nlbe-nlDe beste kwaliteits- en risicomanagementsoftware

Slimme zoekalgoritmes

Vind informatie snel dankzij verschillende filters en zoeksuggesties.

Eenvoudig te beheren

Houd documenten en processen up-to-date; zelfstandig of samen.

Delen en borgen

Deel documenten, intern en extern, met betrokkenen. Borg beoordeling en autorisatie.

Interactieve documenten

Vind direct de meest relevante informatie dankzij gerichte vragen.

Meteen zien wat Zenya DOC voor jouw organisatie betekent?

 

Wij hebben ruim 20 jaar ervaring met DMS in verschillende branches. Wij kunnen best practices met je delen waarmee jij direct aan de slag kunt. Ga vandaag nog slimmer en efficiënter werken met een document management systeem.

 

Vraag nu vrijblijvend en kosteloos een persoonlijke demo aan.

Voorkom fouten met documentbeheer in een slim DMS

De professional moet altijd en overal de juiste, actuele informatie kunnen vinden. Dankzij slimme zoekalgoritmes in ons document management systeem wordt zoeken sneller en gemakkelijker dan ooit, waardoor medewerkers beter hun werk kunnen doen. 

Ook voorkom je met dit slimme DMS fouten door ontbrekende, onjuiste of verouderde informatie. Minder fouten maken betekent een hogere kwaliteit, waardoor je kosten en tijd bespaart omdat je geen herstelwerkzaamheden hoeft uit te voeren. 

Daarnaast helpt Zenya DOC organisaties bij het naleven van de AVG-wetgeving (ook wel GDPR) en vele andere normen en richtlijnen. Ook is het een perfecte tool om grip te krijgen op procesmanagement.

Interactieve documenten in een slim DMS zijn dé nieuwe standaard voor documentbeheer.

Borg kwaliteit zonder in te leveren op gebruiksvriendelijkheid

Zenya DOC helpt jouw organisatie informatie te structureren en gebruiksvriendelijk te presenteren. Het biedt plaats aan documenten met volledige kwaliteitsborging –  maar óók aan meer fluïde informatie in documenten die je samen gemakkelijk up-to-date houdt.

Een goed DMS biedt relevante informatie op het juiste moment aan. Hiervoor mag het niet uitmaken waar of wanneer de informatie geraadpleegd wordt, dit moet altijd en overal, op elk device werken. Dit wordt nog gemakkelijker met de Zenya Search App: alle juiste, relevante informatie altijd bij de hand.

Er kunnen persoonlijke voorkeuren voor meldingen en interessante informatie worden ingesteld, waardoor de professional enkel de voor hem of haar relevante documenten te zien krijgt. Ook kun je het DMS perfect integreren met bestaande systemen als een intranet zodat de professional alles op één plek vindt om zijn of haar werk optimaal uit te kunnen voeren.

Maak in dit documentmanagementsysteem ook eens interactieve documenten: aan de hand van slimme vragen wordt alleen de informatie getoond waar de professional op dat moment naar op zoek is. 

Wist je dat iedere professional het liefst alleen de informatie ziet die hij of zij op dat moment nodig heeft?

Koppel informatie aan objecten

Sommige informatie hoort specifiek bij een object, zoals werkinstructies, handleidingen of contracten. Met de kaartenbak functionaliteit in Zenya koppel je eenvoudig documenten en andere informatie binnen het DMS aan een object.

Zenya Search App

SaaS; veilig en betrouwbaar

Altijd en overal up-to-date documenten raadplegen

Met de Zenya Search app heeft iedereen altijd en overal de laatste versies van documenten en processen bij de hand.

High efficiency door uitgebreide zoekfunctionaliteit

Onnodig zoeken is verleden tijd dankzij de zoekfunctionaliteit, krijg een notificatie wanneer een document is gewijzigd en maak gebruik van interactieve documenten om relevante informatie in een lang document direct te vinden.

Zenya DOC via SaaS

Zenya is een SaaS-oplossing. Oftewel: Software as a Service. Dit betekent dat jij je niet bezig hoeft te houden met het (technisch) beheer en beveiliging van de applicatie, dit regelen wij voor je. Van updates tot onderhoud, wij garanderen dat jij het beste kwaliteitsmanagementsysteem krijgt dat altijd beschikbaar is.

Voldoet aan ISO normen en wet- en regelgeving

Ons datacenter is ISO 9001 gecertificeerd: die zorg nemen we je ook uit handen. Zo weet je zeker dat je altijd kunt rekenen op het gebruik van een slim DMS.
Veel gestelde vragen

Het antwoord op jouw vragen

Wat is een document?

Een document is een verzameling van gegevens, ook wel informatiebron genoemd. 

  • Documenten kunnen zowel in een papieren vorm als in een digitale vorm voorkomen. Voorbeelden van documenten zijn procedures, instructies, protocollen, verslagen, logboeken etc. 
  • Documenten kun je eenvoudig digitaliseren en beheren in een documentmanagementsysteem (DMS). Dit zorgt voor meer structuur en dus ook meer overzicht en inzicht.

Wat is document management?

Organisaties houden ten allen tijde inzicht en overzicht in een brij van informatie met het digitaliseren van documenten. Document management hoort hierbij. Denk bijvoorbeeld aan protocollen, procedures, werkinstructies, procesbeschrijvingen etc. 

Bij kennisintensieve organisaties kunnen al deze documenten en hun versies op den duur leiden tot versnippering en vervuiling. Documentmanagement zorgt ervoor dat onnodig zoeken verleden tijd is en fouten voorkomen kunnen worden.

Een documentmanagementsysteem (DMS) ondersteunt organisaties bij de taken die horen bij documentmanagement.

Wat is documentenbeheer?

Documentenbeheer ondersteunt jouw organisatie bij het beheren van documentatie. Al jouw documenten worden ondergebracht in een documentmanagementsysteem (DMS). Zo heeft iedereen binnen de organisatie altijd toegang tot de juiste informatie en kan je, door aan elk document beheerdersrechten te hangen én te werken met versiebeheer, continu de kwaliteit waarborgen. 

Daarnaast biedt documentbeheersoftware iedereen de mogelijkheid om snel de juiste informatie te vinden.

Wat is een documentmanagementsysteem?

Een documentmanagementsysteem, ook wel DMS of documentmanagement software genoemd, zorgt ervoor dat medewerkers op altijd en overal kunnen beschikken over de juiste, actuele en goedgekeurde documenten (denk hierbij aan protocollen, procedures, werkinstructies en procesbeschrijvingen). De documentatie kan in verschillende type bestanden opgeslagen worden, zoals PDF, PowerPoint, Word, Excel, CAD of zelfs in video. 

Een documentmanagementsysteem is eigenlijk een hulpmiddel dat een organisatie helpt om alle processen rondom documenten eenvoudig en efficiënt te beheren.

Modern documentbeheer betekent ook dat het zoeken naar relevante informatie snel en intuïtief gebeurt. Een voorbeeld is het gebruik van interactieve documenten: door het beantwoorden van een aantal slimme vragen krijg je enkel de benodigde informatie aangereikt, alle ‘ruis’ wordt niet getoond. En die informatie kan naast tekst ook ander materiaal bevatten, in één document. Ook dit soort documenten kun je kwijt in een documentmanagementsysteem.

Wat is DMS en wat kan ik ermee?

DMS is de afkorting voor een documentmanagement systeem, ook wel geautomatiseerd documentbeheer genoemd. Documenten zijn hierdoor altijd en overal voor de juiste personen beschikbaar.

Daarnaast borg je in een DMS alle workflows omtrent versiebeheer en autorisaties.

Wat is het doel van een documentmanagementsysteem (DMS)?

Iedere medewerker moet in maximaal 2 keer klikken de juiste en meest recente documentatie kunnen vinden om zo zijn/haar taken snel en goed te kunnen uitvoeren. 

Een DMS moet de medewerker dus snel kunnen voorzien van de juiste en up-to-date informatie. Zeker gezien de grote mate van versnippering, de hoge informatiedichtheid en de korte houdbaarheid van informatie in kennisintensieve organisaties. 

Zonder een slim documentmanagementsysteem is het zoeken naar een specifiek document een intensieve, tijdrovende en foutgevoelige klus. In een DMS kun je niet alleen documenten opslaan en beheren, maar ook content als trainingsmateriaal, video’s, PowerPoint presentaties etc. 

Juist door al de verschillende type bestanden op te slaan in een documentmanagementsysteem is het mogelijk om het overzicht te houden en versiebeheer te volgen.

Wat zijn de voordelen van een documentmanagementsysteem?

Dankzij een documentmanagement systeem beschikken medewerkers altijd en overal over up-to-date informatie die op een centrale plek beschikbaar is. Niemand werkt meer met verouderde versies omdat het veranderproces dankzij een effectieve workflow continu wordt geborgd. Daarmee is er sprake van gestructureerd documentbeheer en kunnen gebruikers eenvoudig documenten vinden, delen en aanpassen. 

Dit aanpassen kan ook in teamverband, zodat medewerkers in tegelijkertijd in hetzelfde document kunnen samenwerken. Vanzelfsprekend borgt versiebeheer dat oude versies en aanpassingen nooit verloren gaan. 

Daarnaast helpen slimme zoekalgoritmes en een mobiele app tijdverspilling te voorkomen, doordat medewerkers sneller de juiste informatie kunnen vinden. 

Bovendien worden fouten door niet tijdige, ontbrekende of onjuiste informatie, uitgesloten. En minder fouten betekent een betere kwaliteit en minder herstelkosten.

De voordelen van een documentmanagementsysteem (DMS) op een rijtje:

  • Je bent altijd in het bezit van up-to-date documentatie;
  • Je elimineert tijdverspilling door gebruik te maken van een slimme zoekfunctionaliteit;
  • Het beheren een workflow was nog nooit zo eenvoudig. Borg het proces waarin je als auteur het document laat reviewen, goedkeuren en om een leesbevestiging vraagt;
  • De kans op fouten neemt af aangezien iedereen werkt met de laatste versies van documenten;
  • Je weet altijd wie er op de hoogte is van wijzigingen in documenten of processen door te werken met leesbevestigingen;
  • Het houdt automatisch bij welke wijzigingen zijn doorgevoerd in een document, wanneer en door wie;
  • Dankzij beheerdersrechten kan je de kwaliteit van documentatie goed waarborgen.

 

Het inzetten van een DMS bespaart jou en de professionals niet alleen tijd, het biedt je ook de mogelijkheid om het maximale uit jouw organisatie te halen.

Hoe draagt document management bij aan efficiënt werken?

Dankzij documentmanagement maken medewerkers minder fouten omdat ze altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele informatie die ze nodig hebben bij hun dagelijkse werkzaamheden. Denk daarbij aan werkinstructies, handleidingen, video’s, contracten, powerpoint-presentaties, excel-bestanden of willekeurige andere content die je in een documentmanagementsysteem plaatst. 

Een mobiele app zorgt ervoor dat zij op iedere locatie, zelfs onderweg, bedrijfsdocumenten kunnen raadplegen die zijn opgeslagen in het DMS.

Daarnaast wordt het proces (en daarmee de kwaliteit) van het opstellen en beoordelen van nieuwe documenten geborgd door intelligente workflows. Deze workflows binnen een DMS helpen om de voortgang van het proces te bewaken met behulp van automatische update signaleringen en het uitzetten van taken naar collega’s. 

Medewerkers die betrokken zijn bij het in stand houden van een vitale informatie-infrastructuur, krijgen hierdoor een duidelijk beeld over welke bijdrage er op welk moment van hen verwacht wordt. Deze bijdrage kunnen ze vervolgens eenvoudig vastleggen in het documentmanagementsysteem.

Wat is versiebeheer?

Versiebeheer binnen een DMS is het bijhouden van veranderingen in een bestand (over een langere periode) zodat je op een later moment een specifieke versie kan opvragen. Versiebeheer wordt gedaan met een slim versiebeheersysteem. 

Dankzij versiebeheer kan je bijvoorbeeld de wijzigingen tussen twee versies bekijken en zien wie het laatst iets heeft aangepast. Hiermee kunnen aanpassingen of fouten eenvoudig herleid worden. 

Daarnaast heeft het als voordeel dat je eenvoudig iets terug kunt draaien als je een fout maakt of een bestand bent kwijtgeraakt. Versiebeheer is dus een onmisbaar onderdeel van een DMS.

 

Hoe kan een DMS ondersteunen bij procesmanagement?

Goede documentmanagement software heeft meer te bieden dan het snel kunnen opzoeken van informatie. Ook documentbeheer en het opstellen en beoordelen van nieuwe of vernieuwde processen wordt eenvoudiger dan ooit. Zo borg je in een DMS gemakkelijk het eigenaarschap en zet je taken uit naar collega’s. Koppel documenten aan proceselementen en laat intelligente workflows voor jou werken. Zij helpen je om de voortgang en status van processen te bewaken, door gebruik te maken van automatische signaleringen en meldingen. Hiermee heb jij grip op procesmanagement en voorkom je fouten. Zo ben je wendbaar, voor klanten, collega’s en leveranciers, dat geeft jou een voorsprong.

Kies eenvoudig hét systeem met de software dat het beste bij jouw organisatie past

Sta jij op het punt om een documentmanagement systeem aan te schaffen voor jouw organisatie? En wordt het tijd om een aantal leveranciers uit te nodigen voor een demonstraties?

Dan is dit het moment om na te denken over de eisen en wensen waar je extra op wilt letten in de selectie van de incident management software.

Wij hebben een checklist samengesteld die jou helpt om jouw top 3 leveranciers te vergelijken en te komen tot de keuze voor het pakket dat het beste bij jouw organisatie past.

Gebruik onze gratis checklist en maak de beste keuze.

Meer weten over efficiënter werken?

Vraag nu vrijblijvend en kosteloos de gratis brochure aan.

Zenya brochure kwaliteits- en risicomanagement

Ontdek onze andere modules

Zenya FLOW - Module logo full-color

Incident
management


Voor uiteenlopende signalen, binnen en buiten de organisatie


Flexibele workflows, eenvoudig op te zetten en uit te voeren


Waardevolle rapportages en analyses


Acties voor individuen en teams


Altijd en overal melden met de Capture App


Zenya CHECK - Module logo full-color

Audit
management


Voor audits, checks, inspecties en onderzoeken


Vragenlijsten voor intern en extern gebruik


Voor uitvoering het volledige auditproces


Acties voor individuen en teams


Zenya RISK - Module logo full-color

Risico
management


Breng organisatiebreed alle risico’s in kaart


Risicodialoog voor meer betrokkenheid 


Beheersmaatregelen en control tests


Monitoren en bijsturen via integraal dashboard


Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts! Wij denken graag met je mee.