nlenbe-nldkseDen bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.

Akademiska sjukhuset West har använt Zenya, för incidenthantering, i 14 år

År 2023 registrerade det flamländska akademiska sjukhuset West inte mindre än 36 440 rapporter i Zenya år 2023 . Akademiska sjukhuset West har använt Zenya framgångsrikt sedan 2010 för alla typer av processer – från att effektivisera ledighetsförfrågningar till administrativa frågor som att ansöka om ett nytt projekt och från att utvärdera leverantörer till undersökningar för patienter efter deras inläggning. Andrei Hollevoet började sin karriär på Akademiska sjukhuset West som arbetsterapeut, men har under tiden vuxit till jobbtitel som projektkoordinator för EPD (Electronic Patient Dossier). I det här klientfallet förklarar hon om Zenyas breda tillgänglighet och hur sjukhuset använder alla funktioner i vår programvara.

Module:

DOC / FLOW / CHECK / RISK / BOOST 

Anställda:

500 – 1000

Utmaningar före start:

  • Inget centralt incidenthanteringssystem
  • Ingen insikt i rapporter om exempelvis patientsäkerhet
  • Ofullständig, ostrukturerad information

Resultat efter implementering:

  • Ett centralt system för rapportering av incidenter
  • Mindre administrativ börda för sjuksköterskor och anställda
  • En ökad operativ effektivitet för alla avdelningar
Andrei Hollevoet - Projectcoordinator ECD bij az West

Om akademiska sjukhuset West

Allmänsjukhuset West (Akademiska sjukhuset West) är ett regionalt allmänsjukhus, beläget i Veurne, Västflandern. Sjukhuset ligger bara några kilometer från Nordsjön och den franska gränsen. Akademiska sjukhuset West erbjuder ett brett spektrum av kvalitativ och patientorienterad vård, i samarbete med akutvård i Belgien. Sjukhuset har 234 bekräftade sängplatser och sysselsätter cirka 700 personer, vilket gör Akademiska sjukhuset West till den största arbetsgivaren i regionen.

”Kvalitetshantering och patientsäkerhet har alltid varit våra viktigaste punkter på agendan”, inleder Andrei sin berättelse. ”Patientsäker vård för oss innebär att en patient inte ska lida någon skada på grund av vården eller av kontakten med vårdsystemet. Under 2010 ville vi närma oss detta mer proaktivt med hjälp av ett systeminriktat tillvägagångssätt. För fjorton år sedan hade vi ingen tillgänglig plattform för att rapportera incidenter. Informationen kring incidenter lagrades på massor av olika platser, till exempel i olika Excel-ark. Informationen var ofullständig, inte insiktsfull och inte strukturerad. Det var nödvändigt att göras mer effektivt…”

Zenya var den enda programvaran som omfattade vår önskan: ett integrerat system som vi kunde hämta standardiserad information om undvikbara skador från.”

Andrei Hollevoet
Projektkoordinator vid Akademiska sjukhuset West

Länk till elektronisk patientjournal (EPD)

Kvalitetscellen på Akademiska sjukhuset West insåg att ett nytt system krävdes för att kunna förebygga och spåra osäkra situationer. Hösten 2010, efter forskning, hamnade Akademiska sjukhuset West hos Zenya (dåvarande iProva). Han förklarar: ”Vi letade efter ett system där vi kunde utarbeta alla processer, strukturer och förfaranden i vår organisation. Implementeringen av ett elektroniskt system för att rapportera incidenter stod högt på vår prioriteringslista. Zenya var den enda programvaran som omfattade vår önskan: ett integrerat system som vi kunde hämta standardiserad information om undvikbara skador från.”

Ett stort plus för sjukhuset: Vid den tiden hade Zenya en integration med International Classification for Patient Safety (ICPS), ett ramverk inom Världshälsoorganisationen med syfte att definiera, harmonisera och gruppera koncept för patientsäkerhet. Detta används av Akademiska sjukhuset West främst för att jämföra liknande typer av incidenter.

Under tiden har sjukhuset implementerat den elektroniska patientdokumentationen (EPD) Clinical Work station (KWS) av Nexuzhealth och byggt en länk till Zenya. Tack vare denna länk kan sjuksköterskor och läkare klicka sig vidare från den centrala patientjournalen för att rapportera en incident i Zenya. ”Uppgifterna från dokumentationen fylls nu i automatiskt i Zenya-formuläret”, säger Andrei. Detta säkerställer en ökad operativ effektivitet, mindre administrativ börda för vårdpersonal, en förenklad rapporteringsprocess och en korrekt incidentrapportering samt skapande av dokumentation.

Zenya erbjuder många möjligheter. Vill du få ut allt av vår programvara? Då skulle det vara smart att investera tillräckligt med tid i detta. Den tid du investerar i att organisera det väl kommer att tjänas in i ett senare skede.”

Andrei Hollevoet
Projektkoordinator vid Akademiska sjukhuset West

Ett antal exempel på hur Akademiska sjukhuset West använder Zenya:

  • Kliniska studier måste godkännas av en kommitté, så när en läkare vill starta en klinisk studie kan detta göras med ett smart formulär.
  • Ansökningar om måltider (frukost – kvällsmål) för anställda görs via Zenya, för att minimera matsvinn på sjukhuset.
  • När en patient har lämnat smärtmottagningen kommer de att få ett uppföljande frågeformulär.
  • Under COVID-pandemin kunde patientens närstående ansöka om ett videomöte via Zenya, eftersom antalet besökare var begränsat.
  • HR-avdelningen använder Zenya för olika tillämpningar såsom: avbrott i karriären, begäran om långtidsledighet och rapportering av arbetsolyckor.
  • Att behålla och utvärdera leverantörer görs av det akademiska sjukhuset West med hjälp av Zenya-kortindexet. Utvärderingsformulär är kopplade genom FLOW.
  • Många administrativa frågor ordnas via Zenya FLOW, till exempel begäran om kamerabilder efter en incident, patienters adressändringar, godkännande av inköp och förfrågningar om nya projekt (internt).
  • Också olika läkare, som samlar in decentralt, använder Zenya för att skapa fakturor och för att skicka påminnelser vid betalningsförseningar.

Endast ett fåtal leverantörer kan lösa akuta problem inom en dag… men det kan verkligen Infoland.”

Andrei Hollevoet
Projektkoordinator vid Akademiska sjukhuset West

Skapa möjligheter själv i Zenya

En annan anledning till att Zenya stod ut 2010 från konkurrensen, var möjligheten att självständigt konstruera saker i programvaran, förutom ”vanliga”. Andrei: ”Detta gav oss mycket perspektiv på en bred användning av systemet på alla avdelningar.” Och denna breda tillgänglighet? Under tiden har det verkligen lyckats. På sjukhuset använder alla avdelningar Zenya DOC och FLOW för att stödja processer på olika domäner.

Andrei: “2011 hade vi 125 registrerade rapporter i det gamla systemet. År 2023 fanns det 36 440, fördelade på ett hundratal rapporteringstyper. Till exempel rapporter om patientsäkerhet, men också rapporter om logistik, inköp, HR, fakturor och anläggningstjänster.” Västflamländska sjukhuset är ett underbart exempel på hur du kan använda arbetsflöden så effektivt som möjligt i Zenya och hur Zenya kan användas i hela organisationen.

Ett 14-årigt samarbete

Får Andrei någonsin positiv feedback från slutanvändare? ”Sjuksköterskor indikerar främst att det är ganska enkelt att klicka sig igenom EPD och de olika Zenya-modulerna”, säger Andrei. Han själv är också fortfarande ganska nöjd med att Zenya valdes ut 2010. Förutom att skapa mer effektivitet och en högre rapporteringsvilja såg Zenya till att sjukhuset nu arbetar med en central plattform där allt är sammanlänkat.

Andrei: ”Zenya erbjuder många möjligheter – man kan bygga moduler modulärt. Vill du få ut allt av vår programvara? Då skulle det vara smart att investera tillräckligt med tid i det. Det kanske låter negativt, men det är det inte. Den tid du investerar i att organisera det väl kommer att tjänas in i ett senare skede.”

Det akademiska sjukhuset West är inte bara nöjda med Zenya, de har också varit kund i mer än 14 år, eftersom de kan lita på människorna bakom programvaran. Han loggar till exempel ofta in på Infoland Community för att utbyta och dela kunskap med andra sjukhus. “Endast ett fåtal leverantörer kan lösa akuta problem inom en dag… men det kan verkligen Infoland,” avslutar Andrei.

Vill du veta mer om Zenya?

Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av att använda Zenya. Beställ broschyren helt utan förpliktelser.

Är du nyfiken på hur Zenya kan hjälpa din vårdorganisation med incidenthantering?

Kontakta gärna våra experter. Vi hjälper dig gärna.