Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Efter en orienteringsfas valde bioteknikföretaget Sanofi (tidigare var detta Genzyme) ett nytt system för incidentrapportering. Användarvänlighet var ett viktigt krav, så att tröskeln för de anställda att rapportera var så låg som möjligt. Detta främjar ju rapporteringen, vilket i slutändan leder till färre incidenter. Tänkandet kring säkerhet, miljö och välbefinnande på arbetsplatsen genomsyrade därför hela organisationen.
EHS-chefen Yves Berghmans och preventionskonsulten Luc Royens förklarar hur valet av Zenya FLOW kom till stånd och hur det passar in i säkerhetsmedvetandet inom bioteknikföretaget.
Yves Berghmans fastställde, när han tillträdde, att organisationen skulle gå igenom ISO 14001- och OHSAS 18001-certifieringar (som sedan 2018 är ISO 45001). Detta krävde ett förfarande för rapportering av incidenter.
Detta förfarande har utarbetats av EHS-avdelningen (Environment, Health & Safety) själv. De anställda fyllde i ett utskrivet formulär och den ansvariga chefen skulle sedan undersöka rapporten och föreslå eventuella korrigerande åtgärder.
Det ursprungliga rapportformuläret skickades till EHS-avdelningen och chefen fick en kopia. Det fanns ett formulär för rapportering av både incidenter och avvikelser. Även om detta arbetssätt medförde många fördelar fanns det också nackdelar.
Detta var ett något besvärligt förfarande, eftersom risken för att pappersrapporten skulle hamna i en ”att göra”-hög var stor. Liksom risken för att ett formulär skulle gå förlorat.
Dessutom verkade det finnas ett hinder för att rapportera, eftersom de anställda trots allt var tvungna att vända sig till sin chef. Behovet av att digitalisera och uppdatera förfarandet växte samtidigt .
Genzyme växte också och förvärvades av Sanofi 2011. Infoland bjöds in och de slog genast in på spiken på huvudet. Den enkelhet som Zenya, Infolands kvalitetsledningssystem, uppvisade var helt i linje med Sanofis sätt att tänka på incidentrapportering. Dessutom fanns det många likheter med deras befintliga pappersbaserade förfarande. Det var precis vad Sanofi ville.
Håll det enkelt är vår devis. Vi går från en reaktiv till en förebyggande organisation genom vår säkerhetspolicy.”
Organisationen har genomgått en stor förändring under de senaste åren. Säkerhetsmedvetenheten stöds av allt fler anställda. En god rapporteringskultur är ett tecken på detta. Det digitala systemet och det arbetsflöde som beskrivs för det innebär också att fler personer måste samråda om risker.
Det markerar den ökade medvetenheten om säkerhet och miljö hos Sanofi. Detta är organisationens uttryckliga åtagande, och i dess policyförklaring om säkerhet och miljö står det att man vill skapa en kultur där ständiga förbättringar är centrala. Den incidentrapportering som underlättas av Zenya FLOW passar perfekt in i detta sammanhang.
Broschyren om Zenya FLOW visar hur detta kraftfulla incidenthanteringssystem kan användas så att din organisation kan dra lärdom av rapporter och genomföra förbättringsåtgärder.
Sanofis höga fokus på säkerhet och miljö innebär bland annat att organisationerna har strikta avtal om rutiner. När en anmälan och en riskbedömning har gjorts, beroende på hur allvarliga och betydelsefulla riskerna är, skickas ett e-postmeddelande till företagets EHS-organisation i Boston. Anmälan genereras automatiskt så fort anmälan anges. Det är då en av diskussionspunkterna mellan lokala och globala säkerhetschefer.
Naturligtvis översätts incidenten och förbättringsåtgärderna till hela Sanofi när det är lämpligt. Vad måste organisationen själv fortfarande göra? Det fina med ett digitalt system är naturligtvis att det ger möjlighet att samla in och analysera alla incidentrapporter, CPM-värden och liknande för att få nya insikter.
Arbetet med säkerheten på arbetsplatsen har därför blivit en kontinuerlig förbättringsprocess.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
