Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Groep Agapè is de overkoepelende naam voor drie zorgsites in België: WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) en GAW De Lieve (Gent). Om hun documentbeheer efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken, ging de groep op zoek naar een nieuw systeem. Via het team van RS health, een partner van Infoland, kwamen ze terecht bij Zenya en werd het project opgestart in WZC Veilige Have.
Ondertussen gebruiken ze de software overkoepelend over alle sites en ook voor andere toepassingen. Hanne Van de Steene (Stafmedewerker Documentbeheer) en Barbara Mouton (Stafmedewerker en Kwaliteitscoördinator) vertellen over de samenwerking tussen Agapè, Infoland en RS health tijdens dit succesvolle project.
“Vroeger bewaarden we al onze documenten op een server, onderverdeeld in mappen”, legt Barbara uit. “Een van onze collega’s was kwaliteitscoördinator en beheerde die verschillende mappen. Voor de medewerkers hadden we een soort ABC gemaakt om bestanden te kunnen vinden in die mappenstructuur, maar dat werkte niet vlot. We merkten ook dat het systeem bijna niet gebruikt werd.”
Documenten waren niet alleen moeilijk te vinden, er roteerden ook verschillende (verouderde) versies van documenten op de server, en belangrijke bestanden bleven vaak bij één persoon lokaal vastzitten. Het team van Agapè voelde dat het beter kon en riep de hulp in van RS health.
Momenteel gebruikt het woonzorgcentrum naast Zenya DOC ook Zenya FLOW en Zenya CHECK.
We zijn fan van Zenya omdat het echt een geïntegreerd verhaal biedt. Als organisaties zoekende zijn naar een softwaresysteem om hen te ondersteunen op vlak van kwaliteit, kijken we steeds of Zenya hier een mogelijkheid kan zijn.”
RS health is een partner waar Infoland vaker mee samenwerkt. Zij bieden organisaties in de zorgsector advies, begeleiding en ondersteuning op vlak van kwaliteit, strategie en change. Vaak merken ze dat organisaties op zoek zijn naar een geïntegreerd systeem om hun kwaliteitsverhaal te ondersteunen. Via RS health leerden Barbara en Hanne de software kennen.
Initieel was vooral Zenya DOC interessant voor het woonzorgcentrum, maar dankzij de begeleiding van RS health ontdekten ze ook de andere modules en mogelijkheden van Zenya. Barbara: “Ik denk dat we bij de opstart zelf nog niet wisten wat Zenya allemaal te bieden had. We wilden bijvoorbeeld sowieso ook een systeem vinden om interne audits te doen. We volgden hierover een opleiding bij RS health en kwamen er zo achter dat Zenya ons ook daarbij kon helpen.”
RS health is een jong en dynamisch team van consultants dat advies, begeleiding en ondersteuning biedt aan organisaties in de zorg bij accreditering en certificering, kwaliteits- en verandertrajecten. RS health is een vaste partner van Infoland.
Zenya DOC is het nieuwe documentbeheersysteem van het WZC. Hierin worden alle procedures, werkinstructies, verslagen, handleidingen enzovoort verzameld. Maar dat is niet alles.
Hetzelfde geldt voor herwerkingen van procedures. Zenya DOC maakt het mogelijk mensen van de werkvloer uit te nodigen als schrijver, waardoor mensen echt mee aan de procedures kunnen schrijven. Bijkomend zorgen we ervoor dat door deze herwerkte of nieuwe procedures individueel door de teamcoaches of betrokken medewerkers te laten beoordelen, iedereen op de hoogte is, dit ook kan teruggekoppeld worden naar het team en dat de nieuwe procedures ook gevolgd zullen worden.
De eerste flow die het WZC opzette diende voor technische meldingen. Dit is ook nu nog steeds de grootste flow die in het systeem zit. “Als er ergens in het woonzorgcentrum een technisch defect is, kunnen de medewerkers dat makkelijk aangeven via Zenya. De meldingen komen terecht bij de technische dienst en zij weten meteen wat er moet gebeuren. Ook voorkomen we zo dat er zaken dubbel gemeld worden”, zegt Hanne.
Dat Zenya FLOW voor vele toepassingsdomeinen gebruikt kan worden, komt ook duidelijk naar voren bij Agapè. Zo werd er voor de start van nieuwe medewerkers ook een flow opgezet. “Vroeger gebeurde het wel eens dat er nog log-ins of badges aangemaakt moesten worden op de eerste werkdag van een nieuwe collega. Dat is nu verleden tijd. Zodra er een nieuwe collega wordt aangenomen, worden er automatisch taken uitgestuurd naar de diensten die een actie moeten ondernemen. Zo zijn we er zeker van dat al het nodige is gebeurd tegen dat een nieuwe medewerker start.”
Daarnaast maakte het team ook flows aan voor onder andere de facturatie van technische meldingen, voor ziektemeldingen, voor de klokkenluiders, en voor actieplannen van de werkgroepen. In de toekomst willen ze ook hun klachten- en incidentmanagement vormgeven in Zenya FLOW.
Het woonzorgcentrum kwam initieel bij Zenya CHECK terecht om hun interne audits te managen. Dit gebeurde namelijk nog via vragenlijsten op papier, die het team daarna manueel ingaf in Excel. Nu maken ze de vragenlijsten aan in Zenya CHECK.
“Wanneer we nu gaan auditen kunnen we de resultaten naast elkaar leggen en vergelijken”, vertelt Barbara. “Vroeger moesten we alle Excel-bestanden naast elkaar leggen en beginnen puzzelen. Dat hoeft nu niet meer, dankzij de automatische rapporten in Zenya! In de rapportages van Zenya kun je trouwens ook heel duidelijk filteren per afdeling. Dat bespaart ons allemaal veel tijd.”
Het WZC gebruikt Zenya CHECK ook in het traject om hun Menso-kwaliteitslabel te behalen. “Het Menso-traject bestaat uit verschillende prestaties waarop onze organisatie beoordeeld wordt. We voegden al die prestaties via kaders toe in CHECK. Bij aanvang van dit traject lieten we de betrokken werkgroepen de prestaties scoren, om zo te kijken waar we reeds sterk in zijn en waar we nog kunnen verbeteren. Daarnaast kunnen we nu ook perfect zien wat de status per prestatie is. Die status kunnen we dan bespreken tijdens de stuurgroep en werkgroepen.”
Het meest waardevolle aan Zenya? Dat vindt Barbara het geïntegreerde aspect. De drie modules werken niet alleen afzonderlijk heel gebruiksvriendelijk, maar vormen samen ook een duidelijk geheel. En dat is ook voor de mensen op de werkvloer een groot voordeel. “Of je nu een werkdocument zoekt, een verslag wil raadplegen, of je wil een technisch defect melden: je moet gewoon naar Zenya gaan. Dat is ook heel duidelijk naar onze medewerkers toe; ze weten dat ze voor alles in Zenya terechtkunnen.”
Daarnaast zorgt de koppeling tussen de modules ook voor gemoedsrust en tijdswinst.. Barbara: “Vroeger moest ik er zelf aan denken om reminders uit te sturen, maar dat gebeurt nu volledig automatisch. We kunnen dit zelfs per persoon individueel aanpassen, wat de opvolging veel makkelijker maakt.”
Hanne vult aan: “Voor ons kwaliteitssysteem en de werkgroepen is Zenya inderdaad een enorme stap vooruit op het vlak van opvolging. Vroeger werden in de werkgroepen acties uitgesproken die daarna uit het oog verloren werden. Nu hebben we per werkgroep actieplannen en aan elke actie hangt een verantwoordelijke. De bedoeling is dat die persoon maandelijks de status meegeeft van de actie. Zo hebben we een veel beter inzicht in de werkpunten.”
Of je nu een verslag wil raadplegen of een technisch defect wil melden: je moet gewoon naar Zenya gaan. Dat is ook heel duidelijk voor onze medewerkers.”
Hanne en Barbara hebben nog veel plannen met Zenya, zoals het uitbouwen van het klachten- en incidentmanagement en het gebruik van de kaartenbak voor hun apparaatbeheer. Ze nemen de tijd om deze acties zelf op te zetten. En is er iets niet duidelijk? Dan gaan ze op zoek naar een antwoord in de Infoland community.
“We kunnen altijd rekenen op de community”, zegt Barbara. “Ondertussen is het zelfs een automatisme geworden. Lopen we ergens tegenaan? Dan ga ik eerst even rondkijken in de community. Er zijn immers veel soortgelijke organisaties die dezelfde vragen hebben als wij. Elke dag worden er wel nieuwe dingen gepost, en dat is erg handig!”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
