Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.From soil to life: dat is de slogan van Triferto, een internationale groothandel in minerale meststoffen. Met verschillende locaties verspreid over België, Frankrijk en Nederland is veiligheid voor hen een absolute topprioriteit. Harold Krikke, KAM-coördinator bij Triferto, vertelt hoe zij Zenya FLOW en de Capture app inzetten voor het melden van (bijna-)ongevallen en onveilige situaties — en hoe ze Zenya verder nog gebruiken.
Veiligheid is voor Triferto een topprioriteit, maar toch kregen ze amper meldingen van de mensen op de werkvloer. Daardoor was het moeilijk om te definiëren waar de verbeterpunten lagen. Om de meldbereidheid te vergroten werden medewerkers verplicht om jaarlijks een aantal meldingen in te sturen, maar toch bleef het melden moeizaam.
Harold vertelt: “Het registreren van meldingen gebeurde in het verleden via een papieren formulier. Dat moesten collega’s eerst uitprinten, invullen, weer inscannen en doorsturen. We merkten echter dat we vaak achter mensen aan moesten zitten om dit hele proces te doorlopen om ze een melding te laten maken. Daarom gingen we op zoek naar een efficiëntere digitale invulling van het meldsysteem.”
Met ons vorige systeem kregen we amper zes meldingen op een half jaar tijd. Met Zenya zijn dat er 123 binnen dezelfde tijdspanne!”
Via een nieuwe collega, die Zenya (toen nog IProva) kende van zijn vorige job, kwam Harold in contact met Infoland. “In februari 2023 legden we het eerste contact met Infoland. Een consultant kwam bij ons op bezoek, luisterde naar onze wensen, en in april tekenden we de overeenkomst met daarin de modules die we graag wilden gebruiken.”
Omdat de registratie van onveilige situaties en (bijna-)ongevallen voor Triferto het belangrijkst was, werd er gestart met de module Zenya FLOW. “We installeerden op al onze locaties een tablet met daarop de Capture app en maakten één account aan waarmee gemeld kan worden. Het formulier richtten we zo in dat mensen makkelijk alle gegevens kunnen invullen en een foto kunnen toevoegen.”
Wat betreft de opvolging zitten Harold en zijn collega, die Manager Operations is, iedere week samen om nieuwe en lopende meldingen door te nemen. “We hebben de flow zo ingericht dat we alle meldingen perfect met z’n tweeën kunnen beheren, en dat loopt supergoed”, zegt Harold.
Ongeveer drie maanden na het tekenen van de overeenkomst ging het nieuwe meldsysteem al live. Harold: “We hebben heel snel keuzes gemaakt. We waren allemaal enthousiast en het systeem werpt ondertussen ook zijn vruchten af. Met ons vorige meldsysteem kregen we amper zes meldingen op een half jaar tijd. Sinds we met Zenya FLOW werken, nu ook bijna een half jaar, zijn dat er al 123! Uiteraard hebben we ook gewerkt aan het creëren van meer bewustzijn rond veiligheid, maar we krijgen ook vaak positieve feedback over het meldsysteem. Het is heel toegankelijk en simpel, en die eenvoud triggert mensen om een melding te maken.”
Ondertussen is Triferto ook volop bezig met het opbouwen van een flow voor productklachten. “We hopen hier binnenkort live mee te gaan”, zegt Harold. “Er zitten iets meer stappen achter dan bij de incidentmeldingen, maar verder zal deze flow in grote lijnen hetzelfde werken. Het idee kwam trouwens ook van de werkvloer zelf.”
Toen Triferto de overeenkomst met Infoland tekende, wisten ze al dat ze ook hun machines op een efficiëntere manier wilden registreren. Daarom kozen ze ook voor Zenya CHECK. Harold: “Zodra het meldsysteem in FLOW op punt stond, zijn we begonnen met het inrichten van onze machineregistratie in CHECK. De aanleiding hiervoor was een verbeterpunt vanuit de ISO-certificering rondom het onderhoud van onze machines. Dat werd namelijk nog niet zo nauwkeurig geregistreerd, met een mailtje hier of een Excel-document daar.”
Ondertussen is Triferto’s technische dienst volop bezig met het maken van een machine-inventaris. In de Zenya kaartenbak maakt men voor elke machine een fiche aan. Automatisch wordt er ook per toestel een QR-code gegenereerd, die wordt afgeprint op een etiket en aangebracht op het toestel in kwestie.
“Per toestel willen we alle nuttige data toevoegen in CHECK. De onderhoudsgeschiedenis, de handleiding, het bouwjaar, de onderdelen, enzovoort. Wanneer je de QR-code op een toestel scant met de Assist app krijg je al die informatie te zien. Momenteel gebruiken we CHECK dus vooral als onderhoudslogboek, maar in de toekomst willen we ook graag het periodiek onderhoud hiermee inplannen aan de hand van vragenlijsten.”
Melden is nu zo eenvoudig geworden: medewerkers pakken snel de tablet, maken een foto en sturen de melding door. Het is echt kinderlijk eenvoudig.”
“We gaan sowieso ook met Zenya DOC werken”, zegt Harold. “Die plannen zijn nog niet heel concreet, maar ik ga wel al samen met onze Infoland consultant beginnen aan het inrichten ervan. We hebben namelijk vanuit de organisatie nog wel een aantal wensen waarop FLOW, CHECK en DOC — of een combinatie daarvan — een antwoord kunnen bieden. De software is ook zo mooi aan elkaar gekoppeld, waardoor je soms sneller dan verwacht de volgende stappen neemt. Zo hebben we op een half jaar tijd al heel veel verwezenlijkt in Zenya.”
Of Harold en zijn collega al die modules volledig zelf inrichten? “Hoewel er veel zaken zijn die je zelf kan doen, zijn er ook functionaliteiten waar je alleen moeilijker achter komt. Om de twee weken zit ik daarom samen met onze Infoland consultant. Het is prettig om iemand te hebben die echt kennis heeft van de software, en onze consultant doet dat voortreffelijk. Zij kan Zenya zelfs met haar ogen dicht programmeren”, lacht Harold.
“Als ik bedrijven één laatste tip mag geven, is het wel om met Infoland rond de tafel te gaan zitten en je wensen te uiten. De Zenya software suite is zo’n veelzijdig pakket dat er voor iedereen wel een mouw aan te passen is.”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
