Den bedste software til kvalitets- og risikostyring.From soil to life: Det er sloganet for Triferto, en international grossist af mineralsk gødning. Med flere lokationer i Belgien, Frankrig og Holland er sikkerhed en absolut topprioritet for dem. Harold Krikke, KAM-koordinator hos Triferto, forklarer, hvordan de bruger Zenya FLOW og Capture-appen til at rapportere (nær)ulykker og usikre situationer – og hvordan de bruger Zenya i det hele taget.
Sikkerhed er en topprioritet for Triferto, men de modtog næsten ingen rapporter fra folk på værkstedsgulvet. Derfor var det svært at identificere, hvor der var behov for forbedringer. For at øge rapporteringsvilligheden blev medarbejderne bedt om at indsende et antal rapporter hvert år, men rapporteringen forblev besværlig.
Harold fortæller: “Før i tiden blev rapporteringen foretaget på en papirformular. Vores kolleger skulle printe den ud, udfylde den, scanne den igen og sende den ind. Men vi indså, at folk syntes, det var besværligt, og at det tog lang tid at få folk til at udfylde en rapport. Så vi begyndte at lede efter en mere effektiv digital fortolkning af rapporteringssystemet.”
Med vores tidligere system fik vi knap nok seks rapporter på seks måneder. Med Zenya er det 123 på den samme tid!”
Takket være en ny kollega, der kendte Zenya (dengang IProva) fra sit tidligere job, kom Harold i kontakt med Infoland. “I februar 2023 tog vi den første kontakt til Infoland. En konsulent besøgte os, lyttede til vores behov, og i april underskrev vi aftalen, der omfattede de moduler, vi ønskede at bruge.”
Registreringen af usikre situationer og (nær)ulykker var vigtigst for Triferto, og derfor blev Zenya FLOW-modulet brugt. “Vi installerede en tablet med Capture-appen på alle vores byggepladser og oprettede én konto til rapportering. Vi satte formularen op, så folk nemt kunne udfylde alle detaljer og tilføje et foto.”
Som opfølgning mødes Harold og hans driftslederkollega hver uge for at gennemgå nye og igangværende rapporter. “Vi har sat flowet op, så vi to kan håndtere alle rapporter perfekt, og det går rigtig godt,” siger Harold.
Cirka tre måneder efter, at aftalen blev underskrevet, gik det nye rapporteringssystem i luften. Harold: “Valget blev hurtigt truffet. Vi var alle begejstrede, og systemet bærer nu frugt. Med vores tidligere rapporteringssystem fik vi knap nok seks rapporter på seks måneder. Siden vi har arbejdet med Zenya FLOW, også i næsten seks måneder, er der allerede 123! Desuden har vi naturligvis arbejdet på at øge sikkerhedsbevidstheden, men vi får også ofte positiv feedback om rapporteringssystemet. Det er meget tilgængeligt og enkelt, og den enkelhed giver folk lyst til at lave en rapport.”
I mellemtiden er Triferto også ved at etablere et flow for produktklager. “Det håber vi at kunne gå i luften med snart,” siger Harold. “Der er et par trin mere bag det end for hændelsesrapporter, men ellers vil dette flow fungere stort set på samme måde. Ideen kom i øvrigt fra værkstedsgulvet selv.”
I det øjeblik Triferto underskrev aftalen med Infoland, vidste de allerede, at de også ønskede at registrere deres maskiner på en mere effektiv måde. Derfor valgte de også Zenya CHECK. Harold: “Så snart rapporteringssystemet i FLOW var operationelt, begyndte vi at opsætte vores maskinregistrering i CHECK. Årsagen til dette var et forbedringspunkt fra ISO-certificeringen vedrørende vedligeholdelsen af vores maskiner. Det blev trods alt ikke registreret så nøjagtigt endnu, med en e-mail her eller et Excel-dokument der.”
I mellemtiden arbejder Triferos tekniske afdeling hårdt på en maskinopgørelse. Der oprettes et ark i Zenyas kortboks for hver maskine. Der genereres også automatisk en QR-kode til hver maskine, som printes på en label og sættes på maskinen.
For hver maskine ønsker vi at tilføje alle nyttige data i CHECK. Vedligeholdelseshistorik, manual, produktionsår, reservedele og så videre. Når du scanner QR-koden på en enhed med Assist-appen, kan du se alle disse oplysninger. Så i øjeblikket bruger vi hovedsageligt CHECK som en vedligeholdelseslogbog, men i fremtiden vil vi også bruge den til at planlægge periodisk vedligeholdelse baseret på spørgeskemaer.
Rapportering er blevet så nemt nu: Medarbejderne griber hurtigt fat i tabletten, tager et billede og sender rapporten. Det er virkelig en leg.”
Vi vil i hvert fald begynde at arbejde med Zenya DOC, siger Harold. “De planer er ikke så konkrete endnu, men jeg har allerede tænkt mig at sætte dem op med vores Infoland-konsulent. Vi har trods alt stadig en række forespørgsler fra organisationen, som FLOW, CHECK og DOC – eller en kombination af dem – kan besvare. Softwaren er også så godt forbundet, at man nogle gange tager de næste skridt hurtigere end forventet. For eksempel har vi allerede opnået meget på seks måneder i Zenya.”
Har Harold og hans kollega selv sat alle disse moduler op? “Selvom der er mange ting, man kan gøre selv, er der også funktioner, som er sværere at finde ud af på egen hånd. Derfor sætter jeg mig ned med vores Infoland-konsulent hver 14. dag. Det er rart at have en, der virkelig ved noget om softwaren, og det gør vores konsulent fremragende. Hun kan endda programmere Zenya med lukkede øjne,” griner Harold.
Hvis jeg kan give virksomhederne et sidste tip, er det at sætte sig ned med Infoland og udtrykke deres krav. Zenya-softwarepakken er så alsidig, at der er noget for enhver smag at arbejde med.
Få at vide, hvordan din organisation kan drage fordel af at bruge Zenya. Bestil brochuren helt uforpligtende.
Tag kontakt til vores eksperter uden forpligtelser. Vi er glade for at tænke sammen med dig.
