Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.ICL, en tillverkare av gödningsmedel och andra produkter med filialer över hela världen, sökte ett system för sina nederländska och belgiska filialer där de kunde digitalisera produktförfrågningar (New Product Request, även kallad NPR). Hittills har dessa förfrågningar, hundratals per år, behandlats manuellt på papper. En begäran kan lätt täcka dussintals A4-dokument.
Zenya FLOW valdes slutligen som arbetsflödeshanteringssystem.
Under tiden har systemet byggts upp på det sätt som planerats och de första 100 ansökningarna har redan behandlats. Det är dags att fråga ICL hur de kom fram till sitt val och om det blev som de förväntade sig.
För detta talar vi med Christie Bordewin-Stroek, portföljchef, Randy Baeten, funktionell administratör och förste QA-analytiker, och Rob Goedhart, kvalitetssystemansvarig.
Christie börjar berättelsen: ”Som portföljförvaltare är NPR-processen mitt barn. Fram till för några månader sedan utförde vi denna process på papper. När en ansökan kom in var man tvungen att fylla i alla möjliga blanketter och de cirkulerade från avdelning till avdelning. I Excel höll jag, eller min kollega José, reda på statusen för en ansökan. Man kan säga att det var en komplicerad och tidskrävande process. I bästa fall tog en sådan ansökan sex veckor.
Det har talats om att digitalisera processen i flera år, men det har alltid varit på hälft. Och så kom det förnyelsen av den europeiska gödselmedelslagen (FPR). ”För det måste du kunna visa hur din process ser ut”, säger Rob. ”Det behöver inte nödvändigtvis vara digitalt, men det gör det lättare. Eftersom digitaliseringen redan hade börjat ske under en tid var det dags att börja titta på ett system där vi kunde registrera de nationella rapporterna.
Först hade de två leverantörer av programvara för kvalitetsstyrning, och därefter kom Infoland in i bilden. En av dem hoppade snabbt av eftersom den visade sig vara särskilt lämplig för grafiska projekt. De andra två, inklusive Infoland, fick ge en demonstration. Efter detta gjordes valet omedelbart.
”Jag är alltid skeptisk av naturen, även nu. Men Rob Konings förklarade det så bra och efter vad jag såg blev jag genast entusiastisk. Vi informerade omedelbart de andra parterna om att de inte hade valts ut och fortsatte med Zenya. Ganska snart därefter hade vi det första mötet för inredningen med Kirsten van Blijswijk”, säger Christie.
Vi informerade omedelbart de andra parterna om att de inte hade valts ut och fortsatte med Zenya. Ganska snart därefter hade vi det första mötet för inredningen.”
Att sätta in en process med dussintals A4-ark i ett system är inte något man gör i en handvändning. Särskilt eftersom processen på ICL består av många olika steg.
”Vissa steg sker samtidigt. Beroende på hur det specifika ärendet ska hanteras behöver arbetsflödet skickas till en eller flera personer eller avdelningar samtidigt i ett enda steg. Dessutom måste ett arbetsflöde också kunna gå tillbaka eller framåt i nästan vilken punkt som helst, utan att det finns ett enda fast flöde som kan identifieras”, förklarar Christie.
”Och innan vi riktigt kunde börja med Kirsten dök Corona upp. Plötsligt var vi tvungna att börja ordna allting digitalt. Ärligt talat gillade jag inte det då, för hur ska man förklara en så komplex process om man inte kan träffas fysiskt? Men mina bekymmer var obefogade: det visade sig att vi också kunde samarbeta mycket bra på distans. Kirsten förstod mycket väl vad vi behövde”, fortsätter Christie.
”Även om arbetsflödena verkligen inte var rätt på en gång, men det berodde mer på oss än på Infoland. Det finns saker i processen som är så logiska för oss att vi glömde att registrera dem, så Kirsten kunde inte ta hänsyn till dem. Men kommunikationslinjerna var korta, så vi kunde hantera sådana saker snabbt varje gång. Nu har vi ett imponerande arbetsflöde som fungerar bra och som vi kan arbeta med.”
Eftersom vår process och därmed vårt arbetsflöde är så komplext gör vi många saker annorlunda än andra. Dessutom är det trevligt att systemet är så flexibelt att jag kan justera arbetsflödet på det sätt som vi vill.”
När Kirsten hade levererat arbetsflödena kunde ICL börja arbeta med dem. Och som det ofta är, stöter man ändå på alla möjliga saker som skulle kunna vara bättre eller enklare. Det är där Randy kommer in som funktionschef. Från och med nu gör ICL själv justeringar av Zenya FLOW.
”Det är praktiskt att jag inte alltid behöver uppfinna hjulet på nytt”, förklarar Randy. Många vanliga saker finns beskrivna i gemenskapen, till exempel. Jag tittar också regelbundet där för att se om det redan finns nya funktioner som jag kan använda eller tips från andra användare.
”Eftersom vår process och därmed vårt arbetsflöde är så komplext gör vi många saker annorlunda än andra. Och det är fantastiskt att systemet är så flexibelt att jag kan anpassa arbetsflödet efter egna önskemål. Om jag inte kan lösa det ber jag Kirsten om hjälp och ibland frågar jag servicedesk. Vad jag särskilt gillar med det är att jag alltid får ett snabbt svar så att jag kan gå vidare med det!
Under de första månaderna efter det att systemet togs i drift behandlades 100 ansökningar. Detta är många gånger snabbare än när vi gjorde det på papper. Inte bara för att de inte längre behöver flyttas fysiskt från ett kontor till ett annat (i olika byggnader), utan också för att processorer får ett meddelande från systemet om att en uppgift väntar på dem. För de enklaste ansökningarna, som tidigare tog cirka sex veckor, är handläggningstiden nu några dagar i stället för veckor.
”Vi finjusterar fortfarande processen, varje gång det dyker upp saker som vi kan justera för att göra processen ännu bättre och enklare”, säger Randy.
”Bra, kan man säga. Flera användare har uppgett att systemet är användarvänligt. Dessutom anses teamets arbetsmetod vara trevlig, eftersom vi reagerar snabbt och adekvat och involverar användarna”, tillägger Rob.
”Det bästa sättet att se att de är nöjda är kanske att de själva nu kommer med förslag på vad vi alla skulle kunna göra i systemet. De frågar till exempel redan om vi kan lägga in vissa processer i Zenya FLOW. Jag var tvungen att skapa en väntelista för den, eftersom jag inte kan behandla alla förfrågningar samtidigt. Och vissa önskemål kommer definitivt inte att uppfyllas inom kort”, förklarar Randy.
”Men det är fantastiskt att se vilka fördelar de själva upplever och att de funderar på vad vi kan optimera mer med Zenya”, säger Christie. ”Vi gjorde ett bra val och detta kan verkligen fungera för alla organisationer med komplexa arbetsflöden. Man kan också se att det finns en stor efterfrågan i samhället, så det är bra att vi kan berätta vår historia!
Broschyren om Zenya FLOW visar hur detta kraftfulla incidenthanteringssystem kan användas så att din organisation kan dra lärdom av rapporter och genomföra förbättringsåtgärder.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
