Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Vilka är våra största risker? I åratal har ledningen för sjukhuset Tjongerschans i Heerenveen svarat på denna fråga med en känsla. Tack vare en grundlig riskhantering har de nu kartlagt alla risker, inklusive möjliga konsekvenser och åtgärder som ska vidtas. Detta ger insikt, men innebär också en kulturell förändring.
Precis som i alla andra organisationer kan många saker gå fel på ett sjukhus. Tänk på medicinska journaler som försvinner, sårbara patienter som faller, undernäring, bristfällig utrustning och personal som är sjuk under långa perioder. Frågor som kan ha stor inverkan på vårdkvaliteten och organisationen.
Sjukhuset Tjongerschans kände till riskerna, men kunde fram till för två år sedan inte ge ett tillfredsställande svar på frågan ”Vilka är våra tre största risker?”. ”På den tiden arbetade vi huvudsakligen på magkänsla”, förklarar Irene ten Brummelhuis, chef för kvalitetsavdelningen på sjukhuset Tjongerschans. ”Ibland vet man inte hur stor en risk faktiskt är, vilka konsekvenser den kan få och om åtgärderna kommer att få önskad effekt. För att uppnå våra politiska mål krävs också en tydlig insikt, bland annat om hur vi kan förutse hur vi ska uppnå dem. Zenya RISK, som vi har kartlagt våra risker med sedan 2015, ger oss den insikten.”
Zenya RISK, riskhanteringslösningen som sjukhuset Tjongerschans nu använder, är en avancerad programvara som identifierar, analyserar, kontrollerar och övervakar risker. För varje risk visas orsakerna, de förebyggande åtgärderna, åtgärderna för att begränsa skadorna och konsekvenserna tydligt i en matris. ”Eftersom vissa risker har större konsekvenser än andra har vi delat upp konsekvenserna i konsekvenser för patienter, anställda, organisation, ekonomi och image. Detta gör det möjligt för oss att rangordna riskerna mer exakt i fråga om hur brådskande de är med hjälp av färgerna grönt, gult, orange och rött.”
Sjukhuset Tjongerschans hanterar sextio mycket olika risker. Dessa är indelade i tio grupper, så kallade domäner. En domän är informationssäkerhet. Detta inbegriper risken för dataläckage eller att personuppgifter om patienter och anställda hamnar i händerna på tredje part som inte borde ha tillgång till dessa uppgifter. ”En aktuell fråga med tanke på den nya europeiska allmänna dataskyddsförordningen som trädde i kraft den 25 maj 2018 och som ställer ännu strängare krav på sekretess för personuppgifter.”
”Tack vare riskhantering är vi mer medvetna om möjliga orsaker till dataintrång. Tänk på nyanställda som inte är tillräckligt insatta i våra riktlinjer. Vi kan föregripa detta genom att till exempel anpassa vår e-learningmodul.” Ett annat område är Anställda, som omfattar risken för ”oönskad personalomsättning”. Med andra ord, kvalificerade medarbetare säger upp sig medan sjukhuset är mycket angeläget om att behålla dem. ”Bra människor bidrar i hög grad till kvalitetssäkringen och till våra mål. Vi är därför angelägna om att behålla dem hos oss, i synnerhet i knappa yrken. Varför lämnar de oss? Vad kan vi göra för att behålla dem? Nu när vi har identifierat detta kan vi vidta rätt åtgärder och övervaka om de ger önskat resultat.”
Tack vare riskhantering är vi mer medvetna om de möjliga orsakerna till ett dataintrång, till exempel.”
Enligt Irene är medvetenhet och insikt två viktiga förbättringar av riskhanteringen på strategisk nivå. ”Det ger oss en mycket mer fullständig bild av riskerna. Vi kan nu göra mer medvetna val. Vi kan också bättre visa att en risk är större och väger tyngre, vilket gör vissa åtgärder mer angelägna.
Vi fortsätter att identifiera nya risker. Ny utrustning, en renovering, ändrad lagstiftning: vi måste ständigt anpassa oss och ställa oss frågan ”vad händer om”. Vi konstaterar också att riskhantering innebär en kulturell förändring, även om det tar tid. Det är inte bara ett verktyg som vi fyller i och måste använda optimalt. Om man vill hantera risker måste man börja tänka i termer av risker.”
Irene är mycket nöjd med Zenya RISK. ”Jag kan definitivt rekommendera det till andra organisationer. Det är en lättanvänd programvara. Det fina är att den är mycket visuell och tydlig. Med en snabb överblick kan vi se vilka de största riskerna är. Vi använder den i kombination med Zenya FLOW, med vilken vi aktivt skickar ut förbättringsåtgärder via e-post till berörda anställda. Den kombinationen ger definitivt ett mervärde. Riskhanteringen förändras ständigt och därför är det viktigt att Zenya RISK följer med, ibland behövs ytterligare förbättringar. Infoland tänker tillsammans med oss på detta och samarbetet är mycket trevligt. Vi valde slutligen den här lösningen, eftersom den passar väl in i vårt arbetssätt, vi var redan bekanta med Infoland och, särskilt för våra chefer, är det trevligt att ha kontakt med en parti.”
Broschyren om Zenya RISK visar hur du bättre kan identifiera och utvärdera risker med denna smarta programvara för riskhantering.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
