Den bästa programvaran för kvalitets- och riskhantering.Group Agapè är ett samlingsnamn för tre vårdcentraler i Belgien: WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) och GAW De Lieve (Ghent). För att göra sin dokumenthantering mer effektiv och användarvänlig började gruppen leta efter ett nytt system. Via teamet på RS health, en partner till Infoland, hamnade de på Zenya och projektet startades på WZC Veilige Have.
De använder nu programvaran på alla platser och även för andra applikationer. Hanne Van de Steene (dokumenthantering för anställda) och Barbara Mouton (anställd och kvalitetskoordinator) berättar om samarbetet mellan Agapè, Infoland och RS health under detta framgångsrika projekt.
Fram till nyligen brukade vi lagra alla våra dokument på en server, organiserade i mappar, förklarar Barbara. ”En av våra kollegor var kvalitetssamordnare och hanterade de olika mapparna. Vi hade skapat ett slags ABC för medarbetarna för att hitta filer i den mappstrukturen, men det fungerade inte smidigt. Vi insåg också att systemet knappt användes.”
Det var inte bara svårt att hitta dokumenten, olika (föråldrade) versioner av dokumenten roterade på servern, och viktiga filer lämnades ofta kvar lokalt hos en person. Agapès team kände att de kunde göra bättre ifrån sig och tog hjälp av RS Health.
För närvarande använder vårdhemmet Zenya FLOW och Zenya CHECK utöver Zenya DOC.
Eftersom Zenya verkligen erbjuder en integrerad historia är vi fans av det. När organisationer letar efter ett programvarusystem som kan stödja dem inom kvalitetsområdet tittar vi alltid på om Zenya skulle kunna vara en möjlighet här.”
Infoland samarbetar oftare med RS health. Denna organisation ger råd, vägledning och stöd till sjukvårdsorganisationer när det gäller kvalitet, strategi och förändring. När de gör detta upptäcker de ofta att organisationer letar efter ett integrerat system för att stödja sin kvalitetsberättelse. Via RS health lärde Barbara och Hanne känna programvaran.
Till en början var Zenya DOC särskilt intressant för vårdhemmet, men tack vare RS Healths vägledning upptäckte de också Zenyas andra moduler och möjligheter. Barbara: ”Jag tror att när vi började visste vi ännu inte vad Zenya hade att erbjuda. Vi ville till exempel också hitta ett system för att ändå kunna göra internrevisioner. Vi deltog i en utbildning om detta på RS health och fick reda på att Zenya också kunde hjälpa oss med det.”
RS health är ett ungt och dynamiskt team av konsulter som erbjuder råd, vägledning och stöd till sjukvårdsorganisationer när det gäller ackreditering och certifiering, kvalitet och förändringsprocesser. RS health är en återkommande partner till Infoland.
Zenya DOC är WZC:s nya dokumenthanteringssystem. Det samlar alla procedurer, arbetsinstruktioner, rapporter, manualer och så vidare. Men det är inte allt.
Det gäller även revideringar av procedurer. Zenya DOC gör det möjligt att bjuda in människor från verkstadsgolvet att bli skribenter, så att människor faktiskt kan hjälpa till att skriva procedurerna. När vi dessutom låter dessa omskrivna eller nya rutiner granskas individuellt av teamcoacherna eller berörda medarbetare ser vi till att alla är informerade, att detta kan återkopplas till teamet och att de nya rutinerna kommer att följas.
Det första flödet som skapades av WZC var för tekniska rapporter. Idag är detta fortfarande det största flödet i systemet. ”Om ett tekniskt fel uppstår någonstans på vårdhemmet kan personalen enkelt rapportera det via Zenya. Rapporterna når den tekniska avdelningen och de vet direkt vad som behöver göras. Det förhindrar också att saker rapporteras två gånger”, säger Hanne.
Att Zenya FLOW kan användas för många tillämpningsområden är också tydligt hos Agapè. Till exempel skapar det också ett flöde för starten av nya medarbetare. ”Det hände fortfarande ibland att inloggningar eller badges behövde skapas på en ny kollegas första arbetsdag. Detta är nu ett minne blott. Så fort en ny medarbetare anställs skickas data automatiskt till de avdelningar som behöver vidta åtgärder. Så vi kan vara säkra på att alla nödvändiga saker görs när en ny medarbetare börjar.”
Dessutom har teamet skapat flöden för fakturering av bland annat tekniska rapporter, sjukrapporter, visselblåsare och handlingsplaner för arbetsgrupper. I framtiden planerar de också att forma sin hantering av klagomål och incidenter i Zenya FLOW.
Inledningsvis vände sig vårdhemmet till Zenya CHECK för att hantera sina interna revisioner. Detta skedde fortfarande via frågeformulär i pappersform, som teamet sedan matade in manuellt i Excel. Nu skapar de frågeformulären i Zenya CHECK.
”Nu när vi startar revisionen kan vi jämföra resultaten sida vid sida”, säger Barbara. ”Tidigare var vi tvungna att lägga alla Excel-filer sida vid sida och börja pussla. Nu behöver vi inte det, tack vare de automatiska rapporterna i Zenya. I Zenyas rapporter kan du förresten också filtrera mycket tydligt efter avdelning. Det sparar mycket tid för oss alla.”
WZC använder också Zenya CHECK för att uppnå Menso-kvalitetsmärkningen. ”Menso-stegen består av olika prestationer som vår organisation bedöms utifrån. Vi har lagt till alla dessa prestationer till CHECK via ramverk. I början av denna process lät vi de relevanta arbetsgrupperna poängsätta prestationerna för att se var vi redan är starka och var vi fortfarande kan förbättra oss. Dessutom kan vi nu perfekt se statusen per prestation. Vi kan sedan diskutera statusen i styrkommittén och arbetsgrupperna.”
Vad är det mest värdefulla med Zenya? Enligt Barbara är det den integrerade aspekten. De tre modulerna är inte bara mycket användarvänliga var för sig, utan tillsammans bildar de en tydlig helhet. Detta är också en stor fördel för människor på verkstadsgolvet. ”Oavsett om du letar efter ett arbetsdokument, vill konsultera en rapport eller rapportera ett tekniskt fel: allt du behöver göra är att gå till Zenya. Detta är också mycket tydligt för våra anställda; de vet att de kan vända sig till Zenya för allt.”
Dessutom ger länkningen av modulerna också sinnesro och sparar tid. Barbara: ”Jag brukade själv behöva tänka på att skicka påminnelser, men det görs nu helt automatiskt. Vi kan till och med anpassa detta per person, vilket gör uppföljningen mycket enklare.”
Hanne tillägger: ”För vårt kvalitetssystem och våra arbetsgrupper är Zenya verkligen ett stort steg framåt när det gäller uppföljning. Tidigare listades åtgärder i arbetsgrupperna och glömdes sedan bort. Numera har vi handlingsplaner för varje arbetsgrupp och varje åtgärd har en ansvarig person. Tanken är att den personen ska rapportera varje månad om åtgärdens status. På så sätt får vi en mycket bättre förståelse för arbetspunkterna.”
Att konsultera en rapport eller rapportera ett tekniskt fel: allt kan göras via Zenya. Det är också mycket tydligt för vår personal.”
Hanne och Barbara har fortfarande många planer för Zenya, till exempel att utöka klagomåls- och incidenthanteringen och använda kortfacket för sin enhetshantering. De tar sin egen tid för att sätta upp dessa åtgärder. Och om något inte är klart? Då letar de efter ett svar i Infolands Community.
Vi kan alltid lita på communityn, säger Barbara. ”Under tiden har det till och med blivit en automatik. Är det något vi stöter på? Då skulle jag titta mig omkring i communityn först. Det finns trots allt många liknande organisationer med samma frågor som vi. Nya saker läggs upp varje dag, vilket är till stor hjälp!”
Ta reda på hur din organisation kan dra nytta av att använda Zenya. Beställ broschyren helt utan förpliktelser.
Kontakta gärna våra experter. Vi tänker gärna tillsammans med dig.
