Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Som företag inom livsmedelsindustrin vet CIRFOOD alltför väl hur viktigt det är att kontinuerligt leverera kvalitet. Med 144 platser på utbildningsinstitutioner, företag som KPN m.fl. är överblick det viktigaste för kvalitetschefen Jeroen Disseldorp. Han berättar gärna för oss hur Zenya bidrar till detta.
”När jag började på CIRFOOD för ett och ett halvt år sedan hade min föregångare redan utfört en hel del förarbete. Han hade redan gjort en kort lista över programvarupaket som skulle kunna uppfylla vår organisations behov och krav”, förklarar Jeroen.
”Jag var då helt fri att göra valet. Det viktigaste för mig var att systemet måste ge mig en enkel överblick. Innan vi använde Zenya kunde vi till exempel inte skapa rapporter på ett enkelt sätt. Enligt min åsikt var detta verkligen tvunget att förändras, för det är på det sättet jag kan hantera kvalitet i en organisation som vår”, fortsätter han.
I slutändan fattades beslutet till förmån för Infolands programvara, Zenya. ”Zenya passar och möter ungefär 90-95 procent av våra behov och det är verkligen bra. Om jag måste nämna en punkt som jag ogillar är det att den faktiskt kan göra för mycket för vad vi behöver just nu. Men vem vet, i framtiden kanske jag säger: Vad trevligt att den kan göra det också, så det är verkligen inte negativt menat.’”
Jag får en signal om varje meddelande, så att jag kan avgöra om det behövs en uppföljning här. Vi har ordnat detta i Zenya FLOW, och det fungerar mycket bra.”
För närvarande använder CIRFOOD Zenya DOC för att registrera arbetsflöden och standarder som ISO9001 och ISO14001. Detta används främst på huvudkontoret. ”För detta så var ett krav att dokumenthanteringen ska vara helt säkrad, men också att ingen slumpmässigt kan göra ändringar. Zenya DOC passar perfekt för detta,” enligt Jeroen.
Zenya FLOW används för att planera uppgifter och rapportera incidenter och avvikelser. De anställda på plats använder det, t.ex. för regelbundna temperaturmätningar med ett arbetsflöde, men också för att boka leveranser och rapportera incidenter i samband med livsmedelssäkerhet. Allt detta bidrar till att följa HACCP.
”När det gäller rapportering av incidenter ville jag kunna koppla ett arbetsflöde till detta, så att en rapport inte alltid behöver hanteras omedelbart. Jag kommer att få ett meddelande om varje rapport, så att jag enkelt kan avgöra om det behövs en uppföljning här. Vi har satt upp detta i Zenya FLOW och det fungerar mycket bra”, fortsätter Jeroen.
En mapplayout i Zenya DOC per avdelning med ISO-certifieringar och rapporter.
Om det inte är gjort i tid får de automatiskt en påminnelse. Jag behöver alltså inte längre följa upp detta själv, om inte uppgifterna förblir öppna för länge.”
”Det som är trevligt, både för mig och för de anställda på plats, är att alla viktiga, återkommande uppgifter har fastställts i uppgiftsscheman. De får nu ett meddelande om att de måste göra något, t.ex. mäta temperaturen, så att de kan göra det direkt och fortsätta med sitt arbete direkt efteråt. Om det inte görs i tid får de automatiskt en påminnelse”, förklarar Jeroen.
”Jag behöver alltså inte längre följa upp detta själv, såvida inte uppgifterna förblir öppna för länge. Rapporterna är ännu inte alla konfigurerade på det sätt som jag tänkt mig, men trenderna är redan synliga. Det finns t.ex. platser där saker och ting ofta inte görs förrän på fredag eftermiddag, vilket innebär att de stöter på avvikelser som inte kan lösas förrän senare. Detta är något som jag sedan kan hantera.”
En översikt över uppgifter i Zenya FLOW, som kan hanteras per plats.
Jeroen ser att medarbetarna redan har hittat rätt med den mobila versionen av Zenya. ”Om de behöver mäta temperaturen använder de bara Zenya på sin egen smartphone för att kommunicera detta direkt, på plats”, förklarar Jeroen. ”Våra FOODIES, externa parter som erbjuder sina produkter på våra anläggningar, arbetar också med Zenya och rapporterar positiv feedback.”
Därför håller han nu på att implementera en surfplatta per plats med Zenya Capture App installerad. Han ser verkligen fördelarna för hans filial när det gäller rapportering och uppföljning av uppgiftsscheman med appen: ”Egentligen var det inte planerat förrän i slutet av 2022, men eftersom vi har varit stängda större delen av tiden under de senaste ett och ett halvt åren har vi kunnat börja arbeta med detta nu. En fördel med den märklig period vi gått igenom.”
Överföring av temperaturmeddelanden via mobilappen.
Rapportering som avslutas med mobilappen.
“Snart när jag har en fullständig överblick tack vare rapporterna kommer det att göra mitt arbete så mycket enklare.”
I och med installationen av Zenya Capture App är Jeroen självklart i färd med att implementera den, men de platser som redan använder den är entusiastiska: ”De tycker att den är väldigt lätt att använda och märker framför allt den tidsbesparing som detta arbetssätt innebär”.
Dessutom arbetar Jeroen fortfarande med att skapa olika rapporter: ”Ett system som Zenya ska fungera för dig och underlätta saker och ting, det ska inte bli en administrativ börda. När jag snart kommer att ha en fullständig överblick tack vare rapporterna kommer det att göra mitt arbete så mycket enklare. Och då kan jag fokusera på innehållet i mitt arbete i stället för på (administrativa) perifera frågor.”
Med andra ord fortsätter han att optimera. Och för detta använder Jeroen tacksamt stödet från Infolands Functional Management Desk: ”Jag hade en assistent, men med tanke på situationen kunde han tyvärr inte stanna kvar. Och jag har inte tid och kunskap att göra allt själv. Så hur trevligt är det inte att jag kan ringa er för att få hjälp med det?”.
I framtiden ser Jeroen också möjligheter för iQualify när det gäller att garantera expertis. Han är också intresserad av Zenya CHECK. ”Just nu använder vi fortfarande andra programvaror för revisionshantering, men mitt mål är att slå ihop det med Zenya DOC och FLOW. Det är naturligtvis mycket bekvämt när allt är organiserat i ett enda system. Det gör det också mycket lättare att visa att standarderna följs”.
Man kan säga att Jeroen är nöjd med Zenya och att det hjälper honom att säkra och öka kvaliteten inom CIRFOOD. Kvalitet kan helt enkelt inte glömmas bort i hela organisationen och den är nu alltid högst prioriterad. Han skulle dock gärna se att fler organisationer inom livsmedelsindustrin arbetar med detta, eftersom han ibland känner sig något isolerad i Infoland Community. Men på ett mer seriöst plan ser han framför allt att det kan hjälpa vilken organisation som helst att öka och upprätthålla kvaliteten.
Broschyren Zenya FLOW visar dig hur detta kraftfulla incidenthanteringssystem kan användas så att din organisation kan dra lärdom av rapporter och genomföra förbättringsåtgärder.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
