nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Een stimulerende samenwerking tussen Zenya en Lentis

Een correcte en veilige informatievoorziening is cruciaal voor het leveren van goede zorg. Zorgverleners moeten altijd toegang hebben tot de juiste informatie over patiënten, en patiënten moeten erop kunnen rekenen dat er veilig wordt omgegaan met hun gevoelige data. Lourens Dijkstra, CISO (Chief Information Security Officer) bij Lentis, licht toe hoe zijn organisatie omgaat met informatiebeveiliging en hoe Zenya hen daarbij helpt.

Branche:

Zorg

Module:

DOC / FLOW / CHECK / RISK 

Medewerkers:

1000 – 5000

Uitdagingen voor de start:

  • Onhandige Excelsheets voor het bijhouden van informatiebeveiligingsrisico's
  • Tijdrovende rapportages voor de directie
  • Verouderde documenten in omloop

Resultaten na implementatie:

  • Alle onderdelen van de NEN 7510 norm netjes gegroepeerd in Zenya
  • Overzichtelijke statusupdates in de taal van het MT
  • Altijd de laatste, up-to-date documenten bij de hand

Over Lentis GGZ

Lentis GGZ is gespecialiseerd in het behandelen van mensen met ernstige psychische problemen. Ongeveer 4.000 medewerkers helpen jaarlijks zo’n 30.000 patiënten, zowel thuis als in hun beschermde woonvormen en (poli)klinieken verspreid over (het noorden van) Nederland.

Er is een enorme hoeveelheid data beschikbaar binnen de organisatie en er zijn heel wat medewerkers die hier dagelijks veilig mee moeten omgaan. Om die veiligheid te garanderen is Lentis actief bezig met het voldoen aan de NEN 7510-norm, die speciaal is ontwikkeld voor informatiebeveiliging in de zorg.

Lourens legt uit: “Er bestaan een aantal normen op kwaliteitsgebied, en NEN 7510 is de norm voor zorgorganisaties in Nederland als het gaat om informatiebeveiliging. Hij is gebaseerd op de internationale ISO 27001, maar dan uitgebreid met een aantal specifieke maatregelen voor de zorg. Denk aan zaken zoals de beveiliging van een patiëntendossier.”

Bewustzijn als startpunt voor veilige zorg

Lourens’ taak als CISO binnen Lentis is vooral om te zorgen dat het directieteam en de medewerkers begrijpen wat informatiebeveiliging precies inhoudt en wat hun rol daarin is. Hij geeft advies en wil zo het eigenaarschap van informatiebeveiliging blijvend op de managementagenda krijgen.

“Een organisatie veilig laten omgaan met informatie is echt een groeiproces”, vertelt hij. “Wil je mensen meekrijgen, dan moet je hen eerst leren wat informatiebeveiliging inhoudt. Die bewustwording is belangrijk voor zowel de mensen op de werkvloer als het management, maar het start wel met dat stukje eigenaarschap bij de directie.”

Hoe hij dat doet? “Door goed te informeren”, zegt Lourens. “Iedereen zit natuurlijk in zijn eigen bubbel. Ik zie elke dag datalekken en gehackte bedrijven voorbijkomen, maar een zorgdirecteur is dagelijks met heel andere dingen bezig. Je moet mensen dus echt meenemen in dit onderwerp en met hen in gesprek gaan.”

Een groot voordeel daarbij is dat Lourens niet enkel CISO is, maar dat hij ook de taal spreekt van de directie en de medewerkers. Hij is namelijk arbeids- en organisatiepsycholoog van opleiding en bekijkt informatiebeveiliging dus niet alleen vanuit technisch standpunt, maar ook (juist) vanuit het menselijke aspect.

Een organisatie veilig laten omgaan met informatie is echt een groeiproces. Wil je mensen meekrijgen, dan moet je hen eerst leren wat informatiebeveiliging inhoudt.”

Lourens Dijkstra
CISO bij Lentis

Omdat wij de content solution NEN 7510 hebben afgenomen, kregen we direct een up-to-date import van de normkaders en maatregelen in onze eigen Zenya omgeving.”

Lourens Dijkstra
CISO bij Lentis

Hoe is Lentis bij Infoland terecht gekomen?

“Toen ik bij Lentis begon, nu bijna drie jaar geleden, hoorde ik dat we een licentie van Zenya hadden die we eigenlijk niet gebruikten”, vertelt Lourens. “Zonde! Want hoewel we al deels NEN 7510-gecertificeerd waren, werd alles bijgehouden in een Excelsheet. Daarin kon je bijvoorbeeld beveiligingsrisico’s afvinken, linkjes naar documenten plakken en scores geven. Maar dat werkte niet zo handig. Bovendien kon iedereen zomaar dingen toevoegen of wijzigen.”

Van verschillende ziekenhuizen hoorde Lourens dat zij samenwerken met Infoland en Zenya inzetten als een soort ISMS (Information Security Management System) tool. Zenya is niet voor niets de meest gebruikte kwaliteits- en risicomanagementsoftware van Nederlandse en Belgische ziekenhuizen.

Lourens’ interesse werd gewekt. “Ik ben toen bij die ziekenhuizen gaan kijken hoe zij Zenya in de praktijk gebruiken. Zo ontstond bij ons het idee om Zenya DOC in te richten als documentmanagementsysteem, en daar vloeide het gebruik van Zenya RISK en Zenya CHECK uit voort. Een volgende stap is om alle verbetermaatregelen in Zenya FLOW te stoppen. Ik vind het een prettig idee om al die onderdelen in één programma gebundeld te hebben”, zegt Lourens.

Altijd de meest up-to-date documenten bij de hand

Onlangs werd binnen Lentis een phishingtest uitgevoerd waarbij een valse e-mail verstuurd werd naar medewerkers. Dat leverde een verrassend inzicht op. Lourens: “Veel mensen wisten dat het een valse e-mail was en wilden dit melden. Een groot deel van hen wist echter niet hoe ze dat moesten doen. Ze hadden het opgezocht op ons intranet, maar niets gevonden. Ik ben dan zelf gaan kijken in Zenya DOC en daar vond ik meteen het juiste document. Die link heb ik dan met onze mensen gedeeld.”

Lentis werkt nu ongeveer een jaar met Zenya DOC, maar ook die overstap is volgens Lourens een groeiproces. “Het wennen aan een nieuw systeem is een kwestie van tijd. Ik hoop dat onze mensen binnen ongeveer een jaar gewend zullen zijn aan Zenya DOC, zodat we zulke feedback niet meer krijgen.”

Naast de handige zoekfunctie noemt Lourens ook het up-to-date houden van documenten een grote meerwaarde van Zenya. “Je hebt altijd het meest recente document ter beschikking, er zijn geen verouderde versies in omloop. Bepaalde documenten moeten we bijvoorbeeld om de twee jaar updaten en daar krijgen we nu een melding van. Dat is allemaal heel prettig in Zenya en helpt onze organisatie enorm.”

Een integraal overzicht van de NEN 7510

Als een van de grootste voordelen van Zenya noemt Lourens het feit dat alle risico’s en de maatregelen om die risico’s te beheersen, al in de tool staan. “Je stapt als het ware op een rijdende trein, je moet zelf niets ingeven. Dat was voor ons een mooi uitgangspunt om voor Zenya te kiezen”, zegt Lourens. Je kunt als Zenya klant namelijk de kant-en-klare content solution NEN 7510 afnemen.

Wanneer je voor deze oplossing kiest, krijg je als klant een complete up-to-date import van de normkaders en maatregelen in je eigen Zenya omgeving, inclusief een instructie en training voor de CISO, beheerders en eindgebruikers. Lentis koos ook voor deze solution, waardoor ze een vliegende start konden maken met NEN 7510 en ze direct acties en verbetermaatregelen uit konden zetten.

Lourens: “Door deze oplossing heb ik in Zenya een compleet overzicht waar ik een-op-een met de directie kan doorlopen: wat hebben we op orde, hoe schatten we een bepaald risico in, wat kunnen we eraan doen? Dat is erg waardevol.”

Daarnaast is Lourens fan van de compliance tool in Zenya. Daar kan hij de stuurgroep informatieveiligheid en privacy inclusief de raad van bestuur in één keer laten zien wat de stand van zaken is, in een taal die zij ook spreken.

Lourens: “De NEN 7510-norm is best wel abstract. De compliance tool helpt om dit te concretiseren. De verschillende onderdelen van de norm staan hier keurig onder elkaar, bijvoorbeeld veilig personeel, toegangsbeveiliging en leveranciersrelaties. Elk onderdeel krijgt ook een score. Hoe groot schatten we de kans in dat zoiets voorkomt? Hebben we maatregelen getroffen om dit te voorkomen? Ook de scores van vorig jaar kan je hier opvragen, zodat je in één oogopslag de evolutie kan zien.”

Lees hier meer over de content solution NEN 7510 »

Of lees meer over onze ISMS oplossing voor de langdurige zorg »

Dankzij de compliance tool in Zenya zie ik nu in één oogopslag waar onze risico’s zitten en waar we in control zijn. Ook kan ik dit nu veel makkelijker overbrengen naar de directie.” 

Lourens Dijksta
CISO bij Lentis

Een mooie koppeling tussen gedrag en software

Lourens is van mening dat veilig omgaan met informatie begint vanuit het gedrag (de mens) binnen een organisatie. De juiste software ondersteunt om dit gedrag te stimuleren.

“Zenya is absoluut een meerwaarde om informatieveilig gedrag binnen Lentis te stimuleren. Om te beginnen is de volledige NEN 7510 al geïmplementeerd in Zenya, zodat we daar meteen mee aan de slag konden. Daarnaast geven de modules mij een handig overzicht dat ik eenvoudig kan delen met het management. Dit maakt het niet alleen makkelijker voor mij, maar ook voor hen om in duidelijke en concrete taal te zien waar we nu staan op het vlak van informatiebeveiliging. Vervolgens kunnen we maatregelen treffen, deze opvolgen, en zo onze werking verbeteren”, sluit Lourens af.

Meer weten over Zenya?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd hoe Zenya jouw organisatie kan helpen met informatiebeveiliging?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.