ennlbe-nlSlimme software voor kwalitatief goede zorg van mens tot mens.
Vraag een demo aan

Laboratoria

Continuïteit borgen in een sterk gecontroleerde omgeving

In een laboratorium is het hebben van een kwaliteitsmanagementsysteem noodzakelijk, want je dient te voldoen aan strenge kwaliteitscriteria en wet- en regelgeving. Procedures en experimenten worden nauwkeurig vastgelegd, er wordt kritisch gekeken naar eventuele afwijkingen, en periodieke checks en inspecties leggen eventuele verbeterpunten bloot. Bovendien moet je aantoonbaar voldoen aan normen als ISO 15189 en ISO 17025. Met een kwaliteitsmanagementsysteem borg je de continuïteit én kun je risico’s beter beheersen.

Zenya helpt je hierbij. Je krijgt grip op kwaliteit met één betrouwbare, geïntegreerde oplossing. Met Zenya voldoe je als laboratorium aan alle eisen op het gebied van kwaliteits- en risicomanagement.

Vraag een demo aanOf neem contact op

Zenya in de praktijk

Wat Zenya doet voor laboratoria

Ondersteuning bij laboratoriumspecifieke normeringen

Dient jouw medisch laboratorium te voldoen aan de ISO 15189? Dan worden er hoge eisen gesteld aan kwaliteit en competentie. Het is onder andere belangrijk om documentbeheer, bevoegdheden van personeel, apparatuurbeheer en de verbetercyclus op orde te hebben. 

Zenya ondersteunt laboratoria bij het voldoen aan ISO 15189 door processen en documentatie rondom kwaliteit en patiëntveiligheid digitaal te borgen. Met Zenya beheer je werkinstructies, protocollen en SOP’s centraal en versiegestuurd, inclusief leesbevestiging. Afwijkingen en klachten worden gestructureerd geregistreerd en opgevolgd volgens vastgestelde CAPA-workflows. Ook risicobeheersing en interne audits zijn eenvoudig te plannen, uit te voeren en te monitoren. 

Apparatuurbeheer en onderhoud van a tot z geregeld

Binnen een laboratorium zijn veel apparaten in omloop. Denk hierbij aan microscopen, incubatoren, autoclaven, roerders en warmhoudplaten. Het is belangrijk dat deze goed functioneren, maar het beheren en onderhouden van álle apparaten en machines is veel werk.

Zenya maakt dit proces eenvoudig en betrouwbaar. Via de Kaartenbak registreer je apparatuur inclusief bijbehorende handleidingen, onderhouds- en kalibratieschema’s. Medewerkers kunnen met een QR- of NFC-code direct het juiste document of meldformulier oproepen, bijvoorbeeld bij een storing. Die storing kan vervolgens automatisch gekoppeld worden aan een afwijking, zodat opvolging geborgd is en niets over het hoofd wordt gezien.

Optimale traceerbaarheid voor betrouwbare resultaten en audits

Bij laboratoriumonderzoek wil je dat de resultaten zo nauwkeuring en betrouwbaar mogelijk zijn. Daarom is het belangrijk om te weten wat de herkomst van resultaten is: welke materialen er zijn gebruikt, welke monsters zijn genomen en welke processtappen er zijn genomen. 

Zenya versterkt de traceerbaarheid binnen laboratoria. Alle processtappen, meetwaarden, versies van documenten en betrokken beoordelaars worden gestructureerd vastgelegd. Zo ontstaat een complete en betrouwbare audittrail, waarmee laboratoria eenvoudig kunnen aantonen wie wat wanneer heeft gedaan, precies wat nodig is voor bewijsvoering en het succesvol doorlopen van audits.

Wijzigingsbeheer op orde

Wijzigingsbeheer is belangrijk binnen laboratoria omdat elke verandering — of het nu gaat om een methode, apparaat of werkinstructie — invloed kan hebben op de betrouwbaarheid van resultaten. Met goed wijzigingsbeheer wordt elke aanpassing zorgvuldig beoordeeld, goedgekeurd en gedocumenteerd voordat deze wordt doorgevoerd. Zo blijft de kwaliteit geborgd en voldoe je aan de eisen van accreditaties zoals ISO 15189 of ISO 17025.

Zenya biedt grip op wijzigingsbeheer. Met onze oplossing worden wijzigingsverzoeken stap voor stap doorlopen, inclusief goedkeuring op meerdere niveaus en automatische vastlegging van elke handeling. Zo blijft het hele proces overzichtelijk, herleidbaar en volledig auditproof.

Aanbevolen diensten

Zenya is niet alleen leverancier, maar ontwikkelpartner van A tot Z

Zenya is meer dan software. We denken mee over hoe je oplossingen slim inzet in jouw organisatie. Of je nu net begint of juist wilt verdiepen. Onze consultants helpen je verder met ondersteuning, advies en trainingen.

Functioneel beheer

Laat je ondersteunen in het dagelijks beheer en de doorontwikkeling van Zenya, zodat de software aansluit bij veranderende behoeften en processen.

Best practice implementatie

Haal alles uit de software met een efficiënte aanpak om Zenya te implementeren op basis van werkwijzen die zich in de praktijk hebben bewezen.

Quickscan

Krijg snel en scherp inzicht in hoe Zenya wordt gebruikt binnen jullie organisatie, met concrete verbeterpunten om meer uit de software te halen.

Trainingen

Werk je met Zenya en behoort functioneel- of documentbeheer tot je takenpakket? Dan is één van onze Zenya trainingen wellicht iets voor jou.

Succesverhalen

Lees hoe Zenya klanten in de zorg vooruit helpt

LEES MEER KLANTVERHALEN

Veelgestelde vragen

Vragen? We helpen je graag verder

Kunnen we Zenya gebruiken naast ons LIMS-systeem?

Ja, dat kan uitstekend. Zenya is geen vervanging van een LIMS, maar een waardevolle aanvulling. Waar het LIMS zich richt op de inhoudelijke labdata en analyses, richt Zenya zich op het kwaliteits- en risicomanagement eromheen, zoals documentbeheer, afwijkingen, audits en CAPA’s. Beide systemen kunnen goed naast elkaar functioneren.

Hoe helpt Zenya bij het voldoen aan ISO 15189 of ISO 17025?

Zenya ondersteunt laboratoria bij het opzetten en borgen van een kwaliteitsmanagementsysteem volgens de eisen van ISO 15189 (medische labs) en ISO 17025 (test- en kalibratielabs). Denk aan versiegestuurd documentbeheer, registratie van afwijkingen en CAPA’s, risicomanagement, interne audits en bekwaamheidsregistratie van medewerkers. Alles is herleidbaar vastgelegd en eenvoudig te rapporteren bij accreditaties.

Kun je audits en inspecties voorbereiden met Zenya?

Ja. Met Zenya plan, voer en volg je interne audits volledig digitaal op. Je kunt vooraf vragenlijsten of controlelijsten klaarzetten, observaties en bevindingen registreren en verbeteracties koppelen. Alle informatie wordt automatisch gelogd, waardoor je altijd voorbereid bent op externe inspecties of accreditatie-audits.

Hoe ondersteunt Zenya traceerbaarheid en bewijsvoering?

Zenya legt alle relevante stappen, acties, goedkeuringen en versies vast in een digitale audittrail. Of het nu gaat om een document, afwijking, wijziging of risicobeoordeling: je kunt altijd terugzien wie wat wanneer heeft gedaan. Dit is nodig voor traceerbaarheid en sluit naadloos aan bij de eisen rond bewijsvoering binnen audits of accreditaties.

Kunnen we workflows op maat maken voor afwijkingen en CAPA's?

Absoluut. Met Zenya stel je zelf workflows in die passen bij jullie processen en accreditatie-eisen. Denk aan meldformulieren met verplichte velden, automatische taaktoewijzingen, escalaties en vastgelegde goedkeuringsstappen. Zo zorg je ervoor dat afwijkingen en klachten altijd gestructureerd worden afgehandeld en opgevolgd.

Hoe werkt het koppelen van meldingen aan apparatuur of processen?

Bij het melden van bijvoorbeeld een storing of afwijking kun je in Zenya direct de betrokken apparatuur of processtap selecteren. Zo ontstaat een duidelijk overzicht van welke assets vaker betrokken zijn bij meldingen, wat inzicht geeft in risico’s en verbetermogelijkheden. Deze koppeling is ook waardevol voor trendanalyses of managementrapportages.

Kunnen we documenten koppelen aan apparaten met een QR- of NFC-code?

Ja. In Zenya kun je voor elk apparaat een ‘kaart’ aanmaken in de Kaartenbak, inclusief handleidingen, protocollen en onderhoudsschema’s. Deze kaart kun je koppelen aan een unieke QR- of NFC-code. Als een medewerker die scant op locatie, verschijnt direct het juiste document of meldformulier. Dit voorkomt zoeken en verhoogt de veiligheid en compliance.

Hoe ondersteunt Zenya het wijzigingsbeheer binnen het laboratorium?

Met Zenya beheer je wijzigingsverzoeken (change control) op een gestructureerde manier. Elk verzoek doorloopt vooraf bepaalde stappen, zoals risico-inschatting, goedkeuring op verschillende niveaus en actieplanning. Elke stap wordt automatisch gelogd, zodat het hele traject herleidbaar is. Dat maakt wijzigingsbeheer overzichtelijk én auditproof.

Welke ondersteuning krijgen we bij implementatie en beheer?

Als klant bij Zenya doorloop je de volgende vier vaste stappen:

  1. Kickstart: in een intakegesprek brengen we scherp in kaart wat er al goed gaat en waar kansen liggen.
  2. Oplevering: we finetunen de oplossing en zetten deze klaar voor gebruik, zodat je snel aan de slag kunt.
  3. Instructie: gebruikers krijgen praktische uitleg zodat zelf wegwijs zijn in de software.
  4. Ondersteuning: iedere klant krijgt bij Zenya een vaste Customer Succes Manager aangewezen als aanspreekpunt voor vragen en toekomstige optimalisaties, terwijl onze service desk klaarstaat voor dagelijkse support en snelle hulp bij technische issues.

Zo ben je niet alleen snel op weg, maar houd je ook blijvende ondersteuning binnen handbereik. Bovendien staat ons team van consultants klaar voor complexere vraagstukken of optimalisaties.

Wat als mijn vraag hier niet tussen staat?

Neem dan contact met ons op — we helpen je graag persoonlijk verder!

Zelf ervaren wat Zenya voor
jouw organisatie kan betekenen?

Vraag een persoonlijke demo aan, zodat we online of op locatie de mogelijkheden kunnen bespreken. 

Vraag een demo aanNeem contact op