Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.I 27 år har Spine & Joint Centre været eksperter i behandling af fysiske lidelser – især ryg-, bækken- og nakkesmerter. Rehabiliterings- og kompetencecentret skabte et kvalitetssystem som en del af deres første ISO-certificering. Efterhånden gik det dog op for dem, at systemet slet ikke fungerede særlig godt. De begyndte at lede efter et alternativ og henvendte sig til Zenya. Her forklarer Barbara Koffijberg og Inge Ronchetti, hvordan de bruger Zenya i dag på Spine & Joint Centre, og hvilken indflydelse det har haft.
Det kvalitetssystem, som vi arbejdede med før, var faktisk meget besværligt, begynder Barbara sin historie. “Det indeholdt en oversigt med alle vores dokumenter, fra arbejdsinstruktioner til formularer og grundlæggende oplysninger om organisationen. Men systemet havde ingen søgefunktion. Enhver, der ledte efter et dokument, var nødt til at grave sig igennem alle mapperne eller spørge os, hvor dokumentet var.”
Det var også svært at opdatere dokumenter. Der var en kvalitetsansvarlig, som skulle opfordre de andre medarbejdere til at opdatere de dokumenter, som de var ansvarlige for. Personen skulle følge op på det hele og også sørge for, at dokumenterne var i systemet i tide til eksterne audits.
Disse audits medførte en masse stress, både for den kvalitetsansvarlige og for de andre medarbejdere, siger Inge. “Vi blev ved med at spørge os selv: Vil dokumenterne blive opdateret til tiden? Kommer de ind i systemet til tiden? Vil det være de nyeste versioner?”
Med hensyn til meddelelser arbejdede Spine & Joint Centre med et system, de selv havde udtænkt. Nogle rapporter blev lavet digitalt, andre kom ind på papir – hvilket krævede en masse manuelt arbejde og derfor tid.
Zenya er meget let at administrere og arbejde med. Dette værktøj er et aktiv for hele organisationen.”
Kort sagt: Med de gamle systemer var der meget stress og spildtid i organisationen, og det kunne blive bedre. “Vores CEO havde kendt Zenya i et stykke tid fra laboratorier i hospitalsverdenen. Derfor vidste han også, at systemet var bredt anvendeligt og udbredt,” siger Barbara. Organisationen valgte Zenya DOC og Zenya FLOW: DOC til at strukturere alle deres dokumenter, FLOW til at gøre rapporteringssystemet mere effektivt.
Inge: “Nu kan næsten alle vores dokumenter findes i Zenya. Hvis medarbejderne vil slå noget op, kan de gøre det meget hurtigt via den praktiske søgefunktion. Tænk f.eks. på en fysioterapeut, der lige er blevet færdig med sin uddannelse og hurtigt vil gennemgå en instruktion. Det, at de ikke længere behøver at spørge os, hvor et bestemt dokument er, er mere effektivt og mere behageligt at arbejde med for alle.”
Samtidig ligger alt ansvar ikke længere hos én person. Barbara forklarer: “Alle dokumenter er i DOC, og den rigtige person får besked, når dokumenter skal gennemgås. Systemet sender også påmindelser. Det skaber ro, klarhed og struktur i hele organisationen.”
Nogle rapporter kan derefter oprettes igen via FLOW. Barbara og Inge har oprettet arbejdsgange for IKT-rapporter, databrud, hændelser, reparationer og ideer til forbedringer. “Alle kan nu oprette en rapport meget nemt,” siger Inge. “Du kan endda tage et billede med din telefon, sende det videre, og det er det! På den måde kommer rapporten automatisk ud til de rigtige personer.”
Alle fotos er taget af Rosely Mooren.
En anden fordel er, at det ikke længere er nødvendigt at sende separate dokumenter til f.eks. nye medarbejdere eller praktikanter. “Vi kan nu meget enkelt dele links til dokumenter med andre, også eksterne personer. Ved hjælp af en login-kode kan de så se dokumentet i vores system; én og samme version til alle. Det sparer en masse tid og er meget mere brugervenligt.”
“Det er også rart, at vores nøgledokumenter er blevet meget mere kompakte”, tilføjer Inge. “Før i tiden havde vi nogle gange dokumenter, der var snesevis af sider lange. Nu skriver vi bare de grundlæggende oplysninger i hoveddokumentet og bruger aktive links til at lede læseren til dybere oplysninger.”
Spine & Joint Centre har omkring 45 til 50 ansatte. På trods af at organisationen ikke har en enorm mængde dokumenter eller processer at håndtere, kan de tydeligt mærke fordelene ved Zenya-softwaren.
Barbara: “Det faktum, at alt nu er samlet i ét system, er meget rart. Zenya giver os overblik, skaber struktur og giver os ro i sindet. Da vi selv satte systemet op, gennemgik vi også vores arbejdsprocesser og mappestruktur kritisk og optimerede dem yderligere. Fordi vi nu føler os hjemme i Zenya, får vi også flere og flere ideer til at bruge softwaren. For eksempel har vi for nylig lavet en formular til at evaluere vores FAFS, inklusive et workflow til at bestemme de tilsvarende handlinger.”
Infoland gør meget ud af customer relationship management. Mange andre virksomheder kunne tage et eksempel fra det.”
Nu har Barbara og Inge sat systemet op helt på egen hånd. De har fundet ud af mappestrukturen, den bedste måde at opsætte workflows på og meget mere. “I begyndelsen var det nogle gange svært,” forklarer Inge. “Men Infoland hjalp os meget. Hos Infoland var de meget tålmodige og forklarede os tydeligt, hvordan det hele fungerede. Jeg kan virkelig godt lide den vejledning. Og jeg er også glad for efterbehandlingen. Infoland er meget tilgængelige, så vi får altid hurtige svar.”
Endelig afslører Barbara og Inge, at Infoland er stærkt engageret i at opretholde stærke relationer til deres kunder. “Infoland arbejder hårdt på relationsstyring med kunderne. Mange andre virksomheder kunne tage et eksempel fra dette,” siger Barbara. “De sætter ikke bare systemet op, de sørger for, at alt fungerer og bliver ved med at fungere.”
Og hvordan ser Zenyas fremtid ud inden for Spine & Joint Centre? “For os stopper det ikke her, vi vil gerne have meget mere ud af at bruge DOC og FLOW,” siger Inge. “Inden årets udgang skal vi have overført alle vores HRM-dokumenter. Det gør vi, fordi Zenya simpelthen fungerer mere behageligt end andre systemer. Og vores medarbejdere reagerer også positivt. Så virker valget af Infoland logisk for mig!”
Få at vide, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
