Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Dricksvattenföretaget Oasen förser dagligen 778 000 personer i delar av Sydholland och Utrecht med gott och pålitligt dricksvatten. Incidenter registrerades på flera olika sätt. Vissa incidenter rapporterades på papper och incidenter som rörde hälsa, miljö och säkerhet registrerades i ett rapporteringssystem som inte var optimerat för det ändamålet.
Protokoll och dokument registrerades i ett dokumenthanteringssystem och riskhanteringen bestod av Excel-filer. Med åren ökade antalet beskrivna förfaranden och processerna blev fragmenterade, vilket ledde till att man förlorade överblicken.
Vi talade med Peter van der Vlies, konsult inom riskhantering, Irene van Eijk, konsult inom kvalitetshantering, och Hayat el Boayadi, representant för kvalitetshantering. De diskuterar hur de kom att välja Zenya och vad användningen av denna programvara för kvalitetshantering har gett Oasen hittills.
Ett första behov av en ny programvara för att registrera förfaranden och dokument uppstod. Den befintliga DMS:en var inte längre tillräcklig. ”Även om kravet på att registrera arbete i rutiner slopades i ISO 9001:2015 fanns det ett behov av ett användarvänligt system för att automatisera vissa arbetsflöden och säkra utfallet av affärsprocesser ännu bättre”, säger Irene.
Peter tillägger: ”Vi upptäckte snart att det finns ett enormt antal system tillgängliga för dokumenthantering. Vi utvidgade dock räckvidden: vi behövde ett system där vi också kunde registrera och övervaka incidentrapporter och där riskhantering kunde utföras. Vi hade sett många, men långt ifrån alla system höll vad de lovade.”
”I slutändan var det två leverantörer kvar som fick delta i upphandlingen. Den ena var Infoland med Zenya Software, och till slut vann ni anbudet. Så vi började arbeta med Zenya”, fortsatte Peter.
Ett av kraven i upphandlingen var att förenkla dokumenthanteringen. Om t.ex. namnet på en avdelning skulle ändras, skulle det kunna ändras på en och samma gång i alla relevanta dokument. Detta är något som Zenya är överens om.
När det gäller incidentrapporter fanns det ytterligare behov även inom organisationen. I den gamla situationen skulle tekniker rapportera en incident eller en farlig situation på en plats i ett rapporteringssystem och sedan manuellt registrera den i ett annat rapporteringssystem.
Just det systemet var komplicerat att använda och inte så användarvänligt. Det saknade också analysmöjligheter. Därför måste det nya rapporteringssystemet vara betydligt enklare att använda och erbjuda möjlighet till analys, förklarar Hayat.
Dessutom måste systemet vara lämpligt för riskhantering, eftersom Oasen ännu inte hade något system för detta, förutom de befintliga Excel-dokumenten. Framför allt kände Peter att han saknade en överblick och insikt i vad som verkligen händer. Det som är särskilt glädjande är att ett system uppfyller alla krav, så att det inte blir så splittrat inom organisationen. Detta gynnar den övergripande användarvänligheten.
Vid det här laget har det gått flera månader och Zenya har implementerats på Oasen. I processen väntade de tills Zenya slutligen lanserades för att undvika att först arbeta i iProva och sedan snabbt byta till Zenya.
Huvudsyftet med Zenya DOC är att registrera processflöden, förklarar Irene. Detta för att se till att dokumenten hanteras korrekt och att rätt personer kan involveras.
Detta gör uppföljningsprocessen mycket enklare. Vi brukade arbeta med Excel och fristående e-postmeddelanden, i vilka man sedan lade till sin del och sedan vidarebefordrade den. Detta är mycket enklare i Zenya: du vidarebefordrar uppgiften i systemet till nästa och systemet hjälper dig att komma ihåg om du fortfarande måste göra din del, säger Irene.
Det är också mycket enklare att följa upp incidentrapporter på detta sätt, säger Hayat: ”Tidigare var man tvungen att följa upp en rapport för att den låg på ett skrivbord eller i en brevlåda någonstans, men nu kan man ta itu med den mycket snabbare. Det är bra när ett system påminner dig om att något fortfarande förväntas av dig!”
Alla nämner också hanteringen av Zenya, som är lätt att göra själv. Särskilda kunskaper är inte nödvändiga, men lite skicklighet och intresse är det. Men det är okej på Oasen, för Zenya ger dem så mycket mer överblick och bekvämlighet att de tycker om att arbeta med programvaran. Och det älskar vi förstås att höra!
Broschyren om Zenyas programvarusvit ger en tydlig inblick i de fyra modulerna och hur de tillsammans bildar ett kraftfullt kvalitetsledningssystem.
Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av Zenya. Begär broschyren utan förpliktelser.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.