Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Al 27 jaar is het Spine & Joint Centre dé expert op het gebied van de behandeling van lichamelijke klachten — en dan vooral rug-, bekken- en nekklachten. Als onderdeel van hun eerste ISO-certificering zette het revalidatie- en expertisecentrum een kwaliteitssysteem op. Gaandeweg groeide echter het besef dat het systeem helemaal niet zo prettig werkte. Men ging op zoek naar een alternatief en kwam terecht bij Zenya. Barbara Koffijberg (Kwaliteitsadviseur en Business Controller) en Inge Ronchetti (Hoofd Functieonderzoek) vertellen hoe zij Zenya vandaag inzetten binnen het Spine & Joint Centre en wat voor impact dat heeft.
“Het kwaliteitssysteem waar we eerst mee werkten, was eigenlijk heel omslachtig”, begint Barbara haar verhaal. “Het bevatte een overzicht waarin al onze documenten stonden, van werkinstructies tot formulieren en basisinfo over de organisatie. Maar het systeem had geen zoekfunctie. Wie een document zocht, moest dus alle mappen uitspitten of aan ons vragen waar het document stond.”
Ook het updaten van documenten verliep stroef. Er was één kwaliteitsmedewerker die de andere medewerkers moest aansporen om de documenten bij te werken waarvoor zij verantwoordelijk waren. Deze persoon moest alles opvolgen en er vervolgens ook voor zorgen dat de documenten op tijd in het systeem stonden voor de externe audits.
“Die audits brachten erg veel stress met zich mee, zowel voor de kwaliteitsmedewerker als voor de andere werknemers”, vertelt Inge. “We vroegen ons steeds af: Zullen de documenten op tijd aangepast zijn? Zullen ze op tijd in het systeem staan? Zijn het wel de laatste versies?”
Op het gebied van meldingen werkte het Spine & Joint Centre met een zelfbedacht systeem. Sommige meldingen werden digitaal gemaakt, andere kwamen binnen op papier — wat veel manueel werk en dus ook tijd kostte.
Zenya is makkelijk om te beheren én om mee te werken. Een aanwinst voor de hele organisatie.”
Kortom: de oude systemen zorgden voor heel wat stress en tijdverlies binnen de organisatie, en dat kon beter. “Onze directeur kende Zenya al langer van laboratoria in de ziekenhuiswereld. Hij wist ook dat dit systeem breed inzetbaar was en veel gebruikt werd”, zegt Barbara. De organisatie koos voor Zenya DOC en Zenya FLOW: DOC om al hun documenten te structureren, FLOW om het meldingssysteem efficiënter te maken.
Inge: “Bijna al onze documenten staan nu in Zenya. Als medewerkers iets willen opzoeken, dan kunnen ze dat heel snel via de handige zoekfunctie. Denk bijvoorbeeld aan fysiotherapeuten die net klaar zijn met hun studie en die snel nog eens een instructie willen doornemen. Het feit dat ze niet langer aan onze mouw moeten trekken om te weten waar een bepaald document precies staat, is voor iedereen efficiënter en prettiger werken.”
Daarnaast ligt alle verantwoordelijkheid niet langer bij één persoon. Barbara legt uit: “Alle documenten staan in DOC en je krijgt een signaal wanneer jouw document herzien moet worden. Het systeem stuurt ook herinneringen uit. Dit zorgt voor rust, duidelijkheid en structuur binnen de hele organisatie.”
Via FLOW kunnen vervolgens weer uiteenlopende meldingen gedaan worden. Barbara en Inge hebben workflows aangemaakt voor ICT-meldingen, datalekken, incidenten, reparaties en ideeën voor verbetering. “Iedereen kan nu heel makkelijk een melding maken”, zegt Inge. “Je kan zelfs via je telefoon snel een foto nemen, doorsturen, en klaar! Daarna komen de meldingen automatisch bij de juiste personen terecht.”
Alle foto’s zijn gemaakt door Rosely Mooren.
Ook hoeven er niet langer losse documenten verstuurd te worden naar bijvoorbeeld nieuwe medewerkers of stagiairs. “We kunnen nu heel simpel de links naar documenten delen met anderen, ook met externen. Via een inlogcode kunnen zij dan het document in ons systeem bekijken; één en dezelfde versie voor iedereen. Dat scheelt veel tijd en is een stuk gebruiksvriendelijker.”
“Daarnaast zijn onze hoofddocumenten veel compacter geworden”, vult Inge aan. “Vroeger hadden we soms documenten van wel tientallen pagina’s lang. Nu zetten we alleen de basisinfo in het hoofddocument en gebruiken we actieve links om de lezer naar dieperliggende informatie door te verwijzen.”
Het Spine & Joint Centre telt zo’n 45 tot 50 werknemers. Hoewel de organisatie geen overvloed aan documenten of processen heeft om te beheren, merken ze toch heel duidelijk de voordelen van de Zenya software.
Barbara: “Het feit dat alles nu binnen één overkoepelend systeem zit, is heel aangenaam. Zenya geeft ons een overzicht, geeft ons structuur, rust. Door het systeem helemaal zelf in te richten hebben we onze werkprocessen en mappenstructuur ook nog eens kritisch bekeken en verder geoptimaliseerd. Omdat we inmiddels thuis zijn in Zenya, krijgen we ook steeds meer ideeën om de software toe te passen. Zo maakten we onlangs een formulier aan om onze BHV te evalueren, inclusief een workflow om de bijbehorende acties uit te zetten.”
Infoland werkt hard aan het relatiebeheer met klanten. Daar kunnen veel andere bedrijven een voorbeeld aan nemen.”
Barbara en Inge richtten het systeem dus volledig zelf in. Zij bedachten de mappenstructuur, de beste opzet voor de workflows, en meer. “In het begin was dat soms wel moeilijk”, vertelt Inge. “Maar Infoland heeft ons erg goed geholpen. Ze waren heel geduldig en legden ons helder uit hoe alles werkte. Die begeleiding vind ik echt top. En ook over de nazorg ben ik tevreden. Infoland is heel bereikbaar, we krijgen dus altijd snel een antwoord.”
Tot slot valt het Barbara en Inge op dat Infoland sterk inzet op het onderhouden van sterke relaties met hun klanten. “Infoland werkt hard aan het relatiebeheer met klanten. Daar kunnen veel andere bedrijven een voorbeeld aan nemen”, zegt Barbara. “Ze helpen niet enkel bij het opzetten van het systeem, maar zorgen er vervolgens ook voor dat alles werkt en blijft werken.”
En hoe de toekomst van Zenya eruitziet binnen het Spine & Joint Centre? “Het houdt voor ons nog niet op; we willen nog veel meer halen uit het gebruik van DOC en FLOW”, aldus Inge. “Eind dit jaar gaan we al onze HRM-documenten overzetten. Omdat Zenya nu eenmaal prettiger werkt dan andere systemen. En ook onze medewerkers reageren positief. Dan is de cirkel rond, toch?”
Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
