nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Dichterbij gaat voor duurzaam documentbeheer met Zenya

Dichterbij is er voor mensen met een verstandelijke beperking en de mensen om hen heen. Op een woon- of werklocatie van Dichterbij, thuis of op school biedt Dichterbij ondersteuning, zorg en behandeling. Sinds december maakt de zorgorganisatie gebruik van Zenya voor duurzaam documentbeheer. Het belangrijkste uitgangspunt bij de start van dit project was vindbaar beleid: medewerkers moesten snel actuele beleidsdocumenten kunnen vinden om cliëntgerichte en veilige zorg te verlenen.

Lianne Soer – van Baal (communicatie adviseur) en Henri Pijnappels (projectleider) vertellen waarom Zenya er voor hen uitsprong toen ze op zoek gingen naar een gebruiksvriendelijk documentmanagementsysteem. Dichterbij is daarnaast een van de eerste klanten die een campagne heeft opgezet in Zenya BOOST, om zo gericht informatie over het nieuwe systeem te delen met documentbeheerders in de organisatie.

Branche:

Zorg

Module:

DOC / BOOST

Medewerkers:

1000 – 5000

Uitdagingen voor de start:

  • Een verouderd documentmanagementsysteem waardoor informatie niet vindbaar was
  • Documenten waren niet up-to-date en actueel, ook rouleerde er meerdere versies
  • Informatie en beleidsdocumenten stonden versnipperd over meerdere systemen

Resultaten na implementatie:

  • Een gebruiksvriendelijke omgeving die geïntegreerd is met het intranet
  • Medewerkers vinden actuele documenten nu eenvoudig terug op één centrale plek
  • Heldere campagnes met uitleg voor documentbeheerders dankzij Zenya BOOST

Op zoek naar een kwalitatief documentmanagementsysteem

Het documentmanagementsysteem van onze klant Dichterbij was sterk verouderd. Wat was er dan mis? Lianne vertelt: “Het systeem functioneerde technisch gezien niet meer en zorgde voor beveiligingsrisico’s. De zoekmachine van het oude systeem was onbruikbaar. Hierdoor was informatie niet of slecht vindbaar voor medewerkers. Bovendien waren beleidsdocumenten in het systeem niet up-to-date en vaak dubbel gepubliceerd.”

“Het oude systeem was niet langer beheersbaar – het ging om een on-premise applicatie die een aantal updates achterliep. Ook het beheer intern was niet goed belegd”, vult Henri aan.  

Dichterbij ging op zoek naar een nieuw systeem. In de aanloop naar het project vond er een brede inventarisatie plaats om te komen tot de vereisten voor het selectietraject. Een grote groep zorgmedewerkers, aandachts-functionarissen kwaliteit en inhoudsverantwoordelijken werd bevraagd op hun wensen en ergernissen met betrekking tot het vinden, maken en beheren van beleidsdocumenten.

Integratie met het intranet

Zenya kwam tijdens dit onderzoek al snel naar voren. Henri: “We hebben een demo aangevraagd voor Zenya DOC. Zenya was voor ons, als SaaS-applicatie, een logische keuze. Het is een gebruiksvriendelijke omgeving en goed te integreren met ons huidige sociaal intranet.” Deze integratie met Iris Intranet was een van de belangrijkste vereisten voor Dichterbij. Het moest ervoor zorgen dat medewerkers vanuit één omgeving alle benodigde informatie konden opzoeken.

“Collega’s moeten ervanuit kunnen gaan dat informatie snel te vinden is én dat de informatie actueel is, ongeacht van het systeem waaruit de informatie komt. Je wil niet dat er drie verschillende versies van een document rondzweven”, zegt Henri. Dat is gelukt met Zenya, al zijn Lianne en Henri zich ervan bewust dat er ook goede afspraken en kaders nodig zijn. Lianne: “Die afspraken hebben we nu vastgelegd. Denk aan de organisatiebrede visie op informatiemanagement. Hoe gaan we werken met het nieuwe systeem? We hebben de procesbeschrijving, taken, rollen en verantwoordelijkheden meegenomen in het nieuwe beleid.”

Zenya DOC was voor ons, als SaaS-applicatie, een logische keuze. Het is een gebruiksvriendelijke omgeving en goed te integreren met ons huidige sociaal intranet. Alle documenten zijn nu terug te vinden via één centrale plek.”

Henri Pijnappels
Projectleider bij Dichterbij

Ons oude documentmanagementsysteem was niet langer beheersbaar – het ging om een on-premise applicatie die een aantal updates achterliep. Ook het beheer intern was niet goed belegd.” 

Henri Pijnappels
Projectleider bij Dichterbij

De software is visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk

Het uiteindelijke doel van Zenya en de vastgelegde kaders is dat medewerkers cliëntgerichte en veilige zorg kunnen verlenen. En hoewel Dichterbij pas een paar weken live is met hun nieuwe documentmanagementsysteem, zijn de reacties intern alvast positief. “Medewerkers vinden de software visueel aantrekkelijk en geven aan dat het makkelijk te gebruiken is. Je komt meteen uit waar je moet zijn”, vertelt Lianne.

Henri vult aan: “De kracht in onze situatie is ook zeker de integratie met Iris Intranet. Voor ons is die koppeling onmisbaar, omdat het intranet de startpagina van collega’s is. Als zij iets willen opzoeken, doen ze dat direct via het intranet. Medewerkers hebben eigenlijk niet door dat ze in Zenya zitten, hoewel het ook mogelijk is om direct via DOC te zoeken.” Dichterbij heeft voor het opzoeken van informatie werkinstructies gemaakt in een interactief document in Zenya. Voor de zorgprofessionals van Dichterbij maakt het dus niet uit waar een bestand staat – alles is eenvoudig terug te vinden.

“Wat collega’s nu ook als pluspunt ervaren, is dat men een opmerking kan toevoegen voor de documentbeheerder als ze inhoudelijk iets niet begrijpen”, zegt Lianne. “Je ziet snel wie verantwoordelijk is voor een bepaald bestand. Voorheen stonden er nog namen bij documenten van medewerkers die al een ruime tijd uit dienst waren.” Ook kan de frontoffice nu medewerkers die niet zo digitaal vaardig zijn snel op weg helpen, en een link van een document delen. “De link verwijst altijd naar de juiste versie van een bestand. Als er een link op intranet geplaatst wordt blijft deze dus steeds up-to-date. Dat is een groot verschil met de oude manier van werken!”

Zenya Search app en Zenya BOOST

Op dit moment maakt Dichterbij gebruik van de DOC module. De Zenya Search app zal binnenkort ook worden uitgerold. Dit is een handige oplossing voor medewerkers die niet altijd via een pc werken, maar wel regelmatig documenten moeten raadplegen. Met de app hebben collega’s straks altijd toegang tot documenten, ook zonder internetverbinding en als zij bijvoorbeeld onderweg zijn of op bezoek gaan bij een cliënt.

Met Zenya BOOST heeft Dichterbij een succesvolle campagne opgezet voor documentbeheerders. “Onze Infoland consultant wees ons op deze nieuwe module, waarmee we met minimale inspanning grote groepen medewerkers kunt bereiken”, vertelt Lianne. “We hebben in de aanloop naar de livegang een campagne uitgerold voor documentbeheerders, om hen voor te bereiden op DOC en de trainingen die eraan kwamen.” Hiervoor heeft Dichterbij gebruikgemaakt van een template campagne die werd aangeleverd door Infoland. Deze hebben ze eenvoudig gevuld met eigen content. Via BOOST krijgen medewerkers voor een bepaalde periode steeds kleine stukjes informatie (microlearnings) via mail, waarop ze vervolgens kunnen doorklikken naar de hele campagne in een overzichtelijke tijdlijn.

“In eerste instantie was ik vanuit mijn rol als communicatiemedewerker een beetje ‘huiverig’ voor het opzetten van een campagne in BOOST, omdat we intern de afspraak hebben dat we e-mail niet gebruiken als communicatiemiddel”, zegt Lianne. “Maar omdat we gericht informatie wilden delen met de documentbeheerders over Zenya, waarin ze konden doorklikken naar DOC, hebben we toch een campagne opgezet. Ik was positief verrast! Het opzetten van een campagne in BOOST is heel eenvoudig en duidelijk.”

Om documentbeheerders voor te bereiden op wat komen ging, hebben we een campagne opgezet in Zenya BOOST. Ik was positief verrast! Het opzetten van een campagne in BOOST is heel eenvoudig en duidelijk.”

Lianne Soer - van Baal
Communicatie adviseur bij Dichterbij

De goede weg naar duurzaam documentbeheer

Lianne en Henri verwachten dat ze Zenya BOOST vaker zullen inzetten om informatie met de documentbeheerders of andere groepen te delen, bijvoorbeeld wanneer de Search app uitgerold zal worden. Henri: “Dat is de volgende stap, het uitrollen van de app. We gaan nu enthousiast verder met de uitrol van het beheersplan en de doorontwikkeling ervan. Documentbeheer is een continu proces dat niet in beton gegoten is. We hebben er alle vertrouwen in dat we met Zenya de goede weg zijn ingeslagen naar duurzaam documentbeheer.”

Meer weten over Zenya?

Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de inzet van Zenya. Vraag de brochure vrijblijvend aan.

Benieuwd wat Zenya
voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.