Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Organisationer verkar i en värld som blir alltmer dynamisk. Det är därför viktigare än någonsin att flytta, innovera och dessutom förbättra. Naturligtvis är detta inte självklart och det är viktigt att bevara kvalitet, säkerhet och informationssäkerhet inom organisationen. Kravlistan verkar inte sluta, men det är där möjligheterna ligger. Ett ledningssystem kan kartlägga dessa. Men hur kan ett ledningssystem bidra till att behålla kontrollen i en alltmer komplex miljö?
Ett ledningssystem eller ledningskontrollsystem låter mycket abstrakt för många människor. Det är därför vi måste fokusera på vad det faktiskt är. Ett ledningssystem är i grund och botten inget mer eller mindre än programvara där en rad avtal är säkrade. Dessa avtal kan fastställas i metoder, rutiner eller arbetsinstruktioner i syfte att skapa en effektiv arbetsprocess.
Dessutom kan avtal ingås i syfte att uppnå affärsmål. Som att kontinuerligt anpassa sig till vår ständigt föränderliga värld eller fortsätta följa lagar och regler. Ett bra ledningssystem säkerställer och ger en tydlig överblick över alla uppsatta mål så att styrelsen, ledningen, samt medarbetarna alltid har inblick i statusen. På så sätt kan din organisation fokusera på ständiga förbättringar.
Ett ledningssystem har många fördelar. Det säkerställer ett konstant grepp om din affärsverksamhet. Tack vare en tydlig kontrollpanel har du alltid allt nära till hands och viktig information är lätt att hitta för alla. Varje morgon får du en överblick i kontrollpanelen över vad som går bra och vilka delar som kräver lite mer uppmärksamhet. Dessutom ger ett sådant system många andra fördelar:
Förutom ovanstående punkter finns det en ytterligare fördel som många organisationer förbiser. Att involvera anställda i affärsprocesser har en positiv inverkan på medarbetarnas motivation. Kanske är detta inte det första som kommer att tänka på när du som styrelse köper ett ledningssystem. Ändå är det oerhört viktigt för en framgångsrik utrullning av ett sådant system. Forskning av Forson (2021) har nämligen visat att motiverade medarbetare har ett positivt inflytande på ett företags övergripande resultat.
Ett ledningssystem kan ha flera effekter på din organisations övergripande funktion. Nedan beskriver vi två av dessa effekter;
För att uppnå de fördelar som beskrivs tidigare i denna artikel är det viktigt att skapa ägandeskap bland de anställda. Ägandeskap består av 6 punkter: inre motivation, nyfikenhet, se vikten av ett personligt bidrag till den större helheten, våga ta en risk, inte rikta anklagelser mot andra och slutligen ställa krav (van der Haak, 2020). Personal med dessa kompetenser tenderar att göra en organisation starkare. Ett ledningssystem stödjer utvecklingen av dessa kompetenser genom att ge insikt i processen, visa resultat och därigenom skapa och säkra ägande.
Dessutom kan intern kontroll också vara ett mål som ställs upp av ledningen. Exempel på sådana är kundfokus, tillförlitlighet och ekonomisk hälsa. Intern kontroll står för alla rutiner, riktlinjer och åtgärder som är internt fastställda för att styra organisationen som helhet. Dessa bedöms för effektivitet och för tillförlitligheten hos de associerade rapporterna. Ett väl utvecklat internt ledningssystem säkerställer att du alltid har kontroll över din organisation. Både på operativ nivå och på taktisk och strategisk nivå.
För utformningen av den interna kontrollen är det viktigt att veta vilka avtal som redan har ingåtts inom organisationen. Med ett ledningssystem har du omedelbart insikter i alla dessa avtal. Att definiera och tydliggöra dessa avtal och den tillhörande rollfördelningen mellan team gör det möjligt för organisationen att uppnå uppsatta mål. För att kartlägga dessa processer för de interna kontrollsystemen är COSO-ramverket ett användbart verktyg. Vi har redan skrivit en artikel om användningen av COSO-modellen.
Numera är det ett krav för varje organisation att digitalisera och hänga med i utvecklingen inom detta område. Digitaliseringen medför tyvärr också risker. En stor förändring är att viktig och integritetskänslig dokumentation nu kommer att lagras online. Programvaran som används av ledningen måste därför hantera dessa data på ett säkert sätt. Det kan göras med ett ledningssystem. Ett så kallat ledningssystem måste därför uppfylla kritiska krav. Organisationer måste alltid kunna lita på att viktiga uppgifter om din organisation – särskilt personuppgifter – lagras säkert.
Förra året höll vi ett digitalt forum där främst företagens aktuella utmaningar undersöktes. Under ledning av en diskussionspartner diskuterade 10 kvalitetschefer utmaningarna inom området digital förvaltning. Det blev snart uppenbart att många av de deltagande organisationerna kämpade med komplexiteten i snabba förändringar. Digitaliseringen av ditt ledningsflöde skapar olika önskemål och behov. Med rätt programvara och vägledning kan allt detta göras lite enklare. Vårt ledningssystem, Zenya, är ständigt i rörelse för att säkerställa att det överensstämmer med de senaste ändringarna. Är du nyfiken på vad kvalitetscheferna har lärt sig under den här sessionen? Ta sedan en titt på framtiden för kvalitets- och informationshantering.
Vår programvara stöder organisationer i alla branscher om ämnen som kvalitet, säkerhet, miljö och mänskligt välbefinnande. Zenyas programvara för kvalitetshantering samlar relevanta indikatorer från alla moduler i en tydlig instrumentpanel. Förutom cheferna och ledningen kan dessa instrumentpaneler också användas av teamen själva. På så sätt vet hela organisationen när som helst hur bra du mår och var det fortfarande finns möjligheter till förbättringar. Detta ger Zenya-organisationer möjlighet att till exempel säkra och spåra din PDCA-cykel. Denna kontinuitet gör det därför möjligt för ledningen att genomföra ständiga förändringar för att främja PDCA-policycykeln. Lär dig mer om hur du maximerar din PDCA-policycykel.
Zenya-programvarans funktioner har många fördelar. På så sätt kartlägger den flaskhalsar inom din organisation, alla är medvetna om de senaste ändringarna och viktiga KPI:er kan snabbt förutses. I slutändan sparar detta tid och pengar.
Begär broschyren och upptäck vad som gör denna svit och kombinationen av de fyra modulerna så kraftfull.
Undrar du vad Zenya kan göra för din organisation? Begär en gratis demo.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.