nlbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Kwaliteitsmanagement digitaliseren: het is nu de tijd

2020 is het jaar van de digitalisering. Dat de coronacrisis daaraan ten grondslag ligt, is een gegeven. Digitalisering is al jaren een hot topic en staat nu ineens bij vrijwel iedere organisatie hoog op de agenda. Maar als je er dan toch mee bezig bent, kun je ook maar beter de stap zetten om het in één keer goed te doen, zodat de tools ook in de toekomst goed blijven werken. Vandaag willen we je graag meenemen in de digitalisering van kwaliteitsmanagement. Wat zijn de voordelen en wat is er nodig om te digitaliseren? Je leest het hier.

 

In de stroomversnelling

Van de ene op de andere dag stond de wereld dit jaar op zijn kop. Samenwerken heeft er nog nooit zo uitgezien als nu: veel digitaal, op afstand en toch moeten we proberen om alles zoveel mogelijk en zo goed als kan door te laten lopen. De impact is in veel branches groot: van sluiting tot terugloop van klanten en inkomsten door de maatregelen, de druk op de zorg, het belang van hygiëne, aanpassen van onderwijs, iedereen heeft er op zijn of haar eigen manier mee te maken. En dus worden de mogelijkheden van digitalisering door vele partijen onderzocht en vaak ook bijzonder snel geïmplementeerd.

Zo wist Prove2Move te vertellen dat de vraag naar digitaal toetsen, als onderdeel van een digitaal lesprogramma, al snel behoorlijk in trek was. Het Heilig Hart Ziekenhuis in Lier (België) digitaliseerde diverse aanvragen voor bijvoorbeeld het lab op de COVID-afdeling en Spoedeisende Hulp binnen een uur. En dat zijn maar enkele voorbeelden van de wendbaarheid die vele organisaties, al dan niet noodgedwongen, hebben getoond in de afgelopen maanden.

Het besef dat we hier voorlopig nog niet vanaf zijn, is inmiddels geland. Dat ons werk op veel vlakken permanent verandert, ook. En daarmee gaan steeds meer organisaties kijken naar een oplossing voor de langere termijn, als het gaat om digitalisering. Ook Gartner herkent die trend en noemt 2021 de race naar digitalisering. Organisaties die nu doorpakken kunnen volgens het onderzoeks- en adviesbureau sterker uit de crisis komen.

Ga je kijken naar de toekomst, dan kan zijn dat een tijdelijke, ad-hoc oplossing die je nu gebruikt, al prima functioneert en alleen maar wat aangepast hoeft te worden om toekomstbestendig te zijn. Maar het kan ook zijn dat in alle snelheid de oplossing niet uitgekozen is voor de lange termijn en dat deze ook niet zo aangepast kan worden dat hier in de toekomst prettig mee gewerkt kan worden. En dan is het vooral tijd om te kijken naar een oplossing die dat wel doet.

 

Neem afscheid van Excel!

Tot de dag van vandaag zien we nog steeds regelmatig Excel voorbijkomen als ‘kwaliteitsmanagementsysteem’. En we zien organisaties die moeite hebben met normen en certificeringen zoals HACCP en VCA vast te leggen en uit te voeren. Het valt te verwachten dat deze uitdagingen blijven bestaan en dat het normaal blijft om zoveel mogelijk digitaal te doen. En gelukkig zijn er oplossingen om organisaties hierbij te helpen. Maar hoe neem je afscheid van Excel en kies je een oplossing die bij jou past?

Hiervoor geldt het aloude advies: gewoon doen. Ja, dit gaat even pijn doen. Want je gaat van een systeem dat eigenlijk geen systeem is, naar een oplossing die veel mogelijkheden kent en je uiteindelijk ook werk uit handen gaat nemen.

Overigens valt hetzelfde te zeggen over losse Word-documenten en uitgeprinte formulieren waarmee interne audits, checks, veiligheidsrondes en meer gelopen worden, of interne aanvragen die nog op papier worden gedaan. Buiten dat dit uitermate onhandig is, heb je hiermee geen controle of de juiste, meest recente formulieren worden gebruikt. Alles wat fysiek is uitgeprint loopt de kans kwijt te raken en als zaken vervolgens weer digitaal overgenomen moeten worden, liggen fouten (onbewust) op de loer.

Ook hiervoor geldt dus dat digitaliseren dé oplossing is die uiteindelijk iedereen werk uit handen gaat nemen. Maar met de keuze die jij maakt, ben je er nog niet. Want het is ook belangrijk dat íedereen met deze software gaat werken, dus vooral ook dat personeel op de werkvloer er het nut en gemak van inziet.

 

Gemak en eenvoud voorop

Wat we bij organisaties zien die succesvol gebruik maken van een kwaliteitsmanagementsysteem, is dat zij dit vaak introduceren als een oplossing die de medewerkers tijd bespaart. Door in te zetten op (gebruiks)gemak en eenvoud, maak je het voor medewerkers aantrekkelijk om het te gaan gebruiken. Zo is het mogelijk om documenten te delen via een app, interactieve documenten aan te maken die aan de hand van een aantal vragen bij het gewenste antwoord uitkomen, meldingen via een mobiele app mogelijk te maken, maar ook realtime dashboards te delen die iedereen inzicht geven in hoe het ervoor staat. Zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

En laat ze het vooral uitproberen. Binnen AAE werd het proces rondom werving- en onboarding teruggebracht van dagen, weken en soms zelfs maanden naar enkele uren, doordat de workflow geheel geautomatiseerd is. Iedereen binnen de keten ervaart het gemak en de snelheid. Heilig Hart Ziekenhuis in Lier (BE) lanceerde een no-stress app die medewerkers helpt om de juiste hulp te vinden als ze stress ervaren en deze werd in enkele dagen tijd tientallen keren bezocht. De tijd dat digitalisering eng werd gevonden, hebben we inmiddels grotendeels achter ons gelaten. Deels omdat het moet, deels omdat de nieuwere generaties op de werkvloer steeds meer gewend zijn aan digitaal leven en werken, en deels omdat men ook wel inziet dat bepaalde dingen hiermee sneller en gemakkelijker gaan.

Voorheen was de angst dat digitalisering banen ging kosten nog reëel, nu lijkt dat een stuk minder aan de hand te zijn. Want het mensenwerk blijft, alleen kunnen we het wel eenvoudiger en efficiënter maken met een goed kwaliteitsmanagementsysteem. Dat werk daardoor wellicht verandert en er andere eisen aan een baan of rol worden gesteld, kan daar zeker mee samenhangen. Maar eenieder die daar de uitdaging in ziet, zal dat alleen maar toejuichen.

Wil jij ervaren hoe een kwaliteitsmanagementsysteem bij kan dragen in het behalen van de doelen van jouw organisatie? Vraag dan vrijblijvend en gratis een demo aan, waarin we je dit graag laten zien.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.