Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Spine & Joint Centre har i 27 år varit experter på att behandla fysiska sjukdomar – särskilt rygg-, bäcken- och nacksmärtor. Som en del av sin första ISO-certifiering inrättade rehabiliterings- och kompetenscentret ett kvalitetssystem. Så småningom insåg man dock att systemet inte alls fungerade särskilt bra. De började leta efter ett alternativ och vände sig till Zenya. Barbara Koffijberg och Inge Ronchetti förklarar hur de använder Zenya idag på Spine & Joint Centre och vilken inverkan det har haft.
Det kvalitetssystem vi arbetade med tidigare var i själva verket mycket otympligt, börjar Barbara sin berättelse. ”Det innehöll nämligen en översikt över alla våra dokument, från arbetsinstruktioner till formulär och grundläggande information om organisationen. Men det fanns ingen sökfunktion i systemet. Så om någon letade efter ett dokument var de tvungna att leta igenom alla mappar eller fråga oss var dokumentet fanns.”
Det var också svårt att uppdatera dokumenten. Det fanns en kvalitetsansvarig som var tvungen att uppmuntra annan personal att uppdatera de dokument som de var ansvariga för. Denna person var tvungen att övervaka allt och sedan också se till att dokumenten fanns i systemet i tid för externa revisioner.
Dessa revisioner orsakade mycket stress, både för kvalitetschefen och de andra medarbetarna, säger Inge. ”Vi frågade oss hela tiden: Kommer dokumenten att uppdateras i tid? Kommer de att finnas i systemet i tid? Kommer de att vara de senaste versionerna?”
När det gäller meddelanden arbetade Spine & Joint Centre med sitt eget system. Vissa rapporter gjordes digitalt, medan andra kom in på papper – vilket krävde mycket manuellt arbete och därmed tid.
Zenya är lätt att ha att göra med och att arbeta med. En tillgång för hela organisationen.”
Kort sagt: de gamla IT-systemen orsakade mycket stress och bortkastad tid inom organisationen, och det kunde bli bättre. ”Vår chef var redan bekant med Zenya från laboratorier i sjukhusvärlden. Han visste också att detta system hade ett brett användningsområde och användes flitigt”, säger Barbara. Organisationen valde Zenya DOC och Zenya FLOW: DOC för att strukturera alla sina dokument, FLOW för att göra rapporteringssystemet mer effektivt.
Inge: ”Nästan alla våra dokument finns nu i Zenya. Om personalen vill slå upp något kan de göra det mycket snabbt via den praktiska sökfunktionen. Tänk dig till exempel fysioterapeuter som precis har avslutat sina studier och snabbt vill gå igenom en instruktion. Eftersom de inte längre behöver dra oss i ärmen för att få veta exakt var ett visst dokument finns, blir arbetet effektivare och roligare för alla.”
Och allt ansvar ligger inte längre på en person. Barbara förklarar: ”Alla dokument finns i DOC och du får ett meddelande när ditt dokument behöver granskas. Systemet skickar också påminnelser. Det skapar lugn, tydlighet och struktur i hela organisationen.”
Alla typer av notifieringar kan sedan göras igen via FLOW. Barbara och Inge har skapat arbetsflöden för IKT-anmälningar, dataintrång, incidenter, reparationer och idéer om förbättringar. ”Vem som helst kan nu göra en anmälan mycket enkelt”, säger Inge. ”Du kan till och med snabbt ta en bild via din telefon, vidarebefordra den, och klart! Sedan går rapporterna automatiskt till rätt personer.”
Alla foton är tagna av Rosely Mooren.
Nu är det inte längre nödvändigt att skicka separata dokument till exempelvis nyanställda eller praktikanter. ”Vi kan nu mycket enkelt dela länkar till dokument med andra, inklusive externa personer. Via en inloggningskod kan de sedan se dokumentet i vårt system, en och samma version för alla. Det sparar mycket tid och är mycket mer användarvänligt.”
”Dessutom har våra huvuddokument blivit mycket mer kompakta”, tillägger Inge. ”Tidigare hade vi ibland dussintals sidor med dokument. Nu lägger vi bara in den grundläggande informationen i huvuddokumentet och använder aktiva länkar för att leda läsaren till djupare information.”
Spine & Joint Centre har cirka 45 till 50 anställda. Även om organisationen inte har en uppsjö av dokument eller processer att hantera, märker de ändå tydligt fördelarna med Zenyas programvara.
Barbara: ”Vi gillar verkligen det faktum att allt nu sker inom ett paraplysystem. Zenya ger oss överblick, struktur och sinnesro. Genom att vi själva har satt upp systemet har vi dessutom kritiskt granskat och ytterligare optimerat våra arbetsprocesser och vår mappstruktur. Eftersom vi nu känner oss hemma med Zenya får vi också fler och fler idéer om hur vi kan använda programvaran. Till exempel skapade vi nyligen ett formulär för att utvärdera vår FAFS, inklusive ett arbetsflöde för att fastställa motsvarande åtgärder.”
Infoland arbetar hårt med hantering av kundrelationer. Många andra företag skulle kunna ta ett exempel från detta.”
Så Barbara och Inge satte upp systemet helt på egen hand. De kom själva på mappstrukturen, den bästa inställningen för arbetsflöden och mycket mer. ”I början var det här ibland svårt”, förklarar Inge. ”Men Infoland hjälpte oss enormt mycket. De var mycket tålmodiga och förklarade tydligt för oss hur allt fungerade. Jag gillar verkligen den vägledningen. Och jag är också nöjd med eftervården. Infoland är mycket lättillgängliga, så vi får alltid snabba svar.”
Slutligen konstaterar Barbara och Inge att Infoland gör allt de kan för att upprätthålla en god relation med sina kunder. ”Infoland arbetar hårt med relationshantering. Många andra företag skulle kunna ta ett exempel från detta”, säger Barbara. ”De hjälper inte bara till att sätta upp systemet, utan ser också till att allt fungerar och fortsätter att fungera.”
Och hur ser Zenyas framtid ut inom Spine & Joint Centre? ”Det är inte över än för oss; vi vill få ut mycket mer av att använda DOC och FLOW”, säger Inge. ”I slutet av det här året kommer vi att överföra alla våra HRM-dokument. För Zenya fungerar helt enkelt trevligare än andra system. Och våra medarbetare reagerar också positivt. Då är cirkeln sluten, eller hur?”
Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av att använda Zenya. Beställ broschyren helt utan förpliktelser.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
