DOC

Arbeta snabbt och effektivt med programvara för dokumenthantering

Information förändras snabbt i dagens tid. Yrkesverksamma förväntas arbeta effektivt och så felfri som möjligt. Hur information kan lagras, delas och nås gör hela skillnaden.

Med Zenya DOC, Infolands smarta dokumenthanteringssystem (DMS), har yrkesverksamma kontroll över informationsflödet när som helst och var som helst. De arbetar alltså alltid med korrekt och relevant information utan att det är krångligt.

Begär en gratis demo Eller ladda ner broschyren

Snel informatie vinden met slimme zoekresultaten binnen Zenya DOC documentmanagement software

Smarta sökalgoritmer

Hitta information snabbt tack vare olika filter och sökförslag.

Lätt att hantera

Håll dokument och processer uppdaterade, självständigt eller tillsammans.

Dela och säkra

Dela dokument, interna och externa, med intressenter. Säker granskning och godkännande.

Interaktiva dokument

Hitta den mest relevanta informationen direkt tack vare riktade frågor.

Vill du genast se vad Zenya DOC innebär för din organisation?

Vi har över 20 års erfarenhet av dokumenthantering inom olika branscher. På så sätt kan vi dela med oss av bästa praxis till dig, så att du kan börja lära dig av incidenter direkt.

Ta steget mot bättre dokumenthantering med Zenya DOC. Begär en personlig demo, gratis och utan förpliktelser.

Begär en gratis demo eller ladda ner broschyren

Voorbeeld van feedback geven voor lezers binnen Zenya DOC

Säker kvalitet utan att kompromissa med användarvänligheten

Zenya DOC hjälper din organisation att strukturera information och presentera den på ett användarvänligt sätt. Den rymmer dokument med fullständig kvalitetssäkring – men också mer flytande information i dokument som ni enkelt kan hålla uppdaterade tillsammans.

Personliga preferenser för meddelanden och intressant information kan ställas in, så att yrkesutövaren endast ser de dokument som är relevanta för honom eller henne. Du kan också integrera DMS perfekt med befintliga system, t.ex. ett intranät, så att yrkesutövaren hittar allt på ett och samma ställe för att kunna utföra sitt arbete optimalt.

Ett bra DMS ger relevant information vid rätt tidpunkt. Det bör därför inte spela någon roll var eller när informationen hämtas, utan den bör fungera när som helst, var som helst och på vilken enhet som helst.

Voorbeeld van snel informatie zoeken in de Zenya Search app

Voorbeeld van snel documenten of processen opzoeken in de Zenya Search app

Information till hands med Zenya Search-appen

Zenya Search App är lösningen för alla som inte (alltid) arbetar från en dator, men som regelbundet konsulterar företagsdokument. Med den här appen har de anställda alltid och överallt den senaste versionen av dokument och processer till hands på sin egen mobila enhet. Du är inte längre beroende av datorer eller bärbara datorer på arbetsplatsen.

Det är enkelt att söka i appen så att du kan hitta den information du behöver på nolltid. Finns informationen i ett interaktivt dokument? Det blir ännu enklare att söka efter information i appen Sök, eftersom ett antal smarta frågor används för att visa endast den information som är relevant för tillfället.

Har den anställde ingen internetuppkoppling på ett tag? Inga problem. Dokumenten sparas automatiskt på din enhet. Dokumenten är alltid tillgängliga, oavsett var du befinner dig.

Läs mer om Zenya-apparna »

Voorbeeld van apparaat informatie met QR-code in de Zenya kaartenbak

Länka information till objekt med Kortregister

Viss information hör specifikt till ett objekt, t.ex. arbetsinstruktioner, manualer eller kontrakt. Med kortregisterfunktionen i Zenya kan du enkelt koppla dokument och annan information i DMS till ett objekt.

Kortregistret är en smart databas där du kan lagra, hantera och få tillgång till all denna information på en central plats. Detta är användbart för information som du kan använda i olika moduler:

Du kan till exempel använda det som ett bearbetningsregister och säkert och enkelt lagra kontrakt från leverantörer;
Du kan också använda Kortregistret som ett system för hantering av enheter i mycket kontrollerade miljöer, t.ex. laboratorier.

För att arbeta med Zenya Cardbox behöver du inte vara särskilt tekniskt kunnig. Verktyget är intuitivt och lätt att använda.

Eftersom Cardbox är ansluten till alla moduler kan du enkelt samla in eller visa information. Vill du lägga till extern information? Detta kan enkelt göras genom att ladda Excel-listor.

Interactieve Documenten binnen Zenya DOC documentmanagement software

Interaktiva dokument – den nya standarden för dokumenthantering

Skapa interaktiva dokument i ditt dokumenthanteringssystem. Med hjälp av smarta frågor visas endast den information som den yrkesverksamma personen letar efter för tillfället.

”Visste du att… alla yrkesverksamma föredrar att bara se den information som de behöver i det ögonblicket?”

“

Visste du att… varje yrkesutövare föredrar att bara se den information som han eller hon behöver i det ögonblicket?”

Förhindra fel med bättre dokumenthantering

Yrkesverksamma måste kunna hitta rätt, aktuell information när som helst och var som helst. Smarta sökalgoritmer i vårt dokumenthanteringssystem gör sökningen snabbare och enklare än någonsin, vilket gör att medarbetarna kan göra sitt jobb bättre.

Du undviker också fel som beror på saknad, felaktig eller föråldrad information med detta smarta DMS. Färre misstag innebär högre kvalitet, vilket sparar kostnader och tid eftersom du inte behöver göra ändringar.

Zenya DOC hjälper dessutom organisationer att följa GDPR-lagstiftningen och många andra standarder och riktlinjer. Det är ett perfekt verktyg för att få grepp om processhantering.

Voorbeeld van versiebeheer en beoordeling voor beheerders in Zenya DOC

Vill du veta mer om hur du kan arbeta effektivare med Zenya DOC?

Broschyren om Zenya DOC visar hur du kan arbeta snabbare genom att använda ett smart dokumenthanteringssystem.

Fråga efter broschyren

SaaS - Säkert och pålitligt

ISO 9001- och ISO 27001-certifierad

Integraties en Koppelingen voor Zenya QHSE SaaS systeem

Zenya DOC via SaaS

Zenya är en SaaS-lösning. Med andra ord: programvara som tjänst. Det innebär att du inte behöver oroa dig för den tekniska hanteringen och säkerheten av applikationen, vi tar hand om detta åt dig.

Från uppdateringar till underhåll garanterar vi att du får det bästa kvalitetsledningssystemet som alltid finns tillgängligt.

Vi satsar på högsta kvalitet

För att hålla oss uppdaterade och visa vår kvalitet är vi ISO 9001- och ISO 27001-certifierade.

Dessutom får vi vår operativa kvalitet, våra processer och kontrollåtgärder årligen verifierade av DNV GL.

Vanliga frågor

Svaren på dina frågor

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem, även kallat DMS eller programvara för dokumenthantering, säkerställer att de anställda har tillgång till korrekta, uppdaterade och godkända dokument när som helst och var som helst. Detta omfattar protokoll, förfaranden, arbetsinstruktioner och processbeskrivningar. Ett DMS säkrar också alla arbetsflöden som rör versionshantering och behörigheter.

Dokumentation kan lagras i olika typer av filer, t.ex. PDF, PowerPoint, Word, Excel, CAD eller till och med video.

Ett DMS är i grunden ett verktyg som hjälper en organisation att hantera alla processer kring dokument på ett enkelt och effektivt sätt.

Modern dokumenthantering innebär också att du snabbt och intuitivt kan söka efter relevant information. Ett exempel är interaktiva dokument: genom att svara på några smarta frågor får du bara den information du behöver, allt ”brus” visas inte. Och denna information kan innehålla annat material än text i ett enda dokument. Du kan också lägga den här typen av dokument i ett dokumenthanteringssystem.

Vad är dokumenthantering?

Med hjälp av dokumentdigitalisering kan organisationer alltid ha en överblick över och insikt i en mängd information. Dokumenthantering är en del av detta. Tänk till exempel på protokoll, förfaranden, arbetsinstruktioner, processbeskrivningar osv.

I kunskapsintensiva organisationer kan alla dessa dokument och deras versioner till slut leda till fragmentering och förorening. Dokumenthantering garanterar att onödig sökning hör till det förflutna och att fel kan undvikas.

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) stödjer organisationer i de uppgifter som ingår i dokumenthanteringen.

Vad är ett dokument?

Ett dokument är en samling data, även kallat en informationsresurs.

Dokumenten kan vara både i pappersform och i digital form. Exempel på dokument är förfaranden, instruktioner, protokoll, rapporter, loggböcker osv.
Du kan enkelt digitalisera och hantera dokument i ett dokumenthanteringssystem (DMS). Det ger mer struktur och därmed mer överblick och insikt.

Vad är syftet med programvara för dokumenthantering?

Ett DMS ska snabbt kunna ge en anställd rätt och aktuell information. Särskilt med tanke på den höga graden av fragmentering, den höga informationstätheten och den korta hållbarhetstiden för information i kunskapsintensiva organisationer.

Utan en bra programvara för dokumenthantering är det ett intensivt, tidskrävande och felbenäget arbete att söka efter ett specifikt dokument. I ett bra DMS kan varje anställd hitta korrekt och aktuell dokumentation med bara två klick för att utföra sina uppgifter snabbt och korrekt.

I ett DMS kan du inte bara lagra och hantera dokument, utan även innehåll som utbildningsmaterial, videor, PowerPoint-presentationer osv. Genom att lagra alla olika typer av filer i ett dokumenthanteringssystem är det möjligt att hålla en överblick och följa versionskontrollen.

Hur kan ett DMS stödja processhantering?

En bra programvara för dokumenthantering har mer att erbjuda än att snabbt kunna söka upp information. Det gör också dokumenthantering och skapandet och utvärderingen av nya eller förnyade processer enklare än någonsin. I ett DMS kan du till exempel enkelt säkra äganderätten och dela ut uppgifter till kollegor.

Koppla dokument till processelement och få intelligenta arbetsflöden att arbeta för dig. De hjälper dig att övervaka processernas framsteg och status med hjälp av automatiska varningar och meddelanden. Detta ger dig ett grepp om processhanteringen och förhindrar fel.

På så sätt blir du mer flexibel för kunder, leverantörer och kollegor, vilket ger dig en fördel.

Vilka är fördelarna med programvara för dokumenthantering?

Tack vare programvara för dokumenthantering har anställda alltid och överallt aktuell information tillgänglig på en central plats. Ingen arbetar längre med föråldrade versioner, eftersom ändringsprocessen kontinuerligt säkras tack vare ett effektivt arbetsflöde. Detta säkerställer en strukturerad dokumenthantering och gör det enkelt för användarna att hitta, dela och ändra dokument.

Denna redigering kan också göras i team, så att anställda kan samarbeta om samma dokument samtidigt. Versionshantering säkerställer naturligtvis att gamla versioner och ändringar aldrig går förlorade.

Dessutom hjälper smarta sökalgoritmer och en mobilapp till att undvika slöseri med tid genom att anställda kan hitta rätt information snabbare.

Dessutom elimineras fel som beror på att information inte kommer i rätt tid, saknas eller är felaktig. Och färre fel innebär bättre kvalitet och lägre reparationskostnader.

Fördelarna med ett DMS i en överblick:

Du har alltid tillgång till aktuell dokumentation;
Du eliminerar slöseri med tid genom att använda smarta sökfunktioner;
Det har aldrig varit enklare att hantera ett arbetsflöde. Säkra processen för att du som författare ska kunna hantera;
Dokument som ska granskas, godkännas och begäras för läsbekräftelse;
Risken för fel minskar när alla arbetar med de senaste versionerna av dokumenten;
Genom att arbeta med läsbekräftelser vet du alltid vem som är medveten om ändringar i dokument eller processer;
Det håller automatiskt reda på vilka ändringar som gjorts i ett dokument, när och av vem;
Med administratörsrättigheter kan du säkerställa kvaliteten på dokumentationen.

Genom att använda ett DMS sparar inte bara tid åt dig och dina medarbetare, utan du kan också få ut det mesta av din organisation.

Hur bidrar dokumenthantering till effektivt arbete?

Tack vare dokumenthantering gör de anställda färre misstag, eftersom de alltid och överallt har tillgång till den mest aktuella informationen som de behöver i sitt dagliga arbete. Tänk på arbetsinstruktioner, manualer, videor, kontrakt, powerpointpresentationer, Excel-filer eller annat innehåll som du lägger in i ett dokumenthanteringssystem.

Med en mobilapp kan de få tillgång till företagsdokument som lagras i DMS på vilken plats som helst, även när de är på resande fot.

Dessutom säkras processen (och därmed kvaliteten) för att skapa och granska nya dokument genom intelligenta arbetsflöden. Dessa arbetsflöden i ett DMS hjälper till att övervaka processens framsteg med hjälp av automatiska uppdateringsvarningar och att distribuera uppgifter till kollegor.

Det ger de anställda som deltar i underhållet av en viktig informationsinfrastruktur en tydlig bild av vilket bidrag som förväntas av dem vid varje given tidpunkt. De kan sedan enkelt registrera detta bidrag i dokumenthanteringssystemet.

Vad är dokumenthantering?

Med ett dokumenthanteringssystem hjälper du din organisation att hantera dokumentationen. Alla dina dokument lagras i ett DMS. På så sätt har alla i organisationen alltid tillgång till rätt information, och genom att tilldela administratörsrättigheter för varje dokument och arbeta med versionshantering kan du kontinuerligt garantera kvaliteten.

Dessutom gör dokumenthanteringsprogrammen det möjligt för alla att snabbt hitta rätt information.

Vad är versionskontroll?

Versionskontroll i ett dokumenthanteringssystem innebär att man spårar ändringar i en fil (under en längre tid) så att man kan hämta en viss version vid en senare tidpunkt. Versionshantering sker med ett smart versionskontrollsystem.

Tack vare versionshantering kan du till exempel se ändringar mellan två versioner och se vem som senast ändrade något. På så sätt kan justeringar eller fel lätt spåras.

Dessutom har den fördelen att du enkelt kan återställa något om du har gjort ett misstag eller tappat bort en fil. Versionskontroll är därför en oumbärlig del av ett DMS.