Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Wat doe je als twee collega’s, die verantwoordelijk zijn voor functioneel en technisch beheer, wegvallen? Het overkwam het team van Alphons Homoet, Product Owner in het UMC Utrecht. Zijn team helpt medewerkers wanneer ze vragen hebben over de Zenya software die ziekenhuisbreed gebruikt wordt. Het UMC ging op zoek naar iemand die hen snel en efficiënt uit de brand kon helpen. De oplossing? Die kwam vanuit Infoland zelf, in de vorm van structureel functioneel beheer — één van de business solutions die Infoland klanten aanbiedt.
Vroeger beheerde elke afdeling van het UMC Utrecht zelf zijn documenten. Toen de nood aan gestructureerd kwaliteitsmanagement groeide, kwam het ziekenhuis terecht bij Zenya (toen nog iProva). Ondertussen gebruikt het UMC de modules DOC, FLOW, RISK en CHECK. Elke afdeling heeft nog steeds een eigen portaal, maar wel geïntegreerd in het grotere geheel en volgens duidelijke richtlijnen. Hebben de medewerkers vragen over het gebruik van Zenya? Dan kunnen ze rekenen op het team van Alphons.
“Ongeveer een jaar geleden vielen er twee collega’s weg uit ons team. Een kreeg intern een andere functie, de andere ging met pensioen”, vertelt Alphons. “Toen moesten we natuurlijk op zoek naar iemand die snel inzetbaar was om ons tijdelijk te ondersteunen. We besloten om de vraag bij Infoland zelf neer te leggen, en met succes. De bal werd aan het rollen gebracht en niet veel later zaten we rond de tafel met Infoland om onze uitdaging te bespreken. Vervolgens werden we in contact gebracht met Koen Croonen, functioneel beheerder bij Infoland.”
Koen werkt momenteel zestien uur per week als functioneel beheerder in het team van Alphons, en dit verspreid over vier dagen. “We zijn begonnen met een testperiode van drie maanden. Dat verliep enorm goed, er was ook meteen een klik met Koen. Al snel besloten we om de samenwerking voort te zetten.” Het team van Alphons werkt met een ticketsysteem waarop vragen van de Zenya gebruikers in het ziekenhuis binnenkomen, en behandelt die tickets volgens een agile methode. Dat wil zeggen dat ze elke dag een korte stand-up houden om de agenda te bespreken en de tickets te verdelen. Alphons: “Koen zit ook bij die meetings en gaat daarna zelfstandig aan de slag. Hij neemt ook contact op met de melders van de tickets — net zoals de rest van ons team.”
We hadden iemand nodig met veel inhoudelijke kennis én die direct inzetbaar was. De functioneel beheerder van Infoland neemt zelfstandig zijn taken op en is echt een deel geworden van ons team.”
Als een van de grootste voordelen aan het functioneel beheer door Infoland noemt Alphons de kennis van Koen. “Koen was meteen inzetbaar binnen ons team, wat echt nodig was. Omdat hij zo’n diepgaande kennis heeft over Zenya, hebben we al veel bijgeleerd de afgelopen periode, bijvoorbeeld over interactieve documenten. We wisten al wel dat die bestonden, maar om het echt toe te passen is toch nog iets anders. Koen heeft ons daar goed in begeleid.”
Daarnaast vindt Alphons ook de korte lijntjes met Infoland zelf erg handig. “Koen richt zich vooral op functioneel beheer. Maar als we toch eens vragen hebben die iets technischer zijn, dan kan hij bij zijn collega’s om advies vragen. Hij werkt remote en heeft dus altijd collega’s van Infoland in de buurt. Zo worden ook vragen die buiten functioneel beheer vallen altijd snel beantwoord, en dat werkt heel prettig.”
De korte lijntjes met Infoland zelf zijn echt een meerwaarde voor het UMC. Op elke vraag krijgen we snel een antwoord.”
“In sommige maanden vangt Koen tot wel 20% van onze capaciteit op”, zegt Alphons. “We sturen erop aan dat we altijd maximaal tien tickets hebben openstaan en dat we elk ticket binnen de vijf dagen oplossen. Dankzij de hulp van Koen blijft ons werk behapbaar. Er blijven geen dingen liggen en de doorlooptijd is kort. Ook is het functioneel beheer optimaal geborgd. Zonder Koen was dat ons waarschijnlijk niet gelukt.”
Naast de ad-hoc tickets werkt Koen ook mee aan grotere projecten binnen het UMC Utrecht. Alphons: “Koen helpt ons ook met de doorontwikkeling van Zenya. Zo hebben we een aantal grotere onderwerpen die nog in excellijstjes en dergelijke zitten, maar die we in Zenya willen onderbrengen. Koen denkt dan mee over hoe we dat soort zaken het beste kunnen inrichten. Hij kent onze organisatie inmiddels dus heel goed, wat dan ook weer helpt bij het functioneel beheer.”
Dankzij de functioneel beheerder van Infoland houden we onze taken behapbaar en overzichtelijk, en verkorten we de doorlooptijden.”
Ondertussen valt alles op zijn plek binnen het team van Alphons. Het functioneel beheer zal daarom de komende tijd worden afgebouwd. Alphons wil echter graag blijven vertrouwen op de kennis van Infoland. “Wanneer we de hulp van Koen niet meer op structurele basis nodig hebben, willen we graag om de een of twee maanden een moment met hem inplannen. Zo kunnen we vragen verzamelen die we dan op een afgesproken moment met hem bespreken. We zijn sowieso erg tevreden over de dienstverlening van Infoland, dus we zouden die ook graag voortzetten”.
Voor wie graag structureel functioneel beheer wil afnemen bij Infoland, heeft Alphons nog twee tips. “Verspreid de uren die je afneemt over verschillende dagen, dat werkt prettiger. Neem dus liever halve dagen af in plaats van volledige. Zo kan de functioneel beheerder eigenlijk continu meedraaien in je team.”
Daarnaast raadt Alphons aan om de functioneel beheerder te betrekken bij agile events, zoals dagelijkse stand-ups. “Zo wordt die persoon ook écht onderdeel van je team en weet hij wat er speelt binnen de afdeling of organisatie”.
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van Functioneel Beheer van Infoland. Lees hier alles over deze business solution.
Is er binnen jouw organisatie niet voldoende capaciteit of kennis om zelf het functioneel beheer op te nemen? Of wil je het functioneel beheer graag uitbesteden zodat jij je kunt focussen op andere taken? Wij helpen je graag verder.
