Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.From soil to life: det är sloganen för Triferto, en internationell grossist av mineralgödsel. Med flera anläggningar i Belgien, Frankrike och Nederländerna är säkerhet en absolut topprioritet för dem. Harold Krikke, KAM-koordinator på Triferto, förklarar hur de använder Zenya FLOW och Capture-appen för att rapportera (nästan-)olyckor och osäkra situationer – och hur de använder Zenya i allmänhet.
Säkerhet har högsta prioritet för Triferto, men de fick nästan inga rapporter från medarbetarna på verkstadsgolvet. Därför var det svårt att identifiera var det behövdes förbättringar. För att öka viljan att rapportera ombads medarbetarna att lämna in ett antal rapporter varje år, men rapporteringen förblev tungrodd.
Harold berättar: ”Förr i tiden gjordes rapporteringen på ett pappersformulär. Våra kollegor var tvungna att skriva ut den, fylla i den, skanna in den igen och skicka in den. Men vi insåg att folk tyckte att det var omständligt och att det tog lång tid att få folk att fylla i en rapport. Så vi började leta efter en mer effektiv digital tolkning av rapporteringssystemet.”
Med vårt tidigare system fick vi knappt in sex rapporter på sex månader. Med Zenya är det 123 på samma tid!”
Tack vare en ny kollega som kände till Zenya (då IProva) från sitt tidigare jobb kom Harold i kontakt med Infoland. ”I februari 2023 tog vi den första kontakten med Infoland. En konsult besökte oss, lyssnade på våra behov och i april skrev vi under avtalet som inkluderade de moduler vi ville använda.”
et Infoland. Een consultant kwam bij ons op bezoek, luisterde naar onze wensen, en in april tekenden we de overeenkomst met daarin de modules die we graag wilden gebruiken.”
Registreringen av osäkra situationer och (nästan)olyckor var viktigast för Triferto, vilket är anledningen till att Zenya FLOW-modulen användes. ”Vi installerade en surfplatta med Capture-appen på alla våra byggarbetsplatser och skapade ett konto för rapportering. Vi utformade formuläret så att folk enkelt kunde fylla i alla detaljer och lägga till ett foto.”
För uppföljning träffas Harold och hans kollega Operations Manager varje vecka för att gå igenom nya och pågående rapporter. ”Vi har satt upp flödet så att vi två kan hantera alla rapporter perfekt, och det går väldigt bra”, säger Harold.
Ungefär tre månader efter att avtalet undertecknades gick det nya rapporteringssystemet live. Harold: ”Valet var snabbt gjort. Vi var alla entusiastiska och systemet bär nu frukt. Med vårt tidigare rapporteringssystem fick vi knappt sex rapporter på sex månader. Sedan vi började arbeta med Zenya FLOW, också det för nästan sex månader sedan, har vi redan 123! Dessutom har vi självklart arbetat med att öka säkerhetsmedvetandet, men vi får också ofta positiv feedback om rapporteringssystemet. Det är väldigt tillgängligt och enkelt, och den enkelheten gör att människor vill göra en anmälan.”
Samtidigt håller Triferto också på att skapa ett flöde för produktreklamationer. ”Vi hoppas kunna gå live med det snart”, säger Harold. ”Det är några fler steg bakom det än för incidentrapporter, men annars kommer det här flödet att fungera på ungefär samma sätt. Idén kom för övrigt från verkstadsgolvet självt.”
I samma ögonblick som Triferto undertecknade avtalet med Infoland visste de redan att de också ville registrera sina maskiner på ett mer effektivt sätt. Det var därför de också valde Zenya CHECK. Harold: ”Så snart rapporteringssystemet i FLOW var i drift började vi konfigurera vår maskinregistrering i CHECK. Anledningen till detta var en förbättringspunkt från ISO-certifieringen när det gäller underhållet av våra maskiner. När allt kommer omkring registrerades det ännu inte så noggrant, med ett e-postmeddelande här eller ett Excel-dokument där.”
Under tiden arbetar Triferos tekniska avdelning hårt med en maskininventering. I Zenyas kartlåda skapas ett ark för varje maskin. För varje maskin genereras också automatiskt en QR-kod, som skrivs ut på en etikett och fästs på maskinen.
För varje maskin vill vi lägga till alla användbara data i CHECK. Underhållshistorik, manual, tillverkningsår, reservdelar och så vidare. När du skannar QR-koden på en enhet med Assist-appen kan du se all denna information. Så för närvarande använder vi främst CHECK som en underhållsloggbok, men i framtiden vill vi också använda den för att planera periodiskt underhåll baserat på frågeformulär.
Rapportering har blivit så enkelt nu: Medarbetarna tar snabbt fram surfplattan, tar en bild och skickar rapporten. Det är verkligen en barnlek.”
Vi kommer åtminstone att börja arbeta med Zenya DOC, säger Harold. ”De planerna är inte särskilt konkreta ännu, men jag ska redan sätta upp dem med vår Infoland-konsult. Vi har trots allt fortfarande ett antal önskemål från organisationen som FLOW, CHECK och DOC – eller en kombination av dessa – kan svara på. Programvaran är också så väl sammankopplad att man ibland tar nästa steg snabbare än förväntat. Vi har till exempel redan uppnått mycket på sex månader i Zenya.”
Har Harold och hans kollega själva satt upp alla dessa moduler? ”Även om det finns många saker man kan göra själv, finns det också funktioner som är svårare att lista ut på egen hand. Det är därför jag sitter ner med vår Infoland-konsult var fjortonde dag. Det är skönt att ha någon som verkligen vet något om programvaran, och det gör vår konsult på ett utmärkt sätt. Hon kan till och med programmera Zenya med slutna ögon”, skrattar Harold.
Om jag kan ge företagen ett sista tips så är det att sätta sig ner med Infoland och uttrycka sina krav. Programvarusviten Zenya är så mångsidig att det finns något för alla att trivas med att arbeta i.
Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av att använda Zenya. Beställ broschyren helt utan förpliktelser.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
