer. Hälso- och sjukvårdsorganisationer har ett stort antal resurser, även kallade tillgångar. Därför är det inte förvånande att det i ett visst ögonblick inte finns någon överblick längre och resurser går förlorade. Men vi tror att det finns ett annat sätt. Hur hanterar du alla dina tillgångar för att spara tid och pengar? I den här artikeln kan du läsa om hur du gör tillgångshantering framgångsrik.

Varför din hälso- och sjukvårdsorganisation vill hålla reda på tillgångshantering

Målet med tillgångshantering är att optimalt hantera alla tillgångar som är av värde för en organisation. Visste du att antalet tillgångar på sjukhus kan vara så högt som tusen olika tillgångar? Tänk sängar, medicintekniska produkter och utrustning. Dessa stora siffror gör tillgångshanteringen ännu svårare. Och dessutom måste alla dessa tillgångar underhållas regelbundet för att säkerställa driften.

På grund av dessa faktorer glider tillgångar snabbt genom sprickorna och i vissa fall återvinns de aldrig ens. Vårdpersonal tillbringar lång tid varje dag med att försöka hitta rätt verktyg, vilket kan orsaka frustration. För att inte tala om de fel som uppstår när utrustningen inte underhålls på rätt sätt… Har din hälso- och sjukvårdsorganisation tillgångshantering på plats? Då kommer du att njuta av följande fördelar:

• Du har insikt i skicket på dina tillgångar;
• Du vet exakt vilka tillgångar som finns och var de finns;
• Anställda kan arbeta mer effektivt;
• Du kan enkelt planera underhållet av tillgångar;
• Du minskar risken för funktionsfel;
• Du förhindrar förlust eller stöld av värdefull utrustning.

3 hinder för att komma igång med tillgångshantering inom hälso- och sjukvården

Även om tillgångshantering är det perfekta sättet att hålla reda på alla tillgångar inom din hälso- och sjukvårdsorganisation, får inte alla organisationer det till en konst. Var blir det fel? Det finns flera stötestenar som hindrar tillgångshantering från att komma igång. Dessa omfattar:

• Brist på support;
• Inget lämpligt system eller programvara;
• Ingen tydlig strategi.

Att hålla koll på tillgångar ses ofta som ett svårt jobb som kostar mycket tid och pengar. Detta är olyckligt, eftersom tillgångshantering kan spara både tid och pengar samtidigt som vårdkvaliteten förbättras. Utan ett bra system eller genomtänkt strategi blir tillgångshantering en tuff uppgift. Men hur konfigurerar man tillgångshantering på rätt sätt?

6 steg för att göra tillgångshantering till en framgång

Rädd för att tillgångshantering är ett ansträngande jobb som kostar mycket pengar? Vi vill göra det enkelt för dig! Zenya Software Suite levereras med en funktion som gör tillgångshantering enklare: Zenya Card file. Om du redan använder Zenya, eller överväger vår programvara som en tillgångshanteringslösning, levereras den med ett verktyg för att direkt hantera din tillgångshantering. Hur bekvämt är inte det!

Du anger helt enkelt alla data om utrustning eller andra objekt i vår programvara och länkar till lämpliga dokument. Du kan till exempel också länka till ERP-programvara. Tack vare Card file Synchronization Tool kan du enkelt fånga upp data i Zenya Card file. När du har gjort detta är det mycket lättare att hålla reda på alla tillgångar! Du kommer att upptäcka exakt hur du gör detta med hjälp av följande färdplan.

Stap 1. Skapa en karta

Skapa en karta för ett objekt med hjälp av en mall. Detta kan vara vad som helst, såsom (laboratorie-) utrustning, maskiner, sjukhussängar, leverantörer eller kunder, byggnader eller IT-utrustning. Du kan tilldela alla typer av attribut till den, till exempel en plats, vilket gör hanteringen mycket enklare.

Stap 2. Länka relevant dokumentation till kortet

Det kan vara avtal, garantivillkor, leverantörsinformation eller en manual. Du kan hantera dessa dokument i Zenya DOC, DMS. Består en manual av många sidor och vill du göra den mer användarvänlig? Ett interaktivt dokument använder smarta frågor för att visa endast den information som är relevant för tillfället. På så sätt behöver en användare inte gå igenom ett långt dokument för att veta vad ett visst felmeddelande betyder.

Stap 3. Planera regelbundet underhåll

Regelbundet underhåll minskar antalet problem och fel. Och i vissa fall är en regelbunden kontroll eller kalibrering nödvändig. I Zenya Card file kan du schemalägga detta. Uppgifter tilldelas sedan automatiskt till individer eller team när en kontroll behöver utföras. När du skapar checklistor och frågeformulär i Zenya CHECK kan du länka dem direkt till en sådan uppgift. Detta gör genomförandet enklare än någonsin.

Stap 4. Åtgärda fel så snart som möjligt

När det finns ett fel, en anomali eller till exempel skador på ett föremål är detta mycket obekvämt. Det är viktigt att få detta löst så snabbt som möjligt så att arbetet kan fortsätta så snart som möjligt. Det är här incidenthantering, med Zenya FLOW, kommer in i bilden. Genom att skapa ett rapportformulär och länka det till objektet i kortlådan kan vem som helst enkelt rapportera vad som är fel med objektet.

Detta kan också enkelt göras på mobilen med Zenya Capture App. Denna app gör det ännu enklare för slutanvändaren att skapa en rapport. Till exempel kan objektet redan bestämmas baserat på GPS-positionen. Om du lägger till ett foto med anteckningar blir rapporten mer fullständig. Eftersom anmälan automatiskt är kopplad till objektet behöver den person som ska följa upp anmälan inte söka efter exakt vad det innebär. Det kan helt enkelt hittas i systemet.

Stap 5. Placera en QR-kod eller en NFC-signal

Du gör det ännu enklare för användare att söka efter dokument eller göra en rapport när de kan använda Search App eller Capture App för att skanna en kod eller använda NFC för att hämta data direkt. Detta sänker kraftigt tröskeln för att söka efter information eller skapa en rapport, vilket verkligen förbättrar effektivitet, kvalitet och säkerhet. En sådan kod kan enkelt genereras med programvara för tillgångshantering.

Stap 6. Länka objekt

Objekt är inte bara fysiska saker. Till exempel kan ett kontrakt eller en leverantör också vara ett objekt, och därmed en karta. Det gör länkning av kartor mycket användbart: Du kan till exempel länka garanti- och kontraktsvillkor till en leverantör, som sedan gäller för alla eller några av leverantörens objekt. När dessa villkor ändras behöver du bara ändra dem för det objektet. Alla länkade kort som dessa villkor gäller för kommer då automatiskt att få ändringen.

Gör tillgångshantering till en framgång inom din hälso- och sjukvårdsorganisation med Zenya

Undrar du vad programvara för tillgångshantering kan göra för din hälso- och sjukvårdsorganisation? Det finns otaliga exempel på vad du kan använda vår programvara till. Till exempel:

• Registrering av sängar och utrustning på sjukhus eller vårdhem. På så sätt vet du exakt vilka tillgångar som finns och var de finns;
• Hantering av laboratorieutrustning. Denna utrustning bör kalibreras och kontrolleras regelbundet och du bör kunna rapportera avvikelser omedelbart;
• Underhåll av utrustning och maskiner av en teknisk avdelning. Uppgifter schemaläggs automatiskt så att de aldrig missar en kontroll;
• Hålla reda på IT-utrustning som skrivare, bildskärmar eller bärbara datorer. Håll till exempel koll på garantiperioder, rapportera fel och schemalägg uppdateringar.

Så du kan se att programvara för tillgångshantering kan innebära en stor förbättring av effektivitet och kvalitet. Och om du inte behöver speciell, dyr programvara för tillgångshantering men kan använda ett smart verktyg, kan alla göra tillgångshantering.