Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Dricksvattenföretaget Oasen förser 800 000 konsumenter och företag i östra Sydholland och sydvästra Utrecht med säkert och rent dricksvatten varje dag. För att göra detta använder Oasen Zenya för dokumenthantering, registrering av processflöden och för incident- och riskhantering. Oasen är en av de första kunderna som använder den uppdaterade RISK-modulen.
Peter van der Vlies, riskhanteringskonsult på Oasen, förklarar varför Oasen har valt Zenya i flera år och hur RISK har tagit organisationens riskhantering till nästa nivå.
I slutet av 2017 började Peter och hans kollegor leta efter en programvara som kunde hjälpa dem att registrera rutiner och dokument. Det befintliga DMS-systemet var inte längre tillräckligt. Därför uppstod behovet av ett användarvänligt system för att automatisera vissa arbetsflöden och ytterligare säkra resultatet av affärsprocesserna.
Peter säger: ”Vi insåg snart att det finns så många dokumenthanteringssystem där ute. Men vi vidgade våra vyer: det måste vara ett system som också kunde registrera och övervaka incidentrapporter och som också kunde stödja oss i riskhanteringen. Vi såg många, men långt ifrån alla system levererade vad de lovade.”
Till slut återstod två leverantörer att lägga anbud på, och Infoland (Zenya software) vann kontraktet. Ett av kraven i upphandlingen var att förenkla dokumenthanteringen. Oasen har nu använt Zenya DOC framgångsrikt i flera år. De fångar också upp processflöden för att säkerställa att dokument hanteras korrekt och att rätt personer kan ansluta till dem.
Organisationen hade också ytterligare behov när det gäller incidentrapportering. I den gamla situationen skulle tekniker rapportera en incident eller farlig situation på en anläggning i ett rapporteringssystem, varefter dessa registrerades manuellt i ett annat rapporteringssystem. Nu hanterar Oasen detta med Zenya FLOW. Anledningen till att Oasen valde Zenya? ”Zenya erbjuder ett integrerat system för kvalitets- och riskhantering”, förklarar Peter. ”Ett system uppfyller alla krav, så det blir inte fragmenterat inom organisationen. Detta främjar den övergripande användarvänligheten.” Oasen använder modulerna CHECK och RISK utöver DOC och FLOW.
Även om riskerna tidigare registrerades på papper hade jag ingen överblick alls. Det ledde till att vissa risker inte övervakades. Med RISK har jag mycket mer kontroll tack vare tydliga rapporter och tydliga instrumentpaneler.”
Oasen valde tidigare Zenya för dess kvalitet och riskhantering. Snabbspolning fram till 2024: Peter och hans kollegor har arbetat med Zenya i nästan fyra år nu. Oasen är en av de första kunderna som använder vår uppdaterade RISK-modul med tillfredsställelse. Peter säger: ”2020 började vi kartlägga strategiska risker. Sedan dess har vi även inkluderat risker relaterade till projekt och olika ämnen, till exempel skatterisker.”
RISK används alltså för alla typer av risker i organisationen. ”Ett av våra strategiska mål är en perfekt dricksvattenförsörjning. Klimatförändringen och den torka den medför är en risk som kan äventyra detta mål”, säger Peter. ”Vi producerar vårt dricksvatten från grundvatten i strandnära områden genom grundvattenutvinning i strandnära områden längs De Lek. När det blir torrare och torrare på sommaren tränger havsvattnet längre och längre ner i marken och därmed in i floden. Det salt som då kommer in i vattnet kan inte avlägsnas med vår vanliga behandling. Vi har registrerat denna risk så att vi kan vidta lämpliga åtgärder. Till exempel använder vi nu en annan behandlingsteknik vid ett antal behandlingsstationer.”
På så sätt utsätts Oasen för många fler risker. Tänk bara på läkemedelsrester som hamnar i vattnet eller en säkerhetsincident som kan äventyra kontinuiteten i företaget och därmed dricksvattenförsörjningen. ”Som leverantör av dricksvatten är vi viktiga för det nederländska samhället. Det innebär att vi måste följa strikta lagar och förordningar, som WBNI och snart NIS2, för att säkerställa att vi inte faller offer för cyberbrott och att kontinuiteten i vår organisation förblir garanterad.”
Men RISK används också för mindre risker, t.ex. på projektnivå. Projekt kan ha risker som gör att ledtiden blir för lång eller att projektet inte levererar det som förväntades av det. Peter är den som hjälper projektledare och projektmedlemmar att identifiera riskerna och registrera dem i Zenya. Användare, t.ex. projektledare, har rättigheter att komma åt riskerna i RISK.
Innan Oasen hade RISK lagrades riskerna i olika Excel-ark. ”Även om riskerna registrerades på papper hade jag ingen överblick alls”, säger Peter. ”Det ledde till att vissa risker inte övervakades. Med RISK har jag mycket mer kontroll. En risk innebär till exempel vissa kontrollåtgärder som jag kan tilldela medarbetarna och utvärdera om de följs.”
Men rapporterna och instrumentpanelerna ger också mycket mer överblick. Peter: ”Jag kan när som helst se vad som pågår och hur det går.” Tack vare RISK kan Oasen ”återanvända” befintliga risker för nya, liknande projekt. Till exempel genomför de regelbundet samma typ av projekt på en annan plats, där riskerna och hanteringsåtgärderna nu kan replikeras. ”Vi behöver inte uppfinna hjulet på nytt, allt finns i Zenya. Det fungerar väldigt enkelt och sparar enormt mycket tid åt oss.”
Oasen är en av Infolands första kunder som börjat använda den uppdaterade RISK-modulen. Gick det bra direkt? Peter ler. ”Det tog lite tid att vänja sig och allt fungerade inte lika bra för oss som i den tidigare versionen. Jag rapporterade detta till min kontaktperson och till produktutvecklingsteamet. Det jag gillar med att arbeta med Infoland är att de verkligen lyssnar på vår feedback och anpassar programvaran därefter”, säger han.
Möjligheten att tilldela kontroller till en kollega utan att använda CHECK är en stor förbättring i den nya modulen för Oasen. Detsamma gäller den grafiska visningen av riskrapporter och Zenyas aktiva signalering till riskägare. ”Sedan kommer det ett e-postmeddelande till den ansvarige kollegan, som ber honom eller henne att utvärdera en risk eller till exempel säger att tidsfristen för ledningens åtgärder närmar sig. Det är ett stort steg framåt!”
Tack vare RISK har engagemanget i riskhanteringen förbättrats. Nu kan kollegorna se vad bra riskspårning och riskövervakning ger dem. Om något till exempel går fel i ett projekt kan de belägga det med Zenya och lära sig av det.”
Collega’s waren al enthousiast over de software, maar de vernieuwde versie zorgt ervoor dat collega’s zich nog meer betrokken voelen bij risicomanagement. Dankzij RISK leeft risicomanagement meer in de organisatie en zien mensen het belang ervan in. Peter: “De oude Excelsheets voelden voor veel medewerkers als een verplichting. Nu zien ze wat het goed bijhouden en opvolgen van risico’s hen oplevert. Mocht er bijvoorbeeld iets misgaan in een project, kunnen ze dit met Zenya onderbouwen en er iets van leren.”
Peter raadt andere organisaties aan om Zenya ook voor risicomanagement in te zetten. Het draagt bij aan het gevoel dat dit niet iets is wat bij één persoon moet liggen, maar bij de hele organisatie. Iedereen kan nu zelf zien welke strategische en operationele risico’s er zijn. “Dat maakt de software zo mooi: collega’s kunnen filteren op welke risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen van hun zijn. RISK heeft de cultuur rondom risicomanagement een grote boost gegeven”, besluit Peter.
Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av att använda Zenya. Beställ broschyren helt utan förpliktelser.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
